数字档案管理平台设计和实现.doc

数字档案管理平台设计和实现“七分设计，三分编程”，这是对构建数字档案管理平台的形象概括。对于一套档案管理软件来说，技术的先进性固然重要，而科学的设计与规划则显得更重要。江苏省公安厅公安档案管理中心在构建“警务数字档案管理平台”的过程中，与开发方南京巨软科技有限公司开展紧密合作，在坚持管理与技术并重的前提下，强化了数字档案管理的设计与实现，取得了较好的效果。 一、数字档案信息资源的共享设计 实现数字档案信息资源共享是数字档案管理平台设计的根本目的，是减少重复劳动，多头建设，实现资源有效整合和广泛利用的重要途径。“警务数字档案管理平台”，遵循了数字文件信息和档案信息的形成规律和利用特点，实现了数字档案资源全过程的共享管理 1．数字档案信息资源的共享建设。数字文件建设共享是数字档案信息资源共享的首要环节。如何充分利用机关在工作中形成的大量数字文件，建立数字档案信息资源，避免档案部门重复劳动、重复加工是数字档案管理平台设计与实现的一个重要课题。“警务数字档案管理平台”根据全程管理和前端控制的原则，将包括文件的著录、分类和归档鉴定等档案基础工作都完全融入文件办理运行程序之中同时进行，各部门数字文件在形成之后，通过公共数据控制与交换平台，向数字档案管理平台移交。实现了数字文件信息资源形成过程的自动过渡与高度共享 具体做法是：(1)建立数字文件规范及归档标准。我们明确规定，凡已建或在建的各类信息管理系统，都必须加入标准规范的归档功能模块。(2)建立公共数据控制与交换平台。在各类系统的基础上，集中建立公共数据库，用于与各系统进行访问与交换。(3)建立数字档案接收平台，自动接收来自于公共数据控制与交换平台归档的数字文件信息。警务数字档案管理平台通过网络与其建立了连接。用户在自己的业务系统中工作办理完毕后，系统对形成的数字文件通过建立的标准自动分析研判，向数字档案管理平台提交归档，实现了真正意义上数字文件信息的共享和文档一体化管理 2．数字档案信息资源的共享管理。数字档案资源的合理布局是实现数字档案资源共享管理的基础。江苏省公安系统下辖13个市级公安机关、1XX年度等XX年度报告(或说明)”等内容设计 (1)数字档案的智能化整理排列。智能化整理排列的核心是要确立整理排列的原则、方法和要求。“警务数字档案管理平台”确定的方法是：①整理排列的原则。分为二种，即保管期限一年度一组织机构和年度一保管期限一组织机构排列。供用户选择。②整理排列的方法。分为三种，一是先按“文件形式”排列，然后按“专题”排列，再按“形成日期”顺序排列；二是先按“专题”排列，然后按“文件形式”排列，再按“形成日期”顺序排列；三是全部文件按“形成日期”顺序排列。各种排列方式由用户选择。③整理排列的要求：在第一种、第二种方法中。同一文件形式下，将属于同一类型的文件排列在一起。如同一文号的文件、同样形式的统计报表、简报等文件和同一组织活动(如会议文件等)的文件。当用户对某一年度组织机构的档案进行整理排列时，系统自动按用户选择的整理排列的原则、方法和要求列出文件目录，也可以进行局部微调 (2)数字档案的自动编目。系统列出文件目录后，用户确定编号规则如全宗号―类别号―目录号―机构号―件号，并输入第一份档案的档号，系统自动编写其他档案的档号，并以归档文件目录的形式输出结果。为了减少实体纸质档案加盖归档章和填写归档号的工作量，提高文书处理人员的工作效率，系统设计了自动打印归档章功能。具体方法是：①事先用黏和度较高的不干胶纸(A4)印制归档章式样；②在系统中设置打印归档章功能；③当整理编目工作完成后，套打归档章；④文书处理人员按归档文件目录和归档章编号粘贴在实体纸质文件上 (3)自动编写“整理归档年度报告(或说明)”。数字档案整理编目工作完成后，按规定必须要编写“整理归档年度报告或称为年度整理归档说明”，警务数字档案平台设计了自动编写的方法。在平台中建立基础数据库，把全宗名称、全宗号、全宗地址、变化情况，主要负责人，内部机构调整等情况建立基础数据。当整理归档工作完成后，系统自动形成整理归档年度报告或归档说明 3．数字档案分析评估的智能化设计。对数字档案的接收、处理和利用进行分析评估，是数字档案管理平台建设的重要内容，也是提高数字档案和数字档案管理平台建设水平的极其重要的方面。数字档案分析评估智能化设计包括数字档案数量、质量分析、数字档案利用分析和实时自动监控等内容 (1)数字档案数量、质量分析。①数字档案数量统计分析。警务数字档案管理平台设计了多种灵活的统计分析功能，包括各类档案机藏量统计、年度归档量统计、各类数据和电子文件数量统计、各类档案藏柱图、曲线图等等。②数字档案质量分析。对接收或形成数据的质量从各方面进行统计分析。例如，数据项目接收或录