数码照片档案管理若干问题.docVIP

数码照片档案管理若干问题去年以来，浙江省绍兴市档案局加强调查研究，在试点的基础上对数码照片档案管理进行了有益的探索，出台了《绍兴市数码照片档案管理暂行办法》，并经组织培训后，在机关、企事业单位全面推开。结合工作实践，本文就数码照片档案管理的若干问题进行探讨。 一、数码照片档案的特点 数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在网络上传送的静态图像文件 数码照片与传统照片相比，具有许多的优势。除了成像快、处理快、传输快、编辑快、查阅快、归档快等优点外，还有以下特点：１、存储久，质量不变。数码照片只要存到了计算机磁盘或光盘上，就可以长期保存，不褪色，不变形。２、连接快，应用广泛。数码照片可以在自己的数码相机和计算机上显示、浏览、处理，还可以与打印机、刻录机、幻灯机、电视机等多种外连设备连接传输，更能与局域网中多台电脑或各个网站互相链接，通过网上发布，从而大大扩展了应用范围 但由于数码产品的特性，数码照片往往存在以下几个方面的缺点：一是对软、硬件的依赖性；二是信息的易改性；三是缺乏数据标准，导致数据不能兼容共享，影响进一步的开发利用和移交进馆工作；四是数码档案信息与载体的可分离性。当然，传统照片与数码照片可以互相转换。传统照片经扫描等可转成数码照片，方便管理和利用。对丢失底片的传统照片，建议以扫描方式数字化，既方便易行、成本低，又可以最大程度保留原照片信息。数码照片可以冲印成纸质照片，也可以生成底片 二、数码照片档案管理的若干问题 （一）完善数码照片档案收集制度，实施前端控制 数码照片的收集范围可以参照国家《照片档案管理规范》（ＧＢ／Ｔ１１８２１－２００２）的要求，凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的数码照片均属收集范围 数码照片形成后，由摄影者或承办部门及时向档案室归档。归档时要求数码照片、纸质照片（永久、长期保存的）、文字说明三者齐全并做到内容相符。数码照片以Ｅｘｃｅｌ电子表格等形式的目录数据库移交，可通过网络、Ｕ盘等各种载体移交。目录数据库应著录照片题名、拍摄者、拍摄时间、文件位置（对应数码照片存放文件夹和文件名）四个项目，移交时要求全部著录。归档时档案室要对数码照片的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署审核意见。对于重要的数码照片，还要注意及时登记读取设备软件环境和硬件环境的版本、数据类型、格式，以保证数码照片的真实性 数码照片以ＪＰＥＧ、ＴＩＦＦ为通用格式，拍摄数码照片的像素数应在３００万以上，扫描照片的线数应不低于６００ｄｐｉ。由于数码相机的电子技术发展较快，现有不少的数码相机可能达不到３００万像素，但随着技术发展，３００万像素的相机可能将很快被淘汰，所以像素指标可根据实际情况略作调整。扫描照片要根据照片的大小、质量、重要程度、数字化目的等调整线数，如小照片、老化褪色照片、比较重要的照片和需要进行印刷的照片等需调高扫描线数 数码照片收集由于复制方便，所以操作比较简单，拷一份移交就可以。但由于来源不能控制，不同的拍摄者会将数码照片导入到不同的计算机上，不及时移交，很容易散失。数码照片的特点使其收集比传统照片的收集更为复杂，难度也更大。如由于有些单位数码照相机增多，不少部门都会生成数码照片，因此，每一个单位都要指定专人负责数码照片的收集，并采用灵活的方式实行定时收集；强化各有关部门和人员的档案收集意识，特别是要尽快建立数码照片归档制度并完善相关档案管理制度，以便在档案部门的统一协调下，完成数码照片的形成、积累、归档和保管等工作 （二）探索整理方法，实现数码照片档案管理的规范化 数码照片档案整理、编目可以由档案部门统一进行，具体按以下步骤操作： １． 数码照片档案的分类与编号 整理前首先需要进行鉴定。对于没有归档价值的或重复的数码照片必须剔除。反映同一场景的数码照片一般只收集一张。归档的每一张数码照片都要确定保管期限，保管期限的划分参照文书档案 数码照片按其形成年度分类，不同年度的数码照片应分别整理。每一个年度建立一个名称为ＤＡＴＡ的文件夹。文件夹下存放数码照片文件。对文件夹内的数码照片文件一般可按时间（或重要程度）先后排列，并按其排列顺序编号。一组联系密切（如同一次会议、活动、事件的）数码照片应排列在一起。编号的过程也即对收集来的数码照片进行文件名更名，也就是形成数码照片号（同数码照片文件名）的过程。数码照片号的结构是：年度＋流水号。年度和流水号各为４位阿拉伯数字，不足四位的在前补“０”。例：移交的文件位置为“２００４０６全市档案工作会议＼Ｄｓｃ０００５７．ｊｐｇ”的数码照片，排列为２００４年归档的第１６张数码照片，将其拷贝到ＤＡＴＡ文件夹下，并重命名为２００４００