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让工商档案插上高科技翅膀北京市工商局机关的各类档案自１９９５年起由办公室统一管理，１９９７年企业登记档案已达１８万卷，约４００万页，并且，档案数量还在以每天１００卷、２５００页的速度递增。工商企业登记档案的查询需求也非常大：工商行政管理机关履行职能需要经常查阅；公、检、法机关办案，打击查处违法行为需要查询；中、外企业及自然人在其投资兴办企业、签订经济合同、解决产权股权纠纷等事物中为保护自身合法权益也要求查询，档案管理人员每年调卷近１．４万卷。传统的档案管理手段与日益增长的档案利用需求之间的矛盾日益突出 为此，１９９７年北京市工商局第３４次局长办公会决定，打破传统的工商登记档案管理方式，利用现代化技术管理开发企业登记档案。１９９７年１２月３０日，北京市工商局与北京东方基业科技发展有限公司签订了《档案信息管理系统开发合同》，确定了档案信息管理系统必须达到的目标：一，符合工商局档案管理的工作规范和处理流程；二，实现档案资料的高速、准确录入；三，对数据进行统一管理，明确不同级别的利用权限，保障数据安全；四，实现数据共享、联网查询和打印；五，提供开放、标准接口，便于日后升级或与其他子系统挂接 工程正式启动后，档案管理人员、相关业务处室人员和计算机技术人员一起进行调研、分析和论证，提出了包括可实现按企业注册号、名称等的模糊查询，可根据利用者不同级别实现分密级提供利用等体现企业登记档案管理特点的系统需求。系统开发方于１９９８年１月完成系统调研和需求分析，并于同年２月底完成扫描建库软件部分的开发、安装与调试工作。档案部门３月即开始档案资料的扫描、录入工作。在档案人员一页一页地扫描，一条一条地录入，一张一张地排序、质检等的辛勤劳动下，１９９９年６月，包含有４６万页档案资料的数据库终于建成了。系统试运行随即开始。市局机关建立了对外服务查询台，利用者通过触摸屏即可进行自助查询。经过半年多的试运行，该系统于２０００年４月７日通过了由国家工商局、北京市档案局和北京市工商局等单位领导、专家组成的鉴定小组的验收测试，并在新华社举行了新闻发布会。从此，面向社会的企业登记档案查询服务正式开始 然而，北京市工商局利用现代化手段开发档案资源的脚步并未就此停歇。２０００年初，市工商局机关成立档案管理中心，集中统一管理各类档案。随后，各区县分局也相继成立了相应机构，集中管理本单位的各类档案。２０００年５月，局长办公会决定在全市工商系统内尽快推广档案信息管理系统。市工商局对全系统登记档案管理现状进行了深入的分析、调研，制定出了”分级扫描、集中建库、联网查询”的工作方案和三年实现全系统联网查询的目标。实施方案分为三步：一，选择朝阳、丰台、西城三个城区分局做为档案信息管理系统的试点单位，在２０００年底前分别建立档案管理子系统，对外提供查询服务。二，从２００１年起，用两年时间在其他１６个区县分局建立档案管理子系统。三，在建立档案管理系统同时，在”金网”实现带宽开放，并及时将已建好的各数据库数据合并，２００２年底在市局构建集中统一的全市工商企业登记档案中央档案数据库，以实现档案信息系统的联网查询 在各级领导的支持下，在市工商系统档案工作人员和相关部门的共同努力下，企业登记档案信息管理系统的推广、联网工作进展顺利，于２００３年１月１５日在北京市工商系统正式联网运行 企业登记档案信息管理系统成功实现了档案安全存储、严格密级管理、快速调阅、资源共享等多项功能。该系统采用先进的图文影像扫描、海量存储等技术，将档案资料转化为电子文件，通过计算机网络实现企业登记档案的联网查询，解决了企业和自然人不能阅卷、纸质档案资料易损毁、档案原件安全难以保证和人工检索速度慢、多用户不能同时阅卷以及无法异地查询等一系列问题 北京市工商系统加强计算机网络化建设，满足了社会经济迅猛发展的需要。据统计，企业登记档案信息管理系统联网后仅五个月，就接待查询３万４千余人次，其中近三分之一利用者是通过网络跨区县查询的。□