剖析公文写作与档案管理.ppt

5.典藏保管 (1)装订:活页、整齐、厚度 (2)排列:以件为单位,按号码顺序 6.防护 保密、防霉、放火、防盗窃、防鼠 修补(裱法、镶法)重制、损失处理 7.应用 (1)出纳: 调卷:主管签证、有关业务、 守秘,不得影印 还卷:期限、查核无误收,否则 报请议处 档案管理中需要注意的事项 * (2)编辑: (3)咨询: 8.清理: (1)清点 (2)移转 (3)移交 (4)销毁 A存废标准: 永久保存—法令规章、组织沿革 定期保存—有效期限 B销毁的资料要盖 销毁 二字备查 (5)缩影: 档案管理中需要注意的事项 * 三.公司文件管理规程 (一)组织图管理标准 1.组织图分类: 公司级组织图;事业部级组织图;课或G级组织图 2.组织图作成: 公司级组织图之作成以课或G级为最低阶提出 事业部级之作成以区或组级为最低阶提出 课或G级之作成以班(线)为最低阶提出 组织图上之“ ”表示部门,人名或职资不列入其内 * 组织图上之担当者须助理员(含)以上职位,并列出其职位别 组织图不用注明每人担当之具体工作与职责 组织图上之副职均用“*”表示 组织图之生效实施日期须标注在“右上角” 3.组织图之审批: 公司级:总经理作成 董事长承认 事业部级:事业部主管(副总、厂长、部门长、经理)作成 总经理承认 课、G级:课长(G主管)作成 副理(经理) 检印 厂长(经理、部长)承认 * 4.配布与签收 公司级和事业部级由人事课负责配布所属部门; 课、 G级由各部门自行发行给相关部门,并配布给人事课保存备查; 印章使用:须加盖红色印章于“承认”栏前; 各级组织图之配布均须在文件配布及回收一览表签收. 5.修订与保管 对于异动,应在一周内提出新组织图; 公司级、事业部级组织图原稿由人事部门长期保管备查; 课、G级组织图原稿由各部门自行长期保管备查. * (二)文件分类与编号 1.文件分类 集团公司文件根据其性质共分以下七类: 1? ? ?全般、人事、总务、环境 2? ? ?会计 3? ? ?生产 4? ? ?品质 5? ? ?技术 6? ? ?设备 7? ? ?贸易、采购 * 2.文件编号 公司文件之编号是依据文件类别与文件层次相结合方式进行; 文件编号采用数字加横线加数字之方式进行: 例: 4-1 4-1-1 4-1-1-1 文件层次: 例: ?手册 5-1 ?规程 5-1-1 ?标准 5-1-1-1 * 文件编号与类别之对应: 编号 类 别 编 号 大分类 1 全般 1-1- 全般 人事 1-2- 人事 总务 1-3- 总务 1-4- 环境 2 会计 2-1- 会计 3 生 产 3-1- 生产 3-2- I E 3-3- 物流 3-4- 其它 4 品 管 4-1- 方针,系统 4-2- 检验与测试 4-3- 测试管理 4-4- 品质管理 4-5- 品质工程 4-6- 商品情报 4-7- 其 他 编号 类别 编号 大分类 5 5-1- 制品技术 5-2- 生产技术 5-3- 其 他 6 设备 6-1- 7 贸易 采购 7-1- 输入 7-2- 输出 7-3- 采购 7-4- 报关保税 7-5- 其他 * 文件编号后字母的含义: S:表示集团公司 SC:表示光学组件事业部 SJ:表示光学镜片加工事业部 SP:表示精密组件事业部 ST:表示映像事业部 SL:表示特殊光学材料事业部(L事业部) SY:表示营业本部 SS:表示宾得信泰光学器材有限公司 SX:表示事务及行销部 SR:表示中央研究所影像技术中心 SK:表示投影机事业部(深圳东洋光学有限公司) T:表示文件只适用于泰联 * (三)规程集及其文件保管标准 有关说明: 1.凡信泰公司发行与配布的共通性之手册、规程及管理标准皆列入指定30孔文件夹内保管之,文件集均称为规程集. 2.规程集有特定的区别于其他文件集之格式,并注明有“规程集”字样,其他文件的制作不可与其相同或雷同. 3.规