办公室宝典之WORD 操作知识分享教程.ppt

分享创造美好心情 WORD 操作知识分享 李 涵 内容提纲 公文格式基本规范 基本排版（一） 基本排版（二） 个性设置 Word操作的成长：需求·实践·好奇心 第一篇 公文格式基本规范 发文字号 标题 正文 日期 附件 发文字号、标题与正文 红头文件 发文字号：三号仿宋居中“粤新南[2006]×号” 标题：黑体小二居中（不加粗） 正文：仿宋小三，抬头左顶格，主文两端对齐，首行缩进2字符。 集团便签 发文字号：五号仿宋右对齐“粤新南行[2006]×号” 标题：标题：黑体小二居中（不加粗） 正文：仿宋小三～小四，抬头左顶格，主文两端对齐，首行缩进2字符。 日期与附件 日期 右空2～4字符 零用0表示 日期对盖章的意义 附件 首行缩进2字符 字体可以比正文稍小或空行 “附件”后接阿拉伯数字而非中文数字。 第二篇 基本排版（一） 页面设置 段落 字体 分隔符与排版 关于样式 表格和图形 页面设置 位置“文件“－”页面设置” 上下左右边距设置 装订线 页面方向 设置默认的边距值 分节情况下的设置 段落 对齐方式： 居中、左对齐、右对齐、两端对齐 缩进： 特殊格式：首行缩进或悬挂缩进 间距： 段前、段后的距离 多倍行距 固定值 字体 常规： 字体 字形 字号 字体颜色、下划线、着重号 字体效果 删除线、上下标、阴阳文、空心…… 字体 字符间距 缩放：字体大小的变化 间距：紧缩与加宽 位置：上移与下移 特殊效果 分隔符与排版 分隔符对排版的重要意义： ——实现同一文本内的多种设置 分隔符类型 分栏符 换行符 分页符 下一页 奇数页、偶数页 连续 分隔符与排版 换行符——硬回车。形式上的换行，但是在实质上不产生软回车的效果，内容仍然视为连续。（shift＋enter） 主要应用：自动编号，长标题。（前提：需要应用word自动功能时） 例：在自动编号中使用换行符 分隔符与排版 分页符。下一页、奇数页、偶数页。（ctrl＋enter） 主要应用：同一文档中不同排版格式的设置，章节视觉分离等。 （如页码、页眉页脚、页面方向、边框底纹等） 举例：页码 分隔符与排版 连续 形式不断开而内容实质断开 主要应用：不适合在文字上断开，但是又需要进行不同设置的场合。 举例：分栏、边框 关于样式 样式是一定格式的特定组合。 样式在处理自动目录时非常方便。 步骤： 定义标题及层级。 在需要插入目录处选择”插入－引用－索引和目录“，在目录栏下选择层级和样式，确定即可自动生成目录 在标题上点击（或按住ctrl点击）可跟踪链接 在目录上点击右键即可随文本变化更改页码和标题内容 表格与图形 插入Word表格与Excel表格 插入表格的方式 表格与图形 插入行与列 调整行与列的宽度： 移动 自动调整 微调 标题行重复 绘制斜线表头 表格与图形 插入文本框 艺术字 艺术字的形状、颜色与透明度 插入图形 组合与叠加 使用ctrl键的多个文本框、图形组合 叠加顺序决定表现的是谁 第三篇 基本排版（二） 分栏 自动编号 中文版式 批注与审阅 比较合并文档 版本 分栏 “格式”菜单中的“分栏”命令，弹出“分栏”对话框， 调整栏之间的距离 设置分隔线 自动编号 Word现有自动编号体系与公文规范的冲突 设置自己需要的自动编号格式 用tab键或alt＋shift＋←/→调整级别 灵活运用软硬回车 调整编号的连续与起始编号 中文版式 输入拼音 带圈字符 双行合一 合并字符 中文版式 中文版式 批注与审阅、比较并合并文档 批注与审阅 “审阅工具栏” 批注 修订 比较并合并文档 打开要比较的文档。 点击“工具－比较并合并文档”，选择要比较合并的文档 通过修订标志显现两个文档的不同之处 版本 版本可以作为经常需要修改的文件的历史记录。 保存版本最好添加备注，以便迅速了解版本情况 版本打开时是一个新的已命名的文档 第四篇 个性设置 用户信息 保存 个性化菜单 背景与水印 部分快捷键与操作技巧 用户信息 用户信息：姓名、缩写及通讯地址 步骤： 工具－选项－用户信息 使创建的文档表现自定义的用户名 使批注及修订中显示作者名 保存 自动保存时间、后台保存，避免文件的丢失 工具－选项－保存 建议使用后台保存 建议自动保存时间间隔设置小于5分钟 个性化菜单 设置自己的word菜单 背景 背景：颜色、填充及水印 颜色： 填充：不能打印的背景效果 用无填充颜色可直接取消 水印：可以打印的效果 文字水印 图片水印 部分快捷键与操作技巧 ctrl键的快速复制 页面下直接调整页边距 鼠标右键的微调功能 格式刷的运用 部分快捷键 使字符变为粗体 Ctrl+B 使字符变为斜体Ctrl+I 为字符添加