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文档中心档案数字化对策宣武区文档管理中心XX年3月正式挂牌开始接收机关各部门档案文件。XX年开发的文档管理系统正式投入使用，同年7月份网络查询开通。宣武区文档管理中心前期接收的文书档案100%为纸质档案。纸质档案检索速度慢，利用大都只能手工操作。为实现网络全文查询检索，充分发挥文档管理系统的作用，XX年下半年开始对纸质文书档案数字化工作 在确定纸质档案数字化范围时当时有几种想法： 1.将档案全部数字化。这种全部数字化从理论上来说是理想的方式，但文档管理中心接收的档案文件在保管期限上与档案馆不同，短期以下的档案都保存在文档管理中心。这些档案有的利用率低，保存价值不高，而且重复档案文件多。将这些档案文件数字化会增加档案人员对数据库的管理和维护的负担。从保密和经济的角度考虑，此方法不能采用 2．选择使用频率较高的档案数字化。文档管理中心代管45个部门单位的档案文件，各部门单位所产生的文件内容不同，利用需求不同，在范围和程度方面有不同的特点，利用的频率也不同。如果依据使用率来确定档案数字化范围，只强调部门单位的使用需要，而不考虑档案文件存在的价值、档案重复问题会提高扫描的成本 3．以档案移交进馆范围确定档案文件范围。文档管理中心若干年后要将具有长期以上保存价值的档案文件移交进馆。这样既能保证移交进馆纸质档案与电子档案的一致性，也减轻档案馆日后档案数字化的工作量 通过分析，确定从实现网络全文查询检索和向档案馆移交档案范围两个方面考虑，将档案数字化范围确定为：45个部门单位文书档案凡是保管期限为30年以上（涉及个人的，涉密的档案除外）的全部扫描。在完成这部分扫描后将短期档案也进行数字化扫描。截至XX年6月已扫描挂接档案2406件，18965页 开展档案数字化工作应该明确档案数字化工作的目的，明确档案数字化对象选取原则，文档管理中心在进行档案数字化工作方面虽然进行了分析研究，但由于多种原因没有形成一个详细的实施方案，对档案数字化工作中出现的一些具体问题显得无规则。主要表现在： 1.档案数字化范围宽泛。在划定档案数字化范围时，只是从实现网络查看原文和向档案馆移交档案范围两个方面考虑的。虽然从两个方面考虑的，但缺乏全面性。在档案价值、档案保管、资金投入与产出等方面缺乏考虑。范围的宽泛致使在处理工作过程中出现问题时显得束手无策 2．数字化完毕的部分档案保存价值不高。文档管理中心档案数字化范围确定，凡是保管期限30年以上文书档案全部数字化。由于各部门单位兼职档案人员更换比较频繁，划定档案文件保管期限困难大，档案文件保管期限划分普遍过高。导致数字化的部分档案价值不高。例如，有些部门单位将一般性的单项工作（计划生育）总结作为长期保存。又如，有的部门单位将一次会议形成的文件全部划分一个保管期限，使保存价值不高的文件占据数据库空间 3．数字化的档案重复较多。重复文件是一个普遍存在的问题。但在档案数字化工作中此问题不解决给后期档案数据备份、系统维护增加很大工作量，造成人力、物力、财力的浪费。例如，区政府办归档的区长办公会纪要文件。文件内容其中包括：讨论各部门单位重要工作的实施方案、重大问题决策、职能局形成的重要文件。会议讨论通过的这部分文件，政府办一并归档保存。但是作为文件形成部门单位也将这部分会议讨论通过审批的文件保存。双方保存的期限都在扫描范围内，造成扫描数据重复。增加了档案人员对数据库管理和备份工作量。也增加了扫描档案的数量 4．同一类型的问题前后处理不一致 在档案数字化扫描过程中，出现很多具体问题。例如，中国共产党党员统计年报表。文档管理中心代管的45个部门有36个部门单位有《党员统计年报》表，一份报表有68页，但部分部门单位报表内很多项目是空白的，空白页最多的是37页，最少的是17页。如果按照XX年复一年，大量空白表占据数据库空间，是一种浪费，采取空白页不扫描 文件批办单和发文稿纸。前期从利用者查阅档案角度考虑，认为利用者查阅文件多数只查文件具体内容，至于文件谁批办的利用者不关心，只将正式文件扫描，文件批办单和发文稿纸没有扫描。后来从发文角度考虑，发文稿纸反映了一份公文流转过程；从文件归档考虑，公文正式形成后，文件与发文稿纸一并归档保存，体现一份文件的完整性应该扫描 由以上问题看出，档案数字化范围的确定是其工作的关键点。无效数据占据数据库大量空间，是一种人力、物力、财力的浪费 产生问题的原因是多方面的。解决文档管理中心档案数字化出现的问题，必须研究制定档案数字化工作方案，特别是档案数字化范围研究的确定是解决目前存在问题的核心 宣武区文档管理中心档案数字化范围的确定应本着安全第一，利用为本原则。并结合以下几个原则确定档案数字化范围 年代就近优先原则。文档管理中心每年接收机关各部门上