浅谈加快档案信息电子化进程的认识.pdfVIP

第4期总第158期 内蒙 古 科 技 与经 济 No．4，the158thissue 2008年2月 Inner Mongolia ScienceTechnologyEconomy Feb．2008 浅谈加快档案信息电子化进程的认识 白相工 (包头市卫生局，内蒙古包头 014010) 摘 要：文章分析了目前档案信息电子化现状，认为档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋 势，可以极大地提高档案信息的时效性和利用率。推进档案信息电子化必须提高档案标准化、规范化水 平，抓好数据库建设，改进管理体制，加强人才培养。 关键词：档案信息；电子化；管理体制 中图分类号：G270．7 文献标识码 ：A 文章编号：1007—6921(2008)04-_0078—O2 档案信息化建设是档案事业适应时代和社会发 化和标准化。但由于历史原因，馆(室)藏档案业务 展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求， 基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则 是提高档案服务水平的必由之路。建国以来，我国 相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚 档案事业从无到有，从小到大，档案工作体系不断发 无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无 展壮大。尤其是改革开放以来，无论是档案的基础 法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工 设施建设 ，还是档案的管理、档案信息资源的开发利 作电子化。 用都取得了可喜的成就。但随着改革的不断深化， 2．3 档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算 办公自动化的迅速普及和网络媒体强势兴起，传统 机信息处理技术特点和发展考虑 的档案工作模式已经受到了不同程度的冲击。如何 越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行 适应新时期的要求，把档案工作推向一个新台阶，是 的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能 档案工作者面临的一大难题。现结合工作实际谈一 完全适应。 些粗浅认识： 2，4 档案信息管理人员的素质有待提高 1 档案信息电子化的含义 实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管 所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料 理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能 纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案 仅仅满足于一般的计算机操作。从 目前看，许多档 文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成 案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复 为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过 合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平 程。电子档案可以改变传统档案管理带来的信息保 偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设 管难、整理难和利用难的问题。档案信息电子化可 备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化 充分利用 目前我国大部分企业和政府机关现有的计 了。 算机资源，提高电子设备的利用率；缩短二次文献信 3 档案信息电子化的必然性 息的加工时间，提高档案信息的时效性；克服手工信 随着办公 自动化程度的不断提高，电子文件和 息加工工作模式从文件资料形成到开发“二次文献 电子档案大量产生，逐步成为真实纪录经济建设和 信息”时间长的缺陷；节约纸介档案管理和传播经 社会进步情况、反映历史文化发展的重要载体。这 费；便于信息资源的流通和潜在价值的实现。 就使档案的