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加强底图档案保管提高档案利用率摘要：笔者在对底图档案进行数字化实施过程中发现，常常因为忽视或轻视底图档案的保管工作，以致发生一些不应发生的现象。底图档案的保管质量高低直接影响到档案的利用，针对工作实践中发现的问题加以分析，对提高底图档案保管质量提出几点认识。 关键词：底图档案素质耐久性 我公司始建于1965年，是国家甲级勘察设计单位，中国石化重点科研院所。在四十多年的发展中，底图档案库存量已达到1086124张，随着公司的发展，档案的数量日益增长，使库存档案显得庞杂起来。底图档案，是企业在基本建设、生产技术、科学研究、产品设计研制、技术改造、设备更新等环节中形成的原始图样，具有很强的原始性。它既是企业全部档案的重要组成部分，又是企业的有形资产和宝贵财富。如何保护好数量庞大的底图档案，使之更好地为生产服务，成为公司底图档案管理人员急需解决的一个课题 一、底图保管出现的基本问题 （一）底图纸张外观存在的现象。1、底图破损。纸张的机械强度应力数值差，纸张耐久性就相应减弱，造成底图档案在利用过程中出现了底图边缘毛糙、起皱、卷边，整图折皱、折痕多、撕裂，有的图纸甚至出现边角缺少等现象。2、底图老化现象。档案纸张的光老化破坏作用最大，通常表现为纸张脱水，强度下降、加速档案纸张上各种化学反应的进行、纸张纤维素的热裂解 ，机械强度和耐久性随之降低，99年前的底图返黄率达16%、变脆率达5%以上。3、底图档案用夹子或回形针夹，出现锈蚀痕迹；底图包边尺寸不匀，歪歪斜斜，宽窄不一，薄厚不等，致使蓝图晒制时，质量差，增加晒制成本。 （二）底图档案字迹存在问题的占有率极高，特别是98年前的底图出现字迹问题高达近两成。具体如下：1、高温能使耐热性差的字迹材料发生油渗扩散现象，档案字迹油迹扩散成团，有的甚至无法辨认；2、底图在打印机打印出图时，色带深浅不一，线条粗细不匀，字号小者则打印成团；3、潮湿能使字迹褪色的速率增加，致使底图内容变浅变色；4、底图更改现象严重，图面不整洁，有铅笔划改勾画现象，设计字体不规范，绘图仪无法识别打印文字为“？”等；5、灰尘贴附在底图表面，使字迹线条模糊。 （三）少量底图缺失，一个项目不是所有专业都归档。底图的丢失主要以下几个原因：首先是在底图整理进柜过程中，档案人员将底图放错柜；在大量修改图替换过程中替换了原本不应替换的图纸；底图被设计人员借走，长期未还；底图在晒制过程中与自用图混放到一起被归还到了设计所等。 二、底图档案的特点及其重要性 工程设计底图档案是工程项目设计人员在设计过程中直接形成的设计文件，。与其他科技档案和文书档案相比，它的一个重要特点就是利用的频繁性。它是工程项目建设过程中不可缺少的依据，施工单位在工程建设过程中需要反复添晒图纸，离开了设计底图，工程建设就失去了正确的指引和目标。设计底图档案的另一个重要特点是科研设计生产活动的历史记录，具有原始性、唯一性。一个工程的底图往往只有一份，尤其是以前用手工绘制的底图档案，更是一本难求。底图一旦丢失或是破损严重，其利用也就无从谈起，这将给生产和科研带来无法弥补的损失。因此，底图保管的质量与直接影响到出版质量、出版成本、生产周期和经济效益。 三、采取多种措施，确保提供利用的底图档案质量 （一）提高底图档案管理人员的综合素质是关键 21 世纪是知识经济的时代,如何发挥底图档案的作用, 实现它的价值，对一个底图档案管理者提出了更高的要求。素质是指一个人在政治思想、工作能力、业务水平、文化素养、政策水平、工作作风等方面的综合反映。 （1）加强底图档案管理人员的工作责任心与敬业心，从制度上下手，规范工作流程，确保底图档案工作质量。 （2）通过各种形式的档案工作学习培训，掌握较全面的基础知识，熟悉底图档案业务：一是基础知识, 包括有关科技档案方面的政策、法规、法令、标准、条例; 二是底图的归档、整理, 以及档案价值的鉴定; 三是底图档案的保管与统计; 四是底图档案的利用工作和保密制度等。加强对底图档案资料的管理并进行检查考核，提升底图档案工作管理水平。 （3）牢固树立两个意识：一是超前服务意识，在底图档案的利用中必须树立超前服务意识，要提前了解公司生产活动对底图档案的需求，做到心中有数，积极主动准备好所需底图；二是由于底图档案的特殊性和利用工作的服务性，要求底图档案管理者必须树立跟踪服务意识。对缺少的底图请技术人员给予补充；若技术人员对底图进行技术改动，要做到备案登记，心中有数。对年代长久的破旧破损底图，请技术人员鉴定，及时准确地提供利用，保证生产的正常进行。 （二）采取有效的方法和技术措施，科学地保管，从根本上减少以上问题的出现，避免单纯地为“保管而保管” （1）规定绘制底图使用的