办公自动化环境下企业文书档案管理.pdfVIP

图书情报与档案管理 办公自动化环境下企业文书档案管理 秦国梅 （同煤集团档案处，山西 大同 037003 ） 摘 要：随着当代科学技术的不断发展，办公 自动化系统正在逐渐普及，这给当代的企业文书档案管理带来了一场变革。在办公 自动化的推动之 下，文书档案管理的管理水平迅速的提升，并且为档案管理工作带来了许多的方便。与此同时，文书档案管理对相关的工作人员及管理措施也提 出了 更高的要求。本文就办公 自动化环境下的企业文书档案管理工作展开了探讨。 关键词：办公 自动化；文书档案管理；企业 企业的文书档案种类繁多，牵涉甚广，管理起来存在一定的难 信息搜索，便能迅速、多方位地查询到需要的信息，浏览访问所需要 度，特别是传统的管理档案的程序大多十分繁琐，在一定程度上影响 的内容。办公自动化系统还可以提供更多种查询检索功能，如信息按 了文书档案的管理质量以及效率，并且可能会对企业的健康发展带 处室、项 目、流转过程分类等，使得档案检索利用变得更加快捷、高 来影响。但是，文书档案对于企业来说，又是一份不能割舍的财富， 效。 它记录了企业从发展到壮大过程的一点一滴，承载了企业的历史与文 1.4 自动化系统有利于文件的稳定保存 化，从客观的角度反映了企业的发展过程、财务状况以及企业发展过 传统的纸质文件在长时间的保存当中难免会存在损毁与丢失的风 程中所发生过的重大事件。所以，如何高效的处理当代文书档案管理 险，在加上档案管理模式存在的漏洞，常常会导致机密档案泄漏和被 的问题成为了大部分企业关注的焦点。 窃取的事情发生。而办公自动化系统在这一方面进行了改进，只有在 1 办公自动化环境下企业文书档案管理的优点 岗人员才能够凭借自己的登录名和密码登录文件管理的界面，并且不 1.1 办公自动化提高了文档一体化的水平 同岗位的人对文件有着不同的浏览与修改权限，严格保证文件的安全 一般来讲，文件指的是广义上的文件，即所有通过文字、图表、 性与保密性。这样一来，便在很大程度上杜绝了投机分子与不法人 声像等形式组成的各种材料。而档案则是由文件经过一定的条件转化 员利用各种管理漏洞获取企业的机密文件以满足其私人 目的的行为。 而来的。所以说，档案的基础是文件，但是文件的精华却是档案， 办公自动化系统当中，普遍采用的是电子文件，与传统的纸质档案相 两者是不可分割的。从本质上面来讲，档案和文件应该是同一种东 比，它有着体积小、寿命长和便于保存等优点。所以在文件保存时， 西，可他们所表现出来的形式又证明了他们的确不同，确切的来说， 我们可以根据不同的需要，选择不同的载体。这些电子载体使用起来 他们应该是同一种东西的不同形态，但是并不能用同一种定义去定义 十分方便快捷，并且其存储量很大，储存的时间也相对较长，不容易 他们。就像水和冰一样，两者具有同源性，但是在实效、功用和离合 发生损坏，文件能够稳定地存储在其中。 等方面存在差异。从文件到档案，是一个不断筛选，去粗取精的过 2 自动化办公环境下文书档案管理存在的问题 程。所以档案中的文件大多数都是存在一定价值与意义的，他们从分 2.1 企业的风险意识不够 散的状态被集中保存了下来。总而言之，从传统的意义上来讲，档案 在自动化办公环境之下，企业都是在网络上进行文书档案的传输 与文件存在一定的差异，且从文件到档案会经历一系列的辩证过程。 与共享的，但是网络的安全性并不能得到完全的保证，着便显示着电