综合档案馆区域性数据库建设实践浅探.docVIP

综合档案馆区域性数据库建设实践浅探内容摘要：综合档案馆数据库建设是一项系统工程，本文总结和提出了实施该工程的思路和方法，从统筹规划、利用为本、突出区域性和时间性、质量控制、利用模式等方面作了阐述 关键词：综合档案馆 数据库 建设 实践 一、档案数据库建设的“政府行为” 综合性档案馆一般案卷在５～１５万卷左右，文件级条目约在１００～２００万条左右。按国际通行标准划分，１００万条以下是小型数据库，１００万条以上已是一个中型的数据库。面对如此大量的数据库建设任务，没有一个行之有效、合理周全的计划，没有政府的支持?熏是很难建立起档案数据库大厦的，甚至会半途而废或久拖不成。档案数据库建设应成为一种政府行为?熏只有获得强有力的行政支持?熏才能顺利、有效地实施和完成。在制定计划和实施中?熏行政力度、人员配备、经费落实、建库目的和目标、轻重缓急等因素都是必须统筹考虑的 一是争取行政支持，创造顺畅的发展环境。其要点是”三列入”，即将综合档案馆数据库建设作为一个系统工程?熏列入当地国民经济和社会发展规划、列入当地信息化发展计划和规划概要、制定本地区数字化档案馆（室）五年乃至十年计划。１９９９年萧山区政府就将档案馆管理系统作为全市信息化发展１３个子系统之一?熏先后投入了２５万元的专项资金，为档案信息化建设提供了经费支持 二是要考虑数据库由谁来录入、谁来管理。比较通行的做法是聘请一些临时工来录入，采用计件制，按件计酬；由档案工作者来管理，包括临时工的管理、案卷的管理和录入标准、质量和数量的监督等 三是要考虑数据库建设的经费。这要根据该地区的经济发展水平和档案馆的事业经费多少来决定 二、档案数据库建设的”利用为本”观 综合档案馆数据库建设要以利用为本，应建立以文件级数据库为基石、专题数据库为补充的电子检索体系。就萧山区档案馆来说，前者包括馆藏１８０个全宗８万卷（包括永久和长期）的文件库近百万条，后者包括婚姻、户籍、土地、革命历史和民国档案、干部任免、计委基本建设项目索引、干部介绍信存根、工资介绍信存根、照片档案、图书资料、本地区文章索引、萧山家谱联合目录、萧山籍知名人士等专题库７０万条。这样，就基本实现了档案查询检索的电子化，增添了服务手段，实际应用效果良好 专题数据库是今后档案数据库的发展方向。如果条件许可，可与其他单位共建档案数据库。比如萧山区档案馆与区职改办共建区域专业技术职称人员数据库，与科委共建区域科技人才数据库（外地在萧山的人才和萧山在外地的人才），与公安局共建户口迁移档案数据库（档案分存于两地）、与土管局共建土地档案数据库（档案分存于两地）、与民政局共建婚姻档案数据库等等，实现档案信息资源的互补与共享。另外，在数据库建设中，还可根据本地区经济建设和社会事业发展的需要，围绕中心工作，从文件库中进行数据挖掘，及时提供相关的专题数据库，供本地区领导决策参考 档案数据库建设还要分轻重缓急、分步实施。建库方针宜边建设边利用，建好一个，利用一个。先建利用率高的全宗、珍贵档案及与人民生活密切相关的档案。档案数据库建设到哪里，检索利用就同步跟进到哪里 三、 档案数据库建设的”时空观” 综合档案馆数据库建设的”空间观”，就是应突出”区域性”，从区域的整体进行考虑，不能仅仅局限于馆藏档案，必须考虑各进馆序列单位的档案数据库建设，不仅要”正本”，花大力气抓好综合档案馆的档案数据库，还要”清源”，同时开展各基层单位的档案数据库建设，因为馆藏档案的来源在各进馆单位，只有”正本清源”，区域档案数据库中心才能真正建成 区域数据库建设的”时间观”，就是要从过去、现在、未来三个时间段上同时展开，即必须涵盖过去已进馆的馆藏档案、现在每年接收的档案和未来定期接收的档案。萧山区档案馆在这方面的具体做法是：”共建、共享、共进” “共建”即与各基层单位共建档案数据库，由档案馆负责已进馆的档案（基本上是１９９０年前的档案），各基层单位负责档案室的档案（１９９０年以后的档案），这样数据库建设就由原来的档案馆独家承担，分解为１００多家单位共同承担，解决了档案馆数据库建设的后顾之忧 “共享”指建库双方进行数据库交换，均拥有完整的档案数据库，从单位成立至２００１年的档案均可采用计算机检索 “共进”指共同推进区域档案数据库中心建设、共同提高馆室的档案信息化管理水平 萧山区档案馆１９９９年发文明确规定，向档案馆移交档案时必须同时移交电子目录，鼓励移交电子档案，四年共接收６１家单位的电子目录库和电子档案库 对今后定期移交的档案，采取的措施是调查摸底、选定试点，目标管理、列入考核，编印手册、开展培训，业务指导、技术支持等 调查摸底，选定试点。首先对本地区各基层单位的档案管理现状作了较为全面的调查和摸底，并在此基础上