论档案信息化管理中的不足与建议.pdf

理 论 探 论档案信息化管理中的不足与建议 讨 The deficiencies in archives information management and Suggestions/Shuyuan Li 文/ 李淑媛 【摘 要】介绍了档案信息化的意义，就 的。将档案管理进行信息化处理后，采用电子 员数量方面，企业档案管理信息化的结果虽然 当前档案信息化管理存在的主要问题给出了 目录和电子文档，有利于提供快捷的电子信息 是节约人力物力，提高工作效率，但因在信息 一些建议。 查询系统。使用时只需输入关键词，相关资料 化过程需要整理和录入大量原始档案信息数 【关键词】性价比 档案安全 管理人 信息便可在计算机屏幕上一一呈现。这种智能 据，这就要求在一定时期内需要投入大量的人 Abstract : The paper mainly discusses the 化检索方法，不仅检索速度快，而且效率 高、 力做好信息化的基础工作，否则，企业档案信 deficiencies in Archives information manage- 范围 广。 息化工作的实际信息量根本达不到企业的实 ment, and puts forward some suggestions. 2.档案信息化过程中存在的问题 际需求，企业档案信息化的作用也不能得到有 2.1 投入过大，忽视其性价比 效发挥。当然，企业也可投入相应的资金采用 前言 企业管理者因为重视企业管理信息化工 “外包”的形式做好这部分工作，但这样就不能 随着信息化时代的呈现，计算机技术在档 作，因此投入大量的资金和人力进行信息化工 达到在企业档案管理信息化基础工作中锻炼 案管理工作中发挥的作用愈来愈大。但目前对 作，忽视了性价比。投入就要产生效益，但是投 本企业档案管理人员和提高他们管理水平的 档案管理信息化，仍有不少企业还存在不少误 入并不总会产生最大的效益，有时却是高投入 目的。 区。有些企业认为，把档案资料输入电脑中就 低产出。在企业档案管理信息化过程中就有可 在人员素质方面，企业档案管理信息化对 标志着企业进入信息化管理了。而档案管理的 能存在这样的发展趋势。企业管理者不是基于 档案管理人员来说是一个全新的领域，需要学 信息化是一个系统工程，涉及基础设施、技术 本企业档案管理的实际情况，只好于企业档案 习计算机技术、通信技术、网络技术等现代信 人员、储存技术等各方面，是一个以信息技术 管理信息化表面的风光，投入过大，造成“大马 息技术，需要学习档案管理信息化规章制度和 广泛应用为主导，档案信息资源建设为核心， 托小车”的局面，企业档案管理实际工作和信 标准，需要和计算机系统管理人员沟通，并参 信息网络为基础，信息人才为依托，档案信息、 息化手段不能紧密的结合，出现企业档案管理 与到管理系统的开发应用中去。只有业务素质 法规、政策、标准为保障的综合体系。 信息化表面红红火火，实际上企业档案管理信 高的档案管理队伍，才能保 企业档案管理信 1.档案管理信息化的意义 息化和企业档案管理工作不相适合、企业档案 息化的顺利推进。 档案管理信息化是市场经济下对档案管 管理水平进步不大的现象，给企业资金和人力 2.4 重视档案信息的使用，忽视档案安全。 理 加专业化和职业化要求的产物，是提升企 造成不必要的浪费。 在企业档案管理信息化过程中，忽视安全 业竞争力的重要手段