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档案管理技术现代化趋势探究摘要:随着科技日新月异的发展,档案管理的理念和技术也在不断地革新。对于企事业单位,现代化的档案管理是非常重要的一环。在现代办公活动中,电子设备和互联网技术贯穿于文件生命周期的三个阶段-文档阶段、文件阶段、档案阶段,办公效率和对档案的利用水平也得以大大提升。可以预见的是,在未来,电子计算机的水平将进一步提升、互联网的连接速率和覆盖率也将进一步提升,因此我们有必要适时转变档案管理思想,探究档案管理现代化的趋势,以期更好地为社会主义现代化建设增砖添瓦。 关键词:档案管理;技术;文件 中图分类号:G27文献标识码:A 文章编号:1009-0118(2012)09-0248-01 一、摩尔定律下的硬件发展 摩尔定律,是由因特尔创始人之一的戈登摩尔提出来的。其内容为:当价格不变时,集成电路上可容纳的晶体管数量,约每隔18个月就增加一倍,性能也将提升一倍。换言之,每一美元所能买到的电脑性能,每隔18个月就要翻两倍以上。这一定律虽然没有那么精确,但是却深刻地揭示了现今电子科技发展的惊人速度。作为全球最大的处理器研发厂商,因特尔在2012年发布了22纳米的处理器,使得计算机的性能再次得以大幅度提升。而CPU的研发只是硬件的一个标志,实际上目前的硬盘技术、显卡技术等都得以了长足的进步。 在现代化的档案管理工作中,从文件生命初始产生,到文件归档和档案的保存和利用,都难以离开计算机软硬件系统。因此我们必须充分重视硬件发展给档案管理事业带来的便利和进步。但是面对市场上庞大的软硬件供应商,很多单位的采购人员都无从选择。在此有必要讨论一下在档案管理现代化中对硬件采购的要求: (一)前瞻性。在摩尔定律之下,计算机硬件发展迅速,而我们在使用中也不可能经常性更换机器,因此在采购硬件时必须要有前瞻性,以满足在未来时期的硬件需求,但同时也必须注重成本的控制,这样就要求我们购买的是性价比较高的产品。 (二)适用性。每一个不同级别的档案馆、企事业单位的档案管理机构,规模与功能都各不相同,对配套软硬件的需求也就各不相同。其在采购软硬件时要考虑到自身的情况而进行定夺,适用于自身即可,以避免出现性能浪费和性能紧张的情况。 (三)稳定性。在采购系统时还要考虑到系统平台之间的兼容性,这些都影响了整套档案管理系统的稳定性。新上市的系统往往会有BUG或者兼容问题,我们在管理工作中,要尽量避免出现问题,所以要从源头上就考虑系统的稳定性。 (四)易用性。我们的档案管理工作人员虽然大多具有很高的专业素养,但是并不都是计算机专业型人才,在采购系统时要考虑到系统对于大部分人都易用,这一点很重要,否则后期的维护和使用将遇到很大的困难。 二、档案管理技术的现代化趋势 (一)档案管理的数字化。目前档案管理的数字化可以分为两部分,一部分是其原始形态为非数字化,我们要对其进行数字转换;另一部分就是其从产生伊始就依托于计算机平台,直接以数字形式记录在案的。由于纸质文档在查阅和保存方面具有很多局限性,我们对纸质文档进行数字转换具有很强的现实意义。随着计算机的普及,对档案的管理已经逐步实现了数字化,这也是现代化档案管理的首要特征。数字档案管理具有易保存、易查询、容量大等优点,是传统档案管理的重要进步。计算机和网络是数字化技术的核心构成,随着其普及,目前我国各个档案管理部门都能实现基本的数字化。 (二)档案管理的自动化。在文档生命周期的三个阶段,可以由三个不同的信息管理系统完成其该阶段的任务,从而实现了档案管理的自动化过程。在电子办公环境(OA)下,可以将档案管理模块化,为每一个模块设计管理系统。如在档案产生初期,即文件阶段,应用电子文件管理系统,在文件的初始就对其进行自动记录保存,每一个模块无缝链接,自动记录文档的全部生命周期。在完成记录后,还要自动生成目录索引,以方便后期的查找,这是档案管理自动化的理想模型。例如上海通用汽车有限公司,在08年就完成了档案信息自动化管理,跻身中国信息化500强之列。 (三)档案管理的智能化。数字档案具有虚拟性、复杂性、继承性等特征,所谓智能化就是在数字档案管理过程中,利用计算机软硬件的配套系统,对档案对象进行可以代替某些人工服务的智能化存储、归类、分析等业务。从计算机硬件要求来看,智能化需求高兼容性的设备端口,以便与各类输出输入设备连接;其次还需要高扩展性的硬件平台,以适应智能化处理设备的添加;然后还要有很强的网络传输能力和存储能力。从计算机软件要求来看,贯穿于数字文件的生命周期,可以分为智能化的存储、访问、检索、数据分析、安全保护等几个模块。智能化的数字档案管理将节约大量人力物力,同时有效地提高办公效率。 三、档案管理技术现代化的要求 在21世纪的今天,我们处在一个科技迅速发展的新时期