商务电子邮件礼仪摘要.doc

商务电子邮件礼仪 “在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。?写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。 同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。以下职业电子邮件中礼仪问题，希望能给您的工作带来帮助！? 一、关于邮件主题?主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。?1．一定不要空白标题，这是最失礼的；?2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用，才能显示完你的标题；?3.?标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”；?4．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理；?5．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特 别是不要随便就用“紧急”之类的字眼；?6．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE、RE一大串。?二、关于称呼与问候?1．恰当地称呼收件者，拿捏尺度??1.1?邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给 出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。??1.2?如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、?? “x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。??1.3?不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌 的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。?2．Email开头结尾最好要有问候语?? ?最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个Best Regards，?? ?中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。????俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的 看待。 ? 三、职场的电子邮件礼仪 1. Email正文要简明扼要，行文通顺?? Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写 个文件作为附件进行详细描述。?? ?正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。2.?注意Email的论述语气????根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行 论述，以免引起对方不适。?? ?尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。?? ?电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！?3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。????如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗 长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。 4.?一次邮件交待完整信息?? ?最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或 者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。 5.?尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查????这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开。??? 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。 6.?合理提示重要信息????不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提 示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。 7.?合理利用图片，表格等形式来辅助阐述????对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述， 收件人一定会表扬你的体贴。8.?不要动不动使用¤之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻??? Business Email?不是你的情书，所以¤之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻 松气氛的场合。四、夹带附件?1.?如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；?2.?附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名；?3.?正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；?4.?附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；?5.?如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用；?6.?如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送；?7.?尊重对方的习惯，不