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新建本科院校系部教学档案管理浅析 ◆王瑜莲 (湖北财税职业学院) 摘【要】从分析新建本科院校系部教学档案管理存在的问题入手，过手工操作 ，以纸张、案卷为载体进行收集、归档、检索等。随着办 针对存在的薄弱环节，提 出重塑全员档案意识，完善档案管理规章， 公 自动化程度的不断提高，档案管理人员还不能有效地应用计算 积极探索档案服务于教学工作，从而增强系部做好教学档案管理的 机、复印机、扫描仪、刻录机等现代化办公管理技术，增加了教学档 自觉性。 案资源合理配置及充分利用的工作难度，各系部之间教学档案的 【关键词】教学档案 档案意识 档案管理规章规范教学档案 管理互相封闭，无法相互借鉴和交流。管理经费的不足、资金分配 的不合理与档案数量激增的矛盾已不适应现代教学改革和教育事 近年来，许多专科学校通过重组合并后升格为本科院校。新 业发展的要求。 建本科院校在学校教育由专科向本科转型的重要时期，教学档案 6、高校合并升本 ，规模加大，很多大学形成 “一校多区”的格 在教学管理工作中的地位显得愈发重要。教学档案的最终 目的是 局，新形式下教学档案管理增加了复杂性及对管理模式提出了更 服务于学校的教学管理，教学档案管理得好，可以有效地促进教学 高、更新的要求。各单位开发出的管理软件标准化程度不高，产品 科研管理的科学化，缩短学校向本科教育转型的进程。反之，如果 著录条 目不一，保存的数据类型不一致，各种类型的数据库不能相 轻视教学档案、疏于对教学档案的管理，则使教学管理、科研管理 互转换，不利于使用网络资源共享，资源浪费严重，得不到有效的 处于无序状态，必将影响高校转型的实效和质量。 管理与利用，同时存在较大的网络安全隐患和风险。 一 、 新建本科院校系部教学档案的特点及存在的问题 二、加强新建本科院校系部教学档案管理的措施 系部教学档案管理具有双重性的特点 ，在管理工作中既要负 1、增强档案意识 ，加强系部教学档案建设。档案意识是人的 责向学校档案馆提供有效的档案资料 ，又要建立 自己的档案管理 综合素质的反映，也是其社会责任 、历史责任的体现。要加大档案 系统。新建本科院校其教育教学水平层次及管理水平与老本科院 管理宣传力度、增强教职工及领导各级人士的档案管理的意识。 校的差距是客观存在的，系部教学档案工作的整体管理水平也存 系领导应从教学档案管理工作的意义上来做全系师生的思想工 在着相对滞后的现象。 作，克服人们对教学档案管理工作的偏见及错误认识，提高人们对 1、新建本科院校系部教职员工档案意识不强，教学档案收集 教学档案工作重要性的认识，重视教学文件资料的平时积累，经常 不全。许多教学管理人员和教师对教学档案的重要性认识不够深 检查教学档案管理工作，主动接受档案管理业务部门的指导，坚决 入，参与教学档案资料的收集缺乏动力 ，认为档案工作与自身没有 杜绝临时突击、被动应付的现象。这是做好系部教学档案管理的 直接关系；系部教学档案材料没有贯彻集中统一管理的原则 ，存放 关键所在。 不规范，容易出现教学档案资料遗失等现象；部分教师认为教学材 及时收集完善各种院系档案文件，坚持开放档案文件，减少师 料是 自己花费大量精力创造出来的，如优秀教案、自编教材、教学 生检索和资料查询时间，快捷方便，提高准确度和完备率 ，完善其 参考资料等 ，怕存档后丢失或使用不便 ，导致部分教学档案被教师 实用价值 ，实现资源共享。系部每年要根据实际工作情况，制订计 或教研室、实