行政工作程.doc

贵州互联易加电子商务有限公司 ——行政部 1、办公设备采购 2、办公用品领用 前台来访人员登记 会议安排 备注：会议室使用必须提前报备行政部，除了周一周例会以外； 5、员工出差审批 备注：员工回公司第一时间到行政报到，交发票单据报销； 考勤 备注：考勤打卡在9点之前，过后一律算迟到，中午1个小时休息，有请假或生病必须向负责人申请，负责人告知人事，人事报备（如无申请，一律算旷工，扣三天工资） 员工入职流程 离职程序 备注：必须提前一个月提交辞职报告书，负责人签字后交至行政存档；工资发放随在职员工发放薪资日期一样； 印章使用申请、 备注：因公章及财务章不能放在一起，所以申请用章都必须在行政处填写用章申请表，相关部门同意后方可领取使用（不论什么章，必须在行政申请） 办公室发文管理 办公室收文 档案管理 档案归档与维护 节假日安排 人员外出 打印及复印 备注：各部门打印文件只能在自部门整理好，不准在前台整理并用前台电脑打印，前台只能打印和复印，周围不许靠近 每季度第一个月5号各部门填写固定资产需求计划 编写完成提交行政处汇总，行政做出预算，经理签字 行政做出预算并上交财务审核 编写 提交 总经理签字确认，退回行政部， 行政交至采购，采购和行政确认数量等 审核通过 采购回来，行政列物品清单，领取时间待通知 物品清单归总，行政存档 结束 不通过 在此检查预算是否正确 每月25号行政通知物品领用 领取部门到行政处填写《物品领用单》 拿至相应负责人签字同意 签字完交至行政处检查 行政检查后交至行政经理签字 签字完发放物品，并做好登记，归总 结束 开始 结束 登记好来访人员记录归档 访谈结束，送客并清理接待室 为访客准备茶水并询问是否需要其它帮助 委婉地回绝访客 不同意 通知导访人员并安排接待室 同意接待 询问清楚来意，导访人员是否愿意接待 核实对方信息 来访人员在前台登记 行政准备会议所需物品，资料发起部门准备 行政检查并请经理签字同意 同意，则安排，不同意则安排其它时间 无空闲则询问安排别的房间是否可以 结束 登记好并归档记录 会后行政清理会议室，回复原状 会议记录部门负责并在当天上传至总经办 发起部门准备会议名单交至行政处 如有空闲，则安排会议室 行政部接纳并检查会议室使用情况，签字情况 开会部门到行政报备、填写申请 员工出差回来，到行政部交报销单据 行政通过，并做好考勤记录 财务审核通过，交至行政 负责人同意，员工做出形成预算交至财务 部门需要出差员工申请 人员继续和财务交流经费核算 不通过 结束 行政交至财务核算，并报销，做好记录 行政在员工入职当天发放工牌 新员工加入考勤组，教打卡 人事考勤记录说明 个人核对，无误交至负责任人 部门负责人核实真实情况告知人事 有异常 不定期考勤检查每周考勤系统处理 月底考勤统计 汇报上级审批，总经理审批并存档 考勤核对，核对后公布 统计请假、加班、补卡的记录整理 通知有异常的人员来处理异常（29-30） 结束 上交财务，核算工资（10号上交考勤表0 填写员工档案，出示个人有效相关证件 人事行政确认工作位及发放员工个人物品， 新员工报道 入职培训（公司简介。文化、制度） 员工自行把银行卡交至财务 介绍公司部门领导及同事 行政准备员工工牌及名片 签订劳动合同 办理离职手续（与接收人交接工作） 填写离职申请单，要求部门领导及其它部门签字 试用期不合格者，提前三天面谈 交接负责工作，正式试用期1个月 试用期到期提前2天申请填写员工转正及领导签字 结束 申请通过，转为正式员工 人事行政审批 离职手续完成，（考勤与薪资同在职员工一同结算发放） 行政部办公用品审核签字并开具离职证明 财务部借款、报销审核签字 相关部门的交接签字 本部门工作资料交接签字 领表并办理交接手续 部门领导签字 员工提前一个月提交离职申请 总经理审批 结束 结束 行政登记存档 印章归还 印章使用 通知用印 行政备案登记 总经理签字确认 部门负责人签字，并知晓情况 使用人在行政处填写印章使用申请 行政对于文件储存 结束 定期整理 行政归档 行政检查文件落实 文件执行 文件下发 文件打印 行政经理及总经理审核 行政审查编号 行政汇总文件 部门起草文件 审核通过 结束 定期整理 文件查阅 文件移交，行政经理审核 收集资料及分类管理 文件分发 行政经理审核 文件处理 整理文件 行政收到文件 部门根据会议计划，明确会议主题 旧档案销毁 结束 行政经理及总经理审核通过 档案更新 档案借用 维护保管 行政整理分类 总经理审核通过 行政经理审核通过 鉴定档案 行政收集档案 结束 日常维护 日常使用 档案装盒 档案编