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教育广角 2008年第7期 警 嘲9 i 《》 论高校数字化档案馆建设的意义及对策 ● 刘 艳 高校数字化档案馆的建设，不但能够使高校师生 服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。 有效获得信息，更主要的是有利于提高学生和教师的 3．纸质档案寿命延长。高校数字档案馆建设对于 科研水平和科研能力。同时，数字化档案馆的建设也 传统档案的著录、扫描等形式的处理，一般不用再对 有利于学校提高知名度和与外校有效沟通和交流。 原纸质的档案进行经常的调卷和查阅，对原件的保管 一 、 建设高校数字化档案馆的意义 保护起到了关键作用，并最大限度地延长档案的寿 传统档案馆担负着信息收集、整理、管理保护等 命。 任务，而高校数字化档案馆也同样要完成这些任务． 4。档案利用更为方便。利用是档案的根本，通过 只是各项任务的内容、采取的手段及服务方式发生了 数据库查阅档案资料更方便快捷，对不同用户调阅档 变化。 案可由几个小时或几天完成的工作，一般几分钟就可 1．档案经济成本相对低。首先，由于高校数字档案 以完成。而且还可通过网络与档案馆联系，档案馆通 馆是现阶段办公自动化的产物，电子文档都是通过计 过电子邮件及电子咨询台与用户联系。用户也可以直 算机数据库来存贮信息，并通过计算机网络联接形成 接通过电脑登录至档案馆的主页，随意浏览、查询、下 的一个联机系统。因此，与传统档案馆相比，它占用的 载、打印有用的信息。 库房空间相对很小；其次，可充分利用和发挥现有微 5．提高了档案法规的宣传力度。计算机的普及和 机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆(室) 网络技术的发展，使高校数字档案馆走到了广大群众 对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于 的面前，传统档案馆只为查阅者提供服务，高校数字 档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、 档案馆则允许人们在任何地方、任何身份进入档案馆 物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能物 查询，既能满足查阅者的需要，同时馆藏的档案各类 尽其用。 信息也能有效地为社会发挥更大作用。 2．档案信息更加丰富。高校数字档案馆收藏高校 二、高校数字化档案馆建设的对策 数字形式的信息 除了纸介质的档案、资料外，还可大 档案信息自动化系统建设是一项需要运用多种 量地收集音像、图片、视频等档案资料，可以满足读者 学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复 的多种需求。高校数字档案馆的存储介质已不限于纸 杂系统工程。系统建设发展到目前阶段，研究探讨对 张，它具有文本、音像、图像等多种媒体，其存储的载 系统的协调组织、加强管理和科学决策，是十分必要 体也相应的有光盘、录音带、电子文档等各种类型，它 的。 通过文本、多媒体等技术，提供智能化的信息检索手 1．推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水 段，向读者展示生动、具体、形象、逼真的各类档案信 平。目前，档案信息自动化系统建设的现状是档案标 息。档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成 准化、规范化滞后和应用软件多、乱，这些都严重影响 果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了 了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬 ■6O一 2 0 0 8 ~ g 等 。 教育广角 件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔 济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的 者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一 选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在 次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整 需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观监测需 个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是： 要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别， 档案信息自动化的内涵包括