知识创新和高校档案资源信息化建设.docVIP

知识创新和高校档案资源信息化建设一、高校档案资源信息化建设现状 1. 档案人员仍然存在“为保管而保管、重保管轻利用”的思想，存在着“等、靠、要”、安于现状、不讲求社会效益和经济效益等旧观念，以及“闭架借阅”、“你查我调”等传统做法。这些成为制约档案资源信息化建设的内在因素。另一方面，由于档案管理部门自身管理观念陈旧，致使广大档案利用者对档案工作的认知程度跟不上，成为制约档案资源信息化建设的外在因素 2. 目前高校档案资源信息化建设还缺乏统一的规范和标准，往往各自为政，没有统一的应用软件、无法达到资源共享。且近年来馆藏档案数量剧增，档案库房紧张，管理有隙，给档案信息化建设平添了障碍 3. 资金、技术及人才严重缺乏，使档案资源信息化建设处于一种无可奈何境地，建设数字化档案馆成为一种“可望不可即”的时髦概念而难以实现 二、档案资源信息化建设的构想 1. 树立实现高校档案资源信息化建设的目标 高校档案资源的信息化建设，就是要利用计算机网络和数据库这个信息技术手段实现馆藏各类档案的数字化，网络化办公条件下的电子文档管理一体化，档案资源提供信息利用网络化 馆藏各类档案的数字化，就是利用数据库技术通过对纸质档案、声像档案、实物档案等的扫描录入、数码处理，实现数字化，达到对档案资源信息管理和利用的高效、准确的目的。电子文档管理一体化，就是通过办公网络，使用文档一体化管理软件来完成电子文件的归档工作。档案资源信息利用网络化，就是利用网络技术为档案的利用者提供档案信息的查阅使用。在知识创新的信息化时代，利用信息化手段把馆藏档案数字化、电子文档一体化、档案资源信息利用网络化，就是我们实现高校档案资源信息化建设的目标 2. 掌握高校档案资源数字化的技术要求 （1）档案的显著特征是唯一性和凭证性。因此档案的数字化处理必须做到不可变更，或者叫做“永久化”。如馆藏纸质档案数字化处理，通常采用图片扫描的方式，做到对页面内容的不可修改。照片档案在扫描过程中需要对破损或被污染部分进行修复处理，一旦存储就不可改变。录音录像档案的数字化必须保持原样永久存储。电子文档要做到草稿、修改稿、发文纸、正文一并归档，修改稿要保留草稿字样和改稿人姓名、修改内容、修改时间，并做到整套归档的电子文件不可改变 （2）档案资源数字化是信息化建设和办公自动化的需要。因此档案资源数据库的建设必须做到检索、下载、复制方便快捷。检索工具要做到标准化、规范化。如按年度分类检索，按档号分类检索，按主题法检索，按文件内容检索等等。同时，档案利用者能够下载、复制单页文本文件所需要的部分内容，包括图片式扫描的数字化文本文件 （3）档案资源数据库的安全管理是档案信息化建设首要的前提条件。档案资源信息化建设必须充分考虑安全问题，处理好方便高效与安全管理的关系。一是存储安全。数字化档案的存储应该使用带自动备份功能的专用服务器，设置工作站与办公网络相连接，同时使用光盘库定期刻录备份，最好有第二个异地保管的备份。二是利用安全。数字化档案完全可以通过网络提供查询和利用，为了确保安全则必须采用物理隔断和功能强大的防火墙等措施。首先不能直接与Internet连接，只能在单位或系统内独立的办公网络中通过档案工作站连接，并采取严格的授权管理方式查询。其次应将档案信息进行分级分层次存储和管理，从存储方式到提供查询，具备一套安全控制措施和手段 （4）对档案资源信息的及时维护是档案资源信息化工作的重要内容。在信息化时代档案信息为现实工作服务将显得更加突出和重要，也就是在本单位的信息化建设条件下，必须加强对现实档案资源信息的开发、及时收集、维护和利用，资源信息共享是信息化建设的显著标志，也是实现管理工作的科学化、规范化、高效率的有效途径。技术支撑必须满足信息维护的需要，一是文档一体化要实现对档案数据库的自动维护，当然是通过档案数据工作站来完成；二是档案管理部门的信息管理人员应有权监督归档部门对电子文件的鉴定和归档情况，以杜绝有档不归，归档不全、不及时，或者“有文必档”的现象 （5）对一个单位的档案信息数据库和单位内部各部门日常工作数据应有效整合。在满足各项管理工作需要的软件开发和应用方面，档案信息数据库的子项目应用软件必须与各职能部门所使用的软件相一致，确保职能部门应归档数据及时进入档案信息数据库，真正使档案信息数据库成为单位信息化和现实工作共享信息的核心内容，成为全面、统一、科学、准确的权威信息 3. 健全和完善档案资源信息化的管理制度和法律保障 首先，在文档一体化模式下，过去分年度、分阶段对归档部门进行的业务指导，执法监督都要变为日常的、全过程的指导监督。电子文件的归档是流水式作业，档案的收集、整理、鉴定、立卷、移交、编目、入库上架等流程和管理方式都要