电子政务环境下档案资源整合和共享调研报告.docVIP

电子政务环境下档案资源整合和共享调研报告为进行电子政务环境下档案资源整合与共享的研究，笔者以湖南省档案信息化建设为主要研究对象，采取问卷抽样调查的形式，向全省１４个地级市（自治州)、１３８个县（市辖区、县级市、自治县)等发放了问卷５０份，其中省级档案馆１份、市级档案馆１４份、县区级档案馆３５份，收回３４份（其中市级档案馆９份，县区级档案馆２５份)回收率为６８％。从收回问卷的情况看，覆盖了湘东、湘北、湘西、湘南、湘中等地，覆盖了市、县（区)各级档案馆，调查的结果基本上反映了电子政务环境下湖南省档案信息化建设及档案资源整合与共享的基本情况。 一、问卷统计与分析 （一）关于档案信息化建设 １．档案信息化基础设施。在填写问卷的市级档案馆中，有１００％档案馆拥有计算机，有三台以上的占７８％，而有扫描仪的占１００％，拥有打印机与复印机的占８９％。而在填写问卷的县区级档案馆中，有１００％的档案馆拥有计算机，有三台以上的占４０％，有扫描仪的占５６％，同时拥有计算机、扫描仪、打印机与复印机的占２４％。可见，湖南省各级档案馆档案信息化基础设施基本具备，市级档案馆在硬件设施水平上有了较大提高，县区级档案馆的硬件设施稍有落后，但作为常用与基本设备的计算机，已经得到了普及，这些设施为档案数字化与档案全文数据库的建设奠定了一定的基础 ２． 档案信息资源建设。档案目录数据库与档案全文数据库是档案信息资源库的两种主要形式，也是档案信息服务网络化的基础。在被调查的市级档案馆中，建立了目录数据库的占８９％，正在建设的占８％。在建立了目录数据库的档案馆中，建库工作始于２０００年的有２５％，目录检索可以到文件级的有５０％。建立了全文数据库的有３３％，正在建设的占２３％。在建立了全文数据库的档案馆中，数据库建设始于２００２年的有３３％，大致数据在１０万条以上的有３３％。在被调查的县区级档案馆中，建立了目录数据库的占６０％，正在建设的占２８％。在建立了目录数据库的档案馆中，建库工作始于２０００年的占６０％，目录检索可以到文件级的有８６％。建立了全文数据库的有４％，正在建设的占１０％。在建立了全文数据库的档案馆中，建库工作始于２００２年的占１００％，大致数据在１０万条以上的有１００％。但是，在所有被调查的县、区、市级档案馆中，没有一个档案馆对档案数字化作相关著作权的处理，没有一个档案馆建立特色数据库。可见，湖南省各级档案馆目录数据库的建设已初具规模，而且起步较早，大部分能够实现文件级检索，这为全省建立省级档案目录中心准备了条件。但是，与目录数据库相比，全文数据库的建设就有些逊色了：一是数据库数量少，数据条目少；二是建库工作起步较晚，总体进展不快；三是档案数字化建设中没有重视对档案著作权的处理；四是特色数据库建设十分薄弱 ３． 档案管理应用系统建设。在填写问卷的市级档案馆中，１００％拥有档案管理系统，其中自行开发的有１１％，购买的有７８％，既购买又开发了的占１１％，使用时间在３年以上的占４４％，所使用系统能够升级换代的占６７％，对系统使用评价较好的占４４％。在填写问卷的县区级档案馆中，６８％拥有了档案管理系统，其中自行开发的占４７％，购买的占５３％，使用时间在３年以上的占４０％，所使用的系统能升级换代的占６５％，对系统评价较好的占３５％。可见，档案管理应用系统在全省各级档案馆的普及率比较高，而且应用较早。但是，由于多方的原因，在系统的建设与应用过程中，也造成了一些问题：一是档案管理系统种类多样，难以统一；二是系统功能不强大，使用效果不佳，不同程度地存在着诸如操作复杂、上网能力欠缺、检索不便、界面不友好、系统维修服务不及时、费用太高、不宜推广等问题 ４． 档案信息化建设的其他相关问题。在被调查的市级档案馆中，信息化建设始于２００１年的有３３％，有明确方案的有８９％，建立了信息化相关的规章制度的有５６％，在信息化建设的过程中，有８９％的档案馆遵循了一定的标准。设立了专门负责信息化建设部门的档案馆有６７％，拥有专门负责人的档案馆有１００％。档案馆拥有懂计算机与网络的专业技术人员的占６８％，对馆员进行了新技术、新设备操作使用培训的有９０％，用于信息化建设的专项资金在１万元以下的有６８％，２－５万元的有２２％，没有专项资金的占１０％。在被调查的县区级档案馆中，信息化建设始于２００１年的有１０％，有明确方案的有４０％，建立了信息化相关的规章制度的有２４％，在信息化建设的过程中，有３６％的档案馆遵循了一定的标准，４％的档案馆设立了专门负责信息化建设部门。用于信息化建设的专项资金在１万元以下的有７２％，２－５万元的有１６％，没有专项资金的占１２％。由此可以总结出目前湖南省档案信息化建设的若干特点：一是起步较晚；二是各自为政，标准不一，发展状况不平衡；三是