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关于采用信息化手段强化干部人事档案管理设想【摘要】人事档案真实地记载和反映干部个人经历、政治思想，品德作风、业务能力等，是干部个人自身成长历史的真实记载，为各级党的组织人事工作提供可靠的依据，为合理分配使用人力资源提供可靠的信息参考，同时也为考察了解和正确选拔使用干部提供重要依据。目前，干部人事档案工作中存在内容陈旧、案卷质量有待提高、管理手段滞后等问题，特别是随着社会信息化整体水平不断提高，干部人事档案工作有待创新。 【关键词】信息化手段；强化；档案管理；设想 一、现状分析 目前，公司干部职工（不含中层以上干部）档案计3290卷，其中干部人事档案971卷。在职职工档案1886卷，离退休干部档案913卷，辞世干部档案419卷。公司设兼职人事档案管理员1名，负责干部人事档案材料的收集、鉴别、归档、整理、入库、排架、转递、提供利用以及档案的保管保护。长期以来，干部人事档案管理基本上是属于传统的、封闭的、松散的管理模式。一直沿用手工操作，档案工作长期处于繁杂、冗长的拆、装、查、找的状况，尚未充分发挥先进的现代代技术手段，传统的管理模式使干部人事档案管理工作落后于时代发展的需要，既不利于档案的保管利用，又影响工作效率。在档案内容上，受传统的人事档案内容的影响，还有人认为人事档案主要是记载个人思想政治及隐私方面内容的档案，仅供组织考察了解时所用。部分档案中反映干部基本情况的履历、考核、学历等1O项材料有空缺，尤其是一些表彰和处分材料散失较多。对职工业务能力、专业特长及科研的成果、论文论著、获奖情况、工作业绩等材料记载得较少。在管理手段上，公司使用的档案管理软件尚停留于单一的、浅层的、初级的状态和水平，对档案的编辑、查找、检索还一直采取手工形式进行，没有利用计算机技术来实现文档一体化管理，更谈不上对档案的数字化加工和档案信息利用的网络化管理，致使人事档案在使用过程中不能以最快的速度、最简捷方式查找相关人的资料，极大了影响工作效率。 二、外部形势分析 据了解，市场上已经出现数字化干部人事档案管理相关产品，并且多省市组织部及档案管理单位已经实现了干部人事档案的数字化管理。（包括：山东省委组织部、潍坊市委组织部、济宁市委组织部、滨州市委组织部、淄博市委组织部、东营市委组织部、泰安市委组织部、临沂市委组织部、日照市委组织部、上述各市地县区委组织部、内蒙古区委组织部、辽宁省委组织部、黑龙江省委组织部、辽源市委组织部、鞍山市委组织部、大庆市委组织部、商丘市委组织部、北京怀柔组织部、承德市委组织部、辽宁省近200家省直管档单位、鞍山公安局、鞍山师范学院、潍坊市教育局、潍坊学院、淄博市公安局、淄博市教育局、淄博式建设局等单位）。 三、对策 依据上述分析，并结合公司实际情况，开发数字化干部人事档案管理系统，采用B/S（浏览器/服务器）模式架构技术，囊括日常业务管理、档案数字化采集系统和数字化档案查阅系统三大部分内容，实现干部人事档案管理工作中对干部档案、材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、日常查阅等业务功能，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面考虑：按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。系统实现干部人事档案管理工作中对干部档案、材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等业务功能，由四大功能组成：档案案卷管理、档案材料管理、档案审核以及系统维护。信息化档案采集模块的开发。信息化档案采集模块主要完成对纸质档案材料的数字化采集处理功能。系统提供目录整理、信息采集、数据审核三大功能，并利用现化代网络技术，在信息采集创建阶段实现多人多客户端，对多本档案，不同材料同时采集功能，高效、快捷地建立起档案数字化采集系统。干部人事档案网络化管理。实施干部人事档案的分级管理。人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理、单独存放。设置查阅权限，通过密码和身份确认，提供所需的档案资料。严格按管理权限由主管部门负责档案的日常管理和修改维护。增强开放性，提高透明度，确保信息的及时性。在不危及个人隐私的前提下，增强对本人的开放，以便及时发现和修正失时、失真信息，如本人或他人发现信息有误，可以向有关部门反映并提供获取正确信息的线索。对专家队伍、中层干部、人员需求、离退休人员等状况进行动态的统计、分析和预测，保证各级领导干部根据不同的工作需要，随时调阅所需档案资料，从而提高信息利用的效率。 1