论工程项目文档控制人员素养.docVIP

论工程项目文档控制人员素养作为档案学理论所倡导的档案前端控制及文档一体化管理模式的具体实践，工程项目文档控制工作越来越受到重视。而人是文档控制工作中最重要、最活跃的决定性因素，要做好工程项目文档控制工作，首要的是要有能适应项目文档控制工作需要的合格专业人员。笔者通过实践摸索，借鉴国内外大型项目文档管理的实践，结合工程项目文档控制的要求和特点，提出项目文档控制人员的素养要求。 一、工程项目文档控制的要求及特点 工程项目文档控制是指在项目实施过程中，通过文档控制人员建立并实施有序、可控及可追溯的文档控制体系，采用科学的方法和手段，对项目产生的各类文件进行全生命周期规范、准确、高效地动态控制和科学管理 工程项目文档控制工作分为前期策划、过程控制和交付归档三个阶段，不同阶段的工作重点及要求不同。前期策划阶段，要求文档控制人员参与项目合同文控部分的谈判，根据项目执行模式组建项目文件控制中心，建立数据库软件平台，设置项目文档分类目录结构，编制并发布项目文件控制程序、项目文件编码体系和文件模版，并对参加项目的人员进行文档控制体系、数据库软件等内容的培训。在项目执行阶段，要求文档控制人员使用智能化的文档控制软件对外部文件、设计文件、采购文件、厂商文件、施工文件和开车文件等不同类别和介质的项目文件进行控制，记录、追踪项目过程文件和成品文件的内容和状态，包括文件的发布、文件的分发和传阅、文件的版次和状态控制、文件的接收和返回、文件的整理、保存和销毁。在文件交付归档阶段，要求文档控制人员按照档案的要求对最终归档文件进行科学分类、组卷、排列、编目等，保证归档文件的齐全、完整、系统 工程项目文档控制不同于传统的静态档案管理，它贯穿于项目实施的整个过程，强调对项目文件的过程控制，其服务对象范围广工作接口和环节多，控制和管理的文件类型多，既有过程文件，又有可交付归档文件。工程项目文档控制工作是一项规范化、专业化和职业化的服务性工作，它对项目文档控制人员的职业素养、知识结构和各方面的能力都提出了更高要求 二、工程项目文档控制人员的职业素养 与任何从事其他行业的专业人员一样，现代工程项目文档控制管理工作要求文档控制人员要具备良好的职业素养。首先，要热爱自己所从事的文档控制工作，要有高度的责任感和事业心，在实践中要勤奋学习、勇于创新、善于发现问题和解决问题，不断完善文档控制的理论和方法，拓宽文档控制工作的领域。其次，要牢固树立主动服务意识和保密意识，要积极、主动、高效地为项目提供优质服务，要严格执行项目的保密规定，对所接触的文件，尤其是商务合同、招投标文件、计算书等要严格保密，养成守口如瓶的良好习惯，确保项目文件的安全。再次，文档控制人员要具备严谨细致的工作作风，文档控制工作是一项复杂、细致、烦琐的工作，根据项目大小，需要处理的文件总量从几千份到几百万份不等，这就要求文档控制人员无论是对文件进行接收、整理、分发、存储还是对文件版次、状态进行动态控制，都要做到准确无误，不容差错。严谨细致的工作作风是文档控制人员的必备素质 三、合理的业务知识结构 文档一体化管理模式下的工程项目文档控制工作对现有文档控制人员的知识结构提出了更高要求，项目文档控制人员应该具有一定广度和深度的知识面，一般地说，应具备以下四个方面的业务知识 1.工程项目文档控制知识 工程项目文档控制工作是一项专门的业务工作，其工作内容和特点要求文档控制人员必须系统学习和掌握项目文档控制的程序、流程及方法。项目之初，项目文档控制人员首先要熟悉开展哪些方面的文档控制策划工作、如何组建文控中心、如何准备和开展项目合同文控部分的谈判、如何建立文档分类结构数据库平台、如何编制《项目文件控制程序》、《项目文件编号程序》、《项目内(外)部协调程序》(文控部分)等一系列项目文档控制程序，以及对项目涉及相关方的人员开展哪些方面的培训等，在项目执行过程中，文档控制人员要熟知如何使用文档控制系统，对不同类别的文件按照程序进行过程控制，在项目结束前，要清楚如何对最终交付的文件按照档案的要求进行科学系统整理等。如果文档控制人员不具备项目文档控制方面的专业知识，不了解工作程序和方法，则无法有效开展工作 2.档案管理学知识 工程项目文档控制工作要求文档控制人员把档案管理的方法、理念融入到文档的控制过程，按照档案的要求对最终交付归档的文件进行系统整理。因此，项目文档控制人员不仅要熟练掌握工程项目文档控制方面的业务知识，而且还要具备档案学方面的知识，熟悉档案管理的标准规范。只有这样，文档控制人员才能在文档控制工作中更具专业化，使文档控制工作更加科学规范，文档控制人员才能更好地把文档控制的实践经验提升到理论高度来认识，从而不断发展和丰富档案学理论体系 3.项目管理知识