档案信息网站远程服务方式.doc

档案信息网站远程服务方式档案信息网站远程服务就是以信息技术为手段，以数字化的信息资源为基础，通过电子邮件或实时交互的形式，向用户提供档案信息、档案信息加工产品以及咨询线索或咨询结果的远距离服务。由于各类档案网站的普遭建立，通过档案网站提供的远程服务将是很有发展前途的新型档案利用方式。根据目前档案网站已有的服务方式，并结合其他部门的远程服务方式，笔者对档案网站远程服务的广泛性服务、交互性服务和个性化推荐服务做一简单探讨。 广泛性服务方式 广泛性服务是指档案网站利用档案馆藏资源以及档案部门掌握的动态信息，向社会大众提供信息服务。目前国内现有的档案信息网站主要以提供档案信息为主，类型有以下几种 第一，发布的馆藏档案信息。在网络环境中，各级各类档案馆所发布的馆藏档案信息是信息量最大的，也是最为集中和最丰富的。因为这类档案信息最能直接满足社会各界利用者的档案利用需求，不同级别和性质的档案馆所提供的馆藏档案信息各不相同 第二，提供有关档案机构的新闻与事件报道。在丰富的网络档案信息中，有关本机构新闻与事件是最为普遍的一类信息。在以往的信息传播途径中，比较难于获得这类信息，有时即使得到也已经变得过时和失效了，而这类信息可能对于档案工作者或特定的利用者又十分重要。网站及时发布信息，满足了这类需要。通过此类信息可以及时知道档案机构的最新消息和重要活动，了解档案界的最新动态及档案开放的最新内容。这类信息内容通常包括：原始档案开放信息、最新档案展览信息、档案法律法规及标准出台信息、档案界某个领域学术活动信息、档案保护技术领域中最新发明创造信息等等 第三，提供档案出版物信息。网络环境为档案学研究利用各种信息和知识提供了前所未有的便利条件。有关档案出版物的信息，有利于档案工作者和研究者及时地掌握档案学界的理论成果及档案编研成果，掌握新的档案理论与实践经验，追踪“热点”，探讨“时事”。档案学研究的领域拓展到了整个世界的广阔空间中，这对促进档案研究工作的发展十分有利。档案出版物信息同样是利用者了解世界各国档案信息资源、档案理论实践工作、档案研究动态与研究水平的一个窗口 第四，提供有关标准信息。网络环境中有关标准的档案信息有利于我国了解国际档案界的发展水平，避免档案工作的盲目发展。有关标准的网络档案信息主要包括：文件管理标准、档案著录标准、档案中各种技术应用标准、档案学术术语标准等等。这些标准涉及档案工作的各个领域，为研究档案工作标准化提供了一个窗口，更重要的是为广大实际工作者提供了工作操作依据 第五，提供有关档案教育培训方面相关信息。有关教育培训的信息包括两方面内容：一是有关档案学专业教育的网络信息；二是档案机构为各类教学提供的相关档案信息。以档案馆为主的各级各类档案机构把为各种教学提供档案材料作为其主要的服务内容之一。他们通过网络提供大量用于教学的档案，这些档案信息对于档案学来说是难能可贵的资料 交互性服务方式 交互性服务方式就是档案部门与用户之间通过档案网站，实现需求交流，双方共同参与而完成特种服务的方式。其方式可以采用以下几种： 第一，实时咨询与非实时咨询相结合。实时服务是以一种基于网络，采用系统软件，实现高智能、自动应答的服务系统为基础，与用户进行实时的一对一的服务，或是一组分散的用户同时接受咨询档案馆员的讲解和示范的一种服务。其特点在于，用户可以在任何时间、任何地点，只要有网络存在，都可要求进行档案信息服务；如果当用户进入系统时没有档案咨询人员值班，系统会自动要求用户以电子邮件传送问题，在得到答复后会将答案返回给用户。其缺陷在于，没有一家档案馆可以解答所有用户的问题及提供每周7天、每天24小时的不间断实时互动的咨询服务 实时交互式咨询固然是档案信息网站远程服务中颇具优势的咨询方式，但其最佳咨询效益的发挥必须以雄厚的档案咨询技术实力、充裕的档案咨询专家、优质的档案咨询资源、快速的网络传输速度等为前提，但现阶段能达到这些指标要求的个体档案馆尚不多见。因而，发挥邮件咨询、表单咨询、网页咨询等非实时咨询的优势，则可避免上述因素的影响 非实时咨询虽然有一定滞后性，但非常适合档案馆这类机构的信息服务。其与实时咨询方式相结合，有助于充分发挥档案网站现有资源的作用 第二，在线咨询与非在线咨询相结合。在线咨询服务是以E-mail、MessageBoard、BBS等形式为基础来进行的，由于这种参考咨询服务相对简单易行，已经成为了目前最流行的档案信息远程服务服务模式，其缺陷在于，咨询是进行异步处理的，用户与档案咨询人虽之间缺乏交互式的交流，难以有效分析和澄清问题。另外，在相当长的时期内，普通纸质载体与数字载体将长期共存，档案馆是融印刷本文献和数字资源于一体的“复合式档案馆”。因而，相当多的信息咨询，并不能