数码照片档案管理现状分析和思考.docVIP

数码照片档案管理现状分析和思考近年来，数码相机以令人瞠目的速度得到普及。随之而来的一个问题也就不由分说地摆在了档案工作者面前――数码照片档案如何进行归档和管理。目前国家虽有“照片档案管理规范”，但对这一新生事物，尚未出台统一的标准或管理办法。然而，面对如此大量的数码照片档案，作为档案工作者不可能视而不见或坐等国家规范的出台，于是我们参照已有的照片档案的管理办法，结合电子文件的特殊性，摸索着开展了一些管理工作。 现状分析 1．收集难度加大 (1)收集制度缺失。数码照片与传统的相纸照片有很大不同，它没有底片，甚至绝大多数情况下也并不需要洗印出相纸照片，而是以数码文件的形式存在于相机存储卡或数码棒上，再由摄影者转存于计算机硬盘或光盘中。对于这种全新的照片文件应该怎样进行收集，应履行怎样的归档手续，对数据文件有哪些技术要求，归档的影像文件是否需要与相纸照片相对应，是否需要翻拍底片等等，这些问题都曾困扰过或正在困扰着档案工作者，国家又没有可供参照执行的标准，各单位在制订相关制度时都感到没有依据。北京市疾病预防控制中心在XX年6月开始进行数码照片档案的收集工作，当时由于刚刚起步，心中无底，档案室也没有刻录设备，所能做的只是“照单全收”。XX年，我们下发了“关于加强电子文件的归档工作的通知”，第一次在正式文件中提及数码照片的归档问题。但由于存在上述困惑，在这份文件中也只是把数码照片文件作为电子文件的一种，并未单独建立归档制度，因此针对性不强。据了解，像这样“收集先行”的单位不在少数。没有制度的保障，数码照片档案的归档就没有了根基，就不可能是一种规范的行为 (2)收集对象难以把握。从照片的生成来看，过去传统相机价格较为昂贵，又有洗印成本，单位多采用统一由宣传部门拍照，照片档案收集的对象就较为集中和单一。近几年由于数码相机品质不断提升，价格不断走低，使单位各个部门几乎都拥有了相机，甚至职工个人也经常使用自己的相机为本科室的活动进行拍照，摄影拍照不再是宣传部门的专利了。而数码照片又大多不需洗印，只保存于计算机中。因此，比起传统照片，数码照片档案收集的触角要更为广泛，照片形式也更为隐蔽。档案人员不仅要了解宣传部门照片形成情况，还要摸清各科室甚至个人计算机中的数码照片情况，其难度可想而知 2．整理难度加大 (1)数码照片档案数量大。北京市疾病预防控制中心在不足四年的时间里，所收集的数码照片档案光盘已有57张，照片文件量已达数千，数量远远大于传统照片。在整理数码照片时，既要鉴定筛选，又要对原数码照片文件重新命名，还要进行刻录光盘、编写、粘贴文字说明等一系列大量、烦琐的整理工作，工作量无疑会加大 (2)照片质量不一。大多数摄影者在拍摄完毕后只是将大量的数码照片卸载转存于计算机上，在档案部门催交时，一般都会不加整理地一锅端给档案部门。往往是一个活动就可能有上百张照片，内容重复；个别的照片清晰度不够 (3)整理方法不规范。如同归档环节一样，数码照片档案整理依然是没有标准。在数码照片的分类、文件档号的构成编制、要不要有文字说明，以及文字说明所采用文件格式和存放位置等这些具体的整理要求上，没有统一的规定，各单位各行其是，方法不一，有的单位对数码照片档案的整理仅在编制光盘号和光盘目录这一层 3．安全隐患加重 (1)数码文件的易损性。数码照片的保存和使用完全依赖于计算机硬件、操作系统和应用软件，计算机病毒、硬件故障、软件的升级都可能造成数据文件严重破坏或丢失 (2)数码文件的易改性。一方面，计算机对数码照片的增、删、修改十分容易，而且一般情况下看不出痕迹。另一方面，如果操作人员在整理照片时，把那些认为“无用”的照片删除掉，或者误操作，而此时又未作备份，数据一旦被删除，档案将荡然无存 (3)存储设备质量不高。目前光盘的质量参差不一，据了解，一般光盘四至五年就有可能出问题，甚至有不少光盘使用期都不足一年。此外，在光盘上使用记号笔，其液体也可能会对光盘有销蚀作用。灰尘和光盘使用频率过大等等都可能影响光盘的寿命 4．检索查阅手段单一 目前，各单位所使用的OA系统或档案计算机管理系统中还没有将数码照片档案的管理纳入其中，对数码照片的检索和查找只能是在档案室的计算机上进行，一般多使用通用的图像管理软件，如Acesee5．0。但由于单份数码文件要比普通文档大上许多，至少在1．2M以上，大多都在3M以上，数码照片档案总量就往往可能高达十几G、几十G甚至上百G，因此不可能将数码照片档案数据库建立在单台计算机的硬盘中。在这种条件下，只能采用对数码光盘进行逐盘检索的方式。如果需要进行跨年度的专题检索，要涉及多张光盘，就会感到特别不便。在目录编制方面，也不能由计算机自动生成机打目录，而需要采用手工方法 对策思考