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「事務管理手冊」文書處理相關釋例 主旨 日期及文號 說明 公文製作問題 90.4.12 台90秘字第021358號書函 一、依本院「文書處理手冊」十五（二）１（６）規定，函的結構，採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式，案情簡單可用「主旨」一段完成者，勿硬性分割為二段、三段；「說明」、「辦法」兩段段名，均可因事、因案加以活用。 二、復查同手冊公文作法舉例有關主旨之用法，「函送」、「檢送」二者均有使用，並無均用「函送」或將「檢送」改為函送之硬性規定。 公文格式增列機關承辦人員及聯絡電話 90.4.12 台90秘字第021358號書函 92.5.12 院臺秘字第0920025937號函 按公務人員製作之公文書，係以機關名義所為之公法上意思表示，其法律效果歸屬於機關，公文承辦人不需單獨對外承擔機關公文之責任。是以，現行公文格式之規定除開會通知單外，並未列有承辦人員姓名及電話；惟為提升公務溝通效率，本院89.8.16台八十九秘字第24413號函修正之「文書處理手冊」伍、文書核擬、二十九（十七）９，已增訂：「承辦人員得於文稿中敘明聯絡方式」之規定，是各機關自得參照上開規定辦理。 縣市政府一、二級主管核決公文，決定者應親筆簽名或加蓋職名章及加蓋代為決行章之欄位疑義 90.6.1 台90秘字第035873號書函 查「文書處理手冊」二十八（二）規定，文書之核決，於稿面適當位置簽名或蓋章辦理，是各機關自得參照上開規定，訂定內部處理標準。 公文管理疑義 90.4.12 台90秘字第021358號書函 一、查「文書處理手冊」十四（一）６（１）規定：「書函：甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。乙、代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。」已明確說明書函之意義及書函與函之區別。 二、復查前開手冊三十九（三）４規定：「書函、開會通知單、移文單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文，蓋用機關或承辦單位條戳。」是書函應蓋用機關或承辦單位之條戳。 研修公文格式 90.9.14 台90秘字第053580號書函 查「文書處理手冊」規定速別、密等及解密條件、發文日期、發文字號分行並列，係考量公文得以簡明格式呈現，並俾利其以電子方式製作；令上開手冊十五（五）規定，各類公文以電子方式傳送時，得以橫行格式製作，則各列可供填寫之空間有限，並無合併實益；且速別與密等及解密條件二者定義不同，如予合併將造成作業上困擾，是宜維持現行格式。 各機關收文編號登錄作業 90.10.8 台90秘字第059658號函 按「文書處理手冊」二十三（四）：「總收文人員於每日下班前二小時收到之文件，應於當日編號登錄分送承辦單位。契約書咨其他公文十四（二）類別，得視公務性質使用之又同手冊文書處理三十九（三）之１規定，契約書蓋用機關印信機關公文蓋用印信或簽署及授權辦法，除總統府及五院自行訂定外，由各機關依其實際業務自行擬訂，函請上級機關核定之三十九、蓋印及簽署應注意事項各機關任何文件，非經機關首長或依分層負責規定授權各層主管判發者，不得蓋用印信。；機關首長或依分層負責規定授權各層主管判發，５機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「台端」「君」「君」「君」會稿單位對於文稿有不同意見時，應由主辦單位綜合修改後，再送決定。自行刻製，分交各有關單位或人員妥善使用之簽收應注意事項外收發人員收到公文或函電，應查對點收登錄於外收文簿。文件封套上指定收件人姓名者，應另用送文簿登錄94.10.11 院臺秘字第09號函 機關公文用印或簽署方式疑義 95.2.9 院臺秘字第095004602號函 查「公文程式條例」第3條第1項，機關公文蓋用印信或簽署，有以下3種規定，蓋用機關印信，並由機關首長署名、蓋職章或蓋簽字章；不蓋用機關印信，僅由機關首長署名，蓋職章或蓋簽字章；僅蓋用機關印信等。基此，機關公文應視其性質依上開規定，予以蓋用印信或簽署。至「行政機關分層負責實施要領」第11點後段規定，係配合該條例第3條第3項之規定，就各機關內部單位基於授權處理公務且須以「機關名義」對外行文者，除由首長署名、蓋職章或蓋簽字章外，亦得以章戳註明本案依分層負責規定授權（單位）主管決行，旨在闡明該機關內部第2層及其以下各層主管基於授權決定處理之公文。 公文品質與責任歸屬疑義 95.3.13 院臺秘字第0950083588號函 「文書處理手冊」第16點、第28點、第29點、第30點規定，均與公文品質有關，至於該手冊中之其他規定，對文書處理之品質及效率，亦有直接關係。此外，本院研考會亦訂有「文書流程管理手冊」，要求各機關辦理定期或不定期公文檢核、訓練與宣導等事項，以增強公文作業功能及提高公文品質。 二