档案管理学第十章档案的利用服务工作.pptVIP

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档案管理学第十章档案的利用服务工作

教学目标: 1、了解档案利用服务工作的内容和地位。 2、掌握档案开放原则与转变服务方向。 3、了解档案利用服务方式的类型,掌握阅览室、外借、复制、制发档案证明等主要服务方式。 教学重点: 档案利用服务工作的内容和地位。 教学难点: 适应新时期档案服务的方式、方法、种类等。 第十章 档案的利用服务工作 第一节 档案利用服务工作概述 一、档案利用服务工作的含义 档案利用服务工作,简称“档案利用工作”,又称“提供利用”。它的基本内容就是介绍和报道档案馆(室)藏档案的内容和成分,通过各种方式为利用者提供档案和情报信息,进行咨询服务。 “档案利用工作”和“利用档案”是两个既有联系又有区别的概念。 “档案利用工作”是指档案馆(室)为满足利用者工作的需要,向利用者提供档案材料的工作。 “利用档案”是指利用者为了研究和解决某种问题而使用档案。 这是一个过程的两个方面,有利用档案的需要,才有档案利用工作;有档案利用工作才能实现对档案的利用。档案利用工作是利用档案的必要条件,利用档案发挥档案的作用,是档案利用工作的直接目的。 二、利用服务工作在档案工作中的地位 (一)档案提供利用是档案工作的根本目的和中心任务 (二)档案利用服务工作直接与社会发生关系 (三)利用服务工作在一定程度上体现了外界利用档案的需要,对整个档案工作具有一定的检验和推动作用 三、档案利用服务工作的要求 (一)明确服务方向,坚定服务思想,树立良好的服务态度 要做好利用服务工作,首先要明确服务方向。我国现阶段档案利用服务工作是为社会主义现代化建设服务。各档案馆室应根据所存档案的性质和内容的特点,明确不同时期的具体任务和服务工作重点。 档案工作者要具有服务意识,千方百计地为各项工作服务,为利用者提供方便。 (三)研究利用工作的特点和规律,了解利用效果 随着社会的发展,档案利用工作会不断地出现各种新的情况、新特征,档案工作人员应对查档人次、利用内容、调卷数量、利用目的与效果等,进行认真登记和研究,以便掌握利用工作的规律。 (四)正确处理利用和保密的联系 保存档案的目的,就是提供利用。但在档案提供利用工作中正确处理好利用与保密的关系。每个涉及档案的人员都必须严守党和国家的机密,确保不发生失密、泄密现象。对何种档案需保密,何种档案不需保密,保密期限的长短,档案在何种情况下提供利用,为谁提供利用、采用什么方式提供利用等问题都应处理得当,在党和国家的利用这个大前提下,依据党的方针政策,把利用和保密结合起来。 (五)正确处理利用与保护的关系 档案原件每使用一次,都会受到磨损,尤其是静电复印。为防止和减少档案原件在利用过程中损坏,应采取必要的保护措施,如在每件(卷)档案原件上加保护装置,尽可能地向利用者提供复印件,制定借阅规定,及时停止借阅损坏待修的档案等。当然,档案馆(室)不能为了保护档案而对利用者严加控制。在档案工作中,应科学地处理好利用与保护的矛盾,档案工作者在档案利用过程中应积极争取利用者的理解和配合,在保护好档案的前提下,为社会主义建设充分发挥档案的应有作用。 第二节 档案提供利用服务的方式 一、 总述 档案提供利用的具体方式有: 以档案原件提供利用,在档案馆(室)内开辟阅览室,暂时把原件借出馆(室)外使用。 以档案复制件提供利用的方式有∶用手抄、打字、印刷及摄影、复印等方式制作副本或摘录。 此外、还有举办展览、制发档案证明、进行档案咨询等方式来提供利用服务。 二、 开设阅览室 开设阅览室是档案提供利用的普遍和主要的服务方式之一,阅览室是档案馆(室)集中广泛地接待利用者,为利用者直接传播档案信息、提供咨询服务的基本场所。 (一)开设阅览室的优点 1.便于专职人员为利用者提供咨询 2.有专人监护,利于档案保护,有效地防止泄密 3.有专门设施为利用者提供便利,这样可以避免因一人外借出馆外而妨碍多人利用的弊端,从而有效地提高档案的周转率和利用率,提高利用服务工作的质量。 (二)档案阅览室对工作人员的要求 阅览室的工作人员首先应树立为利用者服务的思想,具备良好的工作作风,其次应有扎实的业务基本功,即对档案的有关情况了如指掌,能熟练地使用各种检索工具,快速的依照利用者的要求查找和选择档案,能动地向利用者推荐或代选能满足利用者研究和工作需要的各种档案资料,为利用者当好参谋,耐心解答有关档案资料方面的问题。 (三)阅览室的物质条件要求 阅览室的建设应具备必要的物质设施,包括服务台、阅览桌、布告栏、目录和资料柜、监护设备等。另外,还应配置备用的检索工具和参考资料、工具书等。 (四)阅览室的借阅制度 阅览室还应健全合理的借阅制度,例如档案借阅范围、办法、保密原则等,作为工作人员和借阅者共同遵守的行为规范,工作人员应负责宣传并监

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