探析高校档案管理创新.docVIP

探析高校档案管理创新一、高职院校档案管理的重要性 (一)高职院校档案管理是其评估工作顺利开展的有力支持 高职院校的评估是针对某个特定阶段，对其在建设中存在的问题和取得的成就进行鉴定与评价。通过对现状的评估，高职院校能够及时的发现建设中存在的问题，找到这些问题的源头，这样既可以避免问题的恶化，又可以保证院校各项工作能够健康顺利的开展。高职院校档案管理是其评估工作的一个重要内容，档案管理工作的好坏直接影响着高职院校评估结果的好坏。 (二)档案管理资料是高职院校教学科研的鲜活教材 高职院校作为我国职业教育的主力军，承担着为社会培养高层次技术人才的使命，教学任务是其主要任务之一。高职院校除了教学之外，科研工作也是其不可或缺的一项重要的建设内容。因此，高职院校的教学、科研工作始终伴随着院校的建设发展，它们是以自我创新引领高职院校始终处在时代前沿的保证。高职院校档案管理可以将现有的教学科研成果收集整理，作为将来进一步改善提高教学科研水平的基础性材料，这些档案管理资料无疑是高职院校教学科研的鲜活教材。 二、高职院校档案管理中存在的问题 档案工作意义重大，它影响着高职院校的发展步伐和建设水平，同时对于教师的教学和学生的学习也起着不可忽视的作用。因此，在高职院校快速的发展道路上，档案管理发挥了重要的作用，但是随着时代的发展，高职院校档案管理中存在着不少的问题。 (一)高职院校对档案工作不够重视 改革开放以来，随着我国对专业技术人才需求的不断增加，高等职业教育也随之快速发展。目前，我国高职院校一直处于规模不断扩张、招生数量连年攀升的态势。生源数量的增加又造成了高职院校校舍和教学资源的紧张。为此，高职院校在校园基础设施、教学仪器设备、师资力量等方面加大了建设力度。而对于档案工作这种见效慢、产出效果不明显的工作却没有得到应有的重视。由于领导重视不够，使得高职院校的档案管理工作难以继续向前推进。 (二)高职院校对档案管理工作经费投入不足 档案管理需要有一支具有专业技术水平的工作人员负责档案的日常管理。而高职院校经费投入的不足，导致档案管理工作的严重滞后，主要表现在高职院校档案管理基础设施薄弱、技术水平落后、人员配备不足、管理方法落后、质量不高、成效不明显等方面。 (三)档案管理工作人员的专业性不强 我国的高职院校大多是从以前的中职中专发展而来，档案管理也是承接以前的体制。在管理人员的配备上，高职院校一直是将那些临近退休、无力承当教学任务的老教师安排在档案管理工作岗位上，或者是院校为了吸引高层次人才而承诺的帮助解决配偶工作问题，将其配偶安排在档案管理工作岗位上。这些档案管理人员有一个共同特征是，缺乏专业系统的档案学理论学习与实践的锻炼，他们的知识背景与当下的档案管理工作的专业性和技术性形成鲜明的矛盾，制约着档案管理工作的规范和质量的提升。 (四)对档案管理的价值认识不足 档案是一些有价值的历史资料，所谓价值就是指这些资料对于现在和将来的工作仍然具有指导意义和参考价值。如果不充分利用，那么这些价值也就荡然无存。档案束之高阁只是一堆废纸。出现这种情况的原因主要有两个方面:一是高职院校档案管理人员没有意识到档案的重要性，没有对档案进行规范整理，建立全面的档案目录，以至于档案需要者无法查到需要的档案，而造成的供需矛盾;二是高职院校广大师生对于档案的价值认识不足，没有查阅档案的观念和习惯。这两种情况导致了高职院校档案管理的开发利用工作的长期落后。 三、高职院校创新档案管理机制的措施 档案工作是一项基础性、服务性很强的工作，针对目前高职院校档案管理工作中存在的问题，为加强档案管理工作，充分发挥档案在教学、科研、管理工作中的作用，我们应从以下几个方面的创新档案管理工作机制。 (一)加强高职院校的档案管理制度创新 制度创新是高职院校档案管理工作赢得新的发展的前提。建立完善的档案管理工作制度有利于推进档案管理工作的规范性。目前造成高职院校档案管理工作效率低下、质量不高的原因在于其档案管理责任制度和激励制度的缺失。大多数高职院校都将精力和时间集中在招生和校区与专业的扩建上，以至于荒废了档案管理工作的制度建设，使得档案管理工作责任落实不明确。档案馆藏对于档案的分类工作、整理工作都是由当班的工作人员共同完成，而完成的质量如何?事后如果出现问题谁来负责?这些责任划分极不明确，甚至无从谈起。而且工作人员对于档案的维护管理都是谁值班谁负责，换班时没有规范的交接手续，这种制度的最大弊端就是档案的遗失、残缺、损坏现象找不到责任人。工作中出现了疏漏也不用承担责任，这导致了工作人员责任心的缺失［6］。档案管理工作激励机制的缺失主要表现在对档案管理工作不被重视，缺乏一系列的档案管理工作考评机制和评价条例，使得档案工作人员