如何开展流程优化？.docxVIP

问：如何开展流程优化？答：建议企业开展流程优化之前需要明确五个基本原则：切忌贪大求全，只选重点问题流程与操作性强的优化方案；优化后的流程需要有优秀的管理者；集中精力优化价值增值与业务增值的流程；流程优化必须有相应的组织保障、制度保障和人员保障体系；分步推进，设计一个、实施一个、巩固一个、优化一个。在开展流程优化之前，首先需要判断清楚流程的问题现状，然后再针对问题现状来确定优化目标。通常流程优化可遵循以下七大步骤：图七：流程优化的七个步骤1. 明确流程问题：即审视现有的流程清单，结合内外部客户的反馈与评价，找出流程清单中所有存在的问题。在本阶段，问题越详细越好，可暂不对问题进行进一步的筛选，只找出问题；2. 整理流程问题：在步骤1的基础上，对所有的流程问题进行整理，把重复的问题做合并同类项处理，形成一份清晰、具体、完整的流程问题列表；3. 流程问题识别：在得出流程问题列表之后，企业可能会发现面临十多个甚至是数十个存在问题的流程，尽管这些流程问题都应该得到解决，但从实际情况看，企业不可能用有限的资源和精力在短时间内解决完所有的流程问题，正确的做法是先集中所有的资源和时间，重点解决对企业的业绩影响大、重要的流程；那些对业绩影响小、不重要的流程，可以放在第二阶段再行解决。同时，在本步骤的工作完成之后，企业可根据流程的问题现状作出基本的优化导向，即，侧重于提升效率还是降低成本或提升控制。需要注意的是，在绝大多数待优化的流程中，都会存在三种导向并举的情况——通过流程优化可以实现效率的提升、成本的降低及控制的提升，具体更侧重于何种导向，还需要根据企业的实际情况做选择。 具体在划分时，可按照业绩影响程度/重要性程度的二维矩阵进行划分，将流程问题列表中的所有流程划分到矩阵之中，并按相应的顺序着手解决。图八：流程的业绩影响程度/重要性二维矩阵4. 寻找解决方案：无论是侧重于提升效率还是降低成本或提升控制，都可以采取三种基本的流程优化方法。4.1 5M1E分析法结合鱼骨图： 5M1E分别是人、机、料、法、管、环的英文缩写（Man、Machine、Material、Method、Management和Enrivonment），结合鱼骨图，可以用直观的方式来显现问题、寻找方法。图九：鱼骨图分析法 通过绘制鱼骨图，结合5M1E分析和找出问题发生的六个方面（图九），然后再进一步 的分析，找出导致六个方面出现问题的具体原因，见图十：图十：鱼骨图分析法24.2 5W2H法：5W2H法是一种最简单的结构化分析方法，可以帮助流程优化小组快速找到流程问题的症结；5W2H分别是：Why：为什么要做这项工作？What：这项工作的具体内容是什么？Where：在哪里开展这项工作？When：在何时开展这项工作？Who：由谁来开展这项工作？How：具体如何开展这项工作？How much：需要花费多少资源（人力/财力/物力/时间）来开展这项工作？在找到5W2H的答案之后，解决方案也基本同步完成；找到答案的过程等于找到解决 方案的过程。4.3 ECRS法：ECRS法是流程优化最为常用的一种方法，它包括了Eliminate（清除）、Combine（合并）、Rearrange（重排）、Simplify（简化）这四种子项。具体如下：Eliminate清除Combine合并Rearrange重排Simplify简化多余的产出相同或相近的动作或工序不合理的工作安排表单等文本等待时间过于分散的职能不合理的工作流向工作程序不必要的运输沟通交流反复加工不重要、低风险的业务活动或程序过量库存缺陷与失误重复活动跨部门协调表一：流程优化目标一览表除了ECRS之外，在流程优化时还有一种常用的ESIA法，即Eliminate（清除）、Simplify（简化）、Integrate（整合）、Automate（自动化），其原理与范围与ECRS相似，除了其中一项Automate（自动化）之外，具体在此不表。5. 指定流程优化实施负责人： 无论企业是自行开展流程优化还是寻找咨询公司帮助其开展流程优化，企业都需要指定至少一名成员作为某个流程优化的实施负责人，由其负责统筹安排、协调各种资源及组织实施优化方案；通常的原则是：待优化的流程隶属于哪个副总，则由该副总担任直接负责人，或者由其授权此流程的其他管理者。6. 实施效果评估与修正：在完成一个流程的优化方案设计与必要的操作说明与辅导培训之后，即可开始新流程的试运行，在本阶段，流程优化小组可在流程试运行之后的1-3个月内，对新流程的试运行效果进行分析、评估和记录，并组织所有关联部门和岗位群策群力，以对新流程进行不断的修正。通常在试运行最多不超过3个月内流程的修正工作都可完成。一旦所有修正工作结束，该流程即可固化下来，在全公司内正式施行。7.