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科技文档 浅谈档案库房搬迁的问题及对策 郭婉强 （深圳市蛇口通讯有限公司，广东 深圳 518000） 摘 要：随着档案信息量的增加，对 当前众多单位的档案库房容量提 出了更高的要求，由此引申出系列档案库房扩建及搬迁的问题。但档案库房 搬迁并非简单的库房方位、空间转换变化，而是联系到档案分管收集、保存、登记统筹最终将所有档案归位的复杂、系统连续性的工程。本文将浅谈 档案库房搬迁面临的问题及相应的方法对策设想。 关键词：档案库房搬迁；档案资源；档案收集；安全转移 档案作为一种历史记录，它记录了国家基本结构、社会各层面甚 所需的灭火器、吸尘器等，保证档案的完好无损。 至个人经历中最具价值的时刻。对档案进行收集，科学分类整理是档 2.3 搬迁过程中档案的保密 案保管工作中的重要环节，随着档案信息容量的增加，旧档案库房已 1.注意核查验收搬迁的档案实体 无法满足需求，急待新库房环节压力。而档案库房搬迁的过程中最需 在搬迁档案之前完成所有计划工作，包括清点档案实体信息数 要考虑的是档案文本与信息安全的保障问题，库房是档案文件信息的 量、为其编号、包装等，在相应的档案装箱外注明该档案的序列号， 储存地，是保管信息最基本的实体基础，因此库房位置的安全也直接 在正式到达新库房时开箱验收并统一存放，防止出现装箱错误问题。 关系到档案文本和信息的安全。搬迁地点的正确选择有利于消除安全 2.严格把关参与档案搬迁的工作人员 隐患，从根本的角度实现档案库房搬迁的顺利完成。除去安全问题， 对参与档案搬迁的工作人员严加把关，保证工作人员严格按照指 在搬迁的过程中仍存在很多有待解决的难题。 示完成任务，提高警惕，以防重要文档的丢失，同时严禁闲杂人等靠 1 现阶段档案库房搬迁面临的问题 近需搬迁的档案，浑水摸鱼进入档案搬迁的队伍中；需对搬迁的整个 1.1 档案实体搬迁的具体顺序和时间安排 过程进行实时监控，在运送的过程中配置相应数量的安保人员和主要 1.搬迁的具体顺序的考虑 负责人。所有搬迁任务完成后，总负责人要将搬迁的主要情况和遇到 旧档案库不同档案实体的分类广泛，大小、保存时长不同，因此 的问题及时向上级反映，全部工作结束后由上级领导进行总结和存 搬运的难度不同，需要根据事实具体情况慎重考虑搬迁的顺序。 档。 2.搬迁的时间安排 2.4 新库房合理规划及档案安全维护 要考虑在所有档案实体包装完毕，并验收合格后进行运输，把握 1.新库房的规范设计 正确时机，防止重要文件的遗漏或缺失。 1新库房的选址 1.2 考虑搬迁档案实体的主要需求 根据国家规定的相关建筑标准规划新库房，首先对于新库房的选 即搬运档案实体所需要人力、物力、财力的具体规划，如档案搬 址，需要因地制宜，选择安全隐患少、治安严格的区域，远离临近河 迁工具、运送过程中需要多少相关部门工作人员参与档案打包工作； 流、地势低洼、排水不畅的地区，更应远离停车场、加油站等易引发 运输的车辆，运用什么车型较为合理，同时配置相应数量温湿度计、 火灾的地区最大限度维护信息安全。 灭火器等，能够将档案实体完整不受破坏地运送到新的档案库房中 2完善新库房档案安全防护设施建设 去。