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浅谈有形建筑市场档案管理有形建筑市场的招标档案是整个建设工程招投标交易过程的真实记录和原始凭证，是有形建筑市场建设和管理的重要依据。加强建设工程招投标档案管理工作，对于保存重点工程的历史，指导现实和今后发展具有不可替代的作用。有形建筑市场的档案按不同的要素可以划分为好多种，这里我们探讨一下如何加强对建设工程招投标档案的管理。 一、建设工程招投标档案综述 1、建设工程招投标档案的含义 建设工程招投标档案是指按照国家有关法律法规规定，在房屋建筑和市政基础设施工程的勘察设计、施工、监理、材料及设备的采购安装以及项目代建法人招投标过程中形成的，具有保存价值的各种图纸、文字、数字、表格、音像等多种文件资料原件。它是真实反映承发包交易过程的原始凭证，具有特殊的法律依据和保存价值。 2、招投标档案的法律依据 建设工程招投标档案的产生、存放及使用就该严格遵守《中华人民共和国建筑法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国招标投标法》等法律法规的相关规定，涉及保密工程的，还应该符合《中华人民共和国保密法》的要求。 3、招投标档案的特点 招投标档案不仅拥有专业档案的共性，还有着其明显的特点： （1）权威性 在建设工程招投标完成以后的建设项目施工及合同履行过程中，招投标档案具有极大的权威性。一是建设工程招投标档案主要是建设单位与施工单位、监理单位等有关单位相互之间进行承发包交易的原始记录，是招标现场产生的第一手资料，具有准确性和原始性；二是建设工程招投标档案真实的记录了工程项目承发包交易的全部过程，尤其是开标、评标以及定标阶段的活动，具有公正性；三是建设工程招投标档案记录了建设工程招投标过程中的多方面资料，并且整理规范，便于查找，具有较高的完整性。 （2）连续性 建设工程招投标档案的产生具有完备的法律依据，从招标申报到评标定标、合同备案，所有资料均前后互应，缺一不可。任何一个环节出现漏洞，都会对工程建设管理工作带来困难，严重的甚至会造成无法弥补的结果。 （3）互联性 建设工程招投标档案的所有资料的互联性很强，共同构成了一个有机整体，只有将各个阶段的不同档案资料进行系统的规整，保证档案间的互联性，才能真正发挥招投标档案应有的作用，促进建筑市场与施工现场的联动，有利于进一步规范建筑市场行为，加强建设工程标后管理。 （4）长效性 关于建设工程招投标档案的保存周期问题，国家有关部门没有明确统一的规定，各地均按照自己的要求进行保存，时间长短也不尽相同。根据对各地招投标档案保存时间的统计，保存周期基本集中在三年到五年之间。 二、招投标档案的使用 1、建设工程招投标过程的原始记录 建设工程招投标档案是在招投标现场产生的，记录整个招投标过程的重要资料。通过查阅招投标档案，可以对招投标过程中的每一个环节进行审查，对于确保招投标工作的公开、公平、公正具有十分重要的意义。另外，招投标过程要形成详细档案保存，有利于预防职务犯罪，保护投资人利益，为工程结算及国家资金投资工程项目审计提供原始凭证。 2、解决法律纠纷的重要依据 对于产生法律纠纷的建设项目，可以查阅招投标档案进行调查取证，供相关法律部门参考。可以确定工程建设项目的存在，基本反映招投标过程的细节工作，以确定招投标过程是否严谨、合理、合法。对照合同的约定与实际合同履行情况裁决责任归属。 3、数据统计的重要来源 由于建设工程招投标工作的法律地位优势，可以根据档案记录情况，按照不同的分类对工程面积、竣工工程、工程造价、从业人数、合同履行以及劳动生产率和节约社会投资情况等多个指标进行有效统计，这样得到的统计结果能够最接近实际的反应出市场发展趋势，为行业发展和各级领导做出正确决策提供可靠参考依据。 另外，招投标档案对于建立健全建设领域市场信体制，构建诚信平台，评价工程信息提供依据，起到保障建筑市场有序发展的作用。 三、招投标档案管理工作存在的问题及建议 1、管理意识淡漠，重视程度普遍不高。 招投标档案之所以有局限性，源于其所处的位置十分尴尬。它只是工程建设环节的一部分，不及城市建设档案馆所收集的建设工程档案系统全面。因此，往往对其重要作用认识不充分，把对招投标档案的管理工作当作可有可无的事情，束之高搁顺其自然，从而放松思想，忽略了对业务的整理、总结和思考。 2、责任主体混乱，保存周期不统一。 到目前为止，国家相关部门没有制定对招投标档案的管理进行统一规范的相关文件。由于各地的管理体制不同，在档案管理方面产生了许多问题。比如，档案管理责任主体不明确，有的地方是交易中心，有的是招标代理，也有的被纳入城市档案馆。再者，保存周期不统一，时间过长，就会加大工作负担和