论数字化干部人事档案管理.pdfVIP

2017年4月 中共云南省委党校学报 Apr.2017 第18卷 第2期 TheJournalofYunnanProvincialCommitteeSchoolof CPC Vol.18 No.2 论数字化干部人事档案管理 钟启超 （中共云南省委党校 组织人事处，云南 昆明 650111） 摘 要：数字化干部人事档案管理，是随着科学技术发展而产生的有别于传统纸质干部人事档 案管理的新的档案管理形态。相对于传统纸质干部人事档案管理的弊端及繁琐程序，数字化干部人 事档案管理具有安全性、集约性、节约性、高效性、实效性、规范性等优势。但是，这种新的管理 模式，也受制于档案的信息管理技术和档案管理人员的业务素质等因素。因此，推广数字化干部人 事档案管理，要高度重视干部人事档案的价值、部门协同配合推进数字化干部人事档案管理、纸质 档案同步实现标准化和规范化管理、管理理念也要向服务化转变。具体操作上，要完善数字化干部 人事档案技术管理，建立人事档案数据库系统、人事档案搜索引擎和电子副本、管理风控机制等， 同时要注重提高数字化干部人事档案管理人员的业务素质。 关键词：数字化；干部人事档案；档案价值；标准化；规范化；协同推进 中图分类号：D631.13 文献标识码：A 文章编号：1671-2994（2017）02-0174- 03 数字化干部人事档案管理是指随着计算机、扫 （一）安全性 描、数字摄影 （录音、录像）、数据库和存储等技 干部人事档案需要永远保存，所以，一旦档案 术的发展而产生的对干部人事档案进行存储、加 材料出现灭失的情况，往往很难予以还原和替代。 工、检索、传输的一种新型档案管理形态，能够实 在传统纸质干部人事档案管理过程中，档案材料经 现档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统 常会出现损坏等情况，数字化档案则没有这种风 计、查借阅等日常工作的数字化，并可以通过网络 险，档案存储的安全性更高。数字化干部档案管理 系统，实现档案信息资源的共享。科学技术的飞速 通过数字化录入、电子档案的建立以及信息化管 发展，既为档案的现代化管理提供了先决条件，也 理，可以替代原件使用，减少纸质档案的翻阅次 对传统纸质干部人事档案管理模式带来了挑战。目 数，延长其使用寿命。 前，大多数干部人事档案仍以手工方式、纸质材料 （二）集约性 为主，其管理弊端及繁琐程序日益凸显。因此，数 传统纸质干部人事档案管理，一般都实行有形 字化干部人事档案管理也是广大档案管理工作者亟 的库房存储，存储空间非常有限。数字档案的存储 须研究的一项全新课题。 介质，从纸张等转变为光盘、硬盘等新型载体。这 些载体体量小、容量大，可以有效地节省档案的存 一、数字化干部人事档案管理的优势 储空间，因此，可以有效地突破空间局限，为实现 档案信息资源共享创造了有利的条件。 数字化干部档案管理在操作层面一般是把各种 （三）节约性 载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字 传统纸质干部人事档案材料的数字化，既是 化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机 “无纸化办公”的重要内容，符合保护环境、节约 系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库， 资源的大趋势，又可以充分实