第12章 报表.ppt

12.1 报表概述 12.2 创建报表 ★ ★ ★ 12.3 报表的排序、分组和汇总 ★ ★ ★ 12.4 将窗体转为报表 ★ 主要学习如何格式化数据的打印外观。 第12章 报表 Access重要的数据库对象。 报表是以打印格式展示数据的一种方式。 可以将报表理解为一个专用于打印数据的特殊窗体。 报表同窗体一样，本身不存储数据，它的数据来源于表、查询和SQL语句，只是在运行的时候将信息收集起来。 图12-1给出了“罗斯文演示”数据库中的“月度销售报表”的报表视图。 12.1 报表概述 12.1.1 报表的组成 （1）报表页眉节 （2）页面页眉节 （3）主体节 （4）页面页脚节 （5）报表页脚节 （6）组页眉和组页脚 图12-2给出了“罗斯文演示”数据库中的“月度销售报表”的设计视图。 12.1.2 报表的类型 （1）纵栏式报表 每个字段都显示在主体节中的一个独立的行上 （2）表格式报表 每条记录的所有字段显示在主体节中的一行上 （3）图表报表 包含图表或图形的报表。 （4）标签报表 主要用于制作客户标签或者物品的标签。 12.1.3 报表的视图 （1）报表视图 报表的显示视图 （2）打印预览视图 主要用于查看和测试报表的打印效果。 （3）布局视图 可以移动、调整或删除控件，以及设置控件属性等，但不能向报表添加控件。 （4）设计视图 主要用于创建报表 12.2 创建报表 ★ ★ ★ Access 2010提供了5种创建报表的方式，分别是“报表”工具、“空报表”工具、报表向导、报表设计以及“标签”工具。 创建报表的关键操作是，首先选择报表的记录源，然后利用图12-3所示的各种创建工具来创建报表，最后，在布局视图或设计视图利用图12-4提供的选项卡中的命令，进行进一步的修饰或修改。 12.2.1 使用“报表”工具创建报表 【例12-1】使用“报表”工具创建一个报表，名为“例12-1课程信息报表”。 12.2.2 使用“报表向导”创建报表 【例12-2】使用“报表向导”创建一个报表，名为“例12-2课程成绩信息报表”。 12.2.3 使用“空报表”工具创建报表 【例12-3】以“教师表”、“授课表”和“课程表”为数据源，使用“空报表”工具创建一个报表，名为“例12-3教师授课报表”。 12.2.4 使用“报表设计”创建报表 关键操作是，单击“创建”选项卡“报表”组中的“报表设计”，在设计视图下添加各种控件，调整布局和设置控件属性。 【例12-4】创建一个名为“例12-4课程信息报表”，如图12-16所示。该报表的数据源是表“课程表”。 【例12-5】 【分析】本题的难点在于，为满足题目要求，应该添加哪些控件，以及添加到哪个节中。在报表页眉节添加用于显示报表标题的标签控件、日期和时间控件。在页面页脚节中添加页码。在报表页脚节添加一个用于显示报表制作人信息的标签控件。 12.2.5 使用“标签”向导创建报表 关键操作是，首先在导航窗格中选中某个表或查询，然后单击“创建”选项卡“报表”组中的“标签”，将启动标签向导。在创建过程中，需要设置标签尺寸、文本的字体和颜色、确定邮件标签中的字段、排序字段以及报表名等。 【例12-6】创建一个学生证标签报表。每个标签上有“学号”、“姓名”、“性别”和“班级”。 12.3 报表的编辑 主要包括对报表的属性进行设置、设置报表格式、对数据的排序与分组、添加分页符和页码、添加日期和时间、添加线条和报表徽标等。 12.3.1 设置报表的属性和格式 图12-31给出了名为“例12-6学生证标签报表”的报表的属性表。 12.3.2 设置报表的格式 通过“格式”选项卡中的各种命令对报表的格式进行设置 12.3.3 排序与分组 排序与分组的关键操作是在布局视图或设计视图下，单击“设计”选项卡“分组和汇总”组中的“分组和排序”，并在报表底部出现的“分组、排序和汇总”窗格中，单击“添加组”或者“添加排序”。 12.3.4 使用计算和汇总 在报表的布局视图或设计视图下，使用“设计”选项卡“分组和汇总”组中的“合计”功能。如图12-32所示。 在报表中进行计数和汇总的常用方法有4种。 【例12-7】 【分析】因为“学分”字段是文本型字段，不能使用方法（1）和（4）进行汇总。本例使用方法（2）。首先利用函数Val()将文本型数据转换为数字型，然后使用Sum()函数进行求和。 12.3.5 加入分页符 在报表的某个节中可以使用分页符来标识要另起一页的位置。 【例12-8】在名为“例12-1课程信息报表”的报表中插入分页符，使每种课程类型的记录单独一页输出。将修改后的报表命名为