新型载体档案原始性和归档管理主体行为.docVIP

新型载体档案原始性和归档管理主体行为我国档案学界认为，作为信息的一种形态，档案有着其他社会信息形态所不具有的、更为复杂的特性，即档案信息的本质属性――原始性。我国档案的载体形式，从甲骨文、青铜，到纸张的形成，再发展到感光、磁性、光盘等材料，档案的形成方式和载体材料有着很强的时代感。特别是随着信息时代的到来，大量出现的声像、电子等新型载体档案，其形成方式和条件与纸质档案有着明显区别。目前技术条件尚难以保证其真实性和长期可读性，而档案的本源特征，也因而被淡化。因此，笔者认为，为了保持档案的原始性特征，档案管理的意义显得更加重要，需要强调档案工作者的主体行为在归档管理中的作用，正如加拿大档案学者所言，档案人员要“从仅仅继承文件的公正的不带偏见的保管者，变为在档案形成过程中明确历史责任感的积极干预者”。归档管理行为人，即档案工作者，作为档案管理法律关系中的主体，享有法定归档管理权利和承担法定归档管理义务，是进行归档管理行为的当事人。 一、档案载体演化对档案属性的影响 1.档案载体的演化及特征 古代档案包括以龟甲、兽骨为载体的甲骨档案，以青铜(钟、鼎、盘、盂等)为载体的金文档案，以缣帛为载体的缣帛档案，以石为载体的石刻档案。虽然古代档案的载体形式多样，但其形成方式与纸质材料一样都具有直接形成的特点，因而此类档案也具有一定的原始性特征 传统档案的载体是以纸张为载体的纸质档案。纸张从西汉时期开始生产，公元2世纪以后，以其轻便、价廉等优势，成为档案的主流载体。由于纸质档案形成过程的直接性，其原始性特征，―直受到普遍的认可 新型档案的载体主要有三种：一是感光材料，包括照片、缩微胶片、幻灯片、电影胶片等；二是磁性材料，包括磁带，如录音带、录像带、计算机磁带、仪器磁带，磁盘、磁鼓、磁卡等，三是光盘材料。新型载体档案的类型主要有声像档案和电子文件。声像档案是进入工业社会以后出现的，是以胶片、录音、录像的磁带，以及相纸、磁盘、光盘等各种记录信息的新型材料为载体而形成的档案。电子文件是XX年来颁布的有关新型载体档案管理的标准，涉及有照片、计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带，以及电子文件等，基本囊括了新型载体的种类。如《照片档案管理规范》(GB/T 11821-XX年4月1日施行)，使电子签名在一定范围内具有法律效力，可以较好地验证电子文件内容的真实性。但是，要保证电子签名的长期可读性还存在不确定的因素，同时，由于该法规的实施也还缺乏相应的诉讼程序规定，仍然没有解决电子证据的问题。实际上，档案工作者作为归档管理主体行为的实施者，对档案进行收集和整理的工作内容，主要是外部和形式上的，是技术层面上的工作。档案工作者不但要熟练应用信息时代的新技术，还应该在创新归档管理制度标准、创新归档过程管理的基础上，不断创新归档管理的技术，以达到维护新型载体文件原始性的目的。目前，归档管理技术层面的工作，主要表现在档案信息化系统、网络与数据库支撑系统、电子文件归档系统的建设和应用，以及其他业务管理信息系统、通用数据库软件、文档处理和制图软件等在连接或辅助归档管理方面的应用。这些系统在归档管理功能方面的建设和应用，对文件真实性和安全性有着直接的影响。因此，档案工作者要介入档案信息管理系统的需求分析，在充分考虑文件真实性的前提下，不断提出新问题、新思路，并且，能够充分利用档案管理信息系统功能、计算机应用系统功能、数据库软件系统功能等，进行归档管理技术的革新，确保归档管理的流程和功能设计的科学性和实用性。比如，对声像文件的归档管理，可借助系统管理功能，进行著录数据的输入优化和输出转化等工作，以及采取数字化加工等措施。对电子文件的归档管理，应用加密功能控制阅文权限，确保数据传递的安全。签署功能确认数据内容的真伪；防火墙功能隔离非法涉密者；防写入功能防止篡改数据；实行业务管理信息系统与档案管理信息系统的无缝连接，确保电子文件数据的真实性等。