办公室日常工作及接待办公室日常工作办公室的.PPT

第九章 办公室日常工作及接待 第一节 办公室日常工作 一、办公室概述 （一）办公室的含义 主要有以下几种含义： （1）泛指一切办公场所。它是管理人员或文职人员处理日常工作的主要场所。 （2）专指特殊办公场所。它是某一级职务领导人员或某一类职业人员的办公场所，如校长办公室、厂长办公室、护士办公室；也可以指某种独立的工作机构，如国务院台湾事务办公室、招生考试办公室等。 （3）特指秘书机构。它是党政机关、企事业单位内部的综合职能部门。在高级领导机关称为办公厅，如中共中央办公厅、北京市人民政府办公厅；在中级机关或基层单位称为办公室，如××学院办公室、 ××公司办公室等。 本章所论述的办公室是第三种。 （二）办公室工作的特点 秘书人员在办公室的职责，概括起来主要有两点： 一是政务服务； ； 二是事务管理。 （三）办公室的作用 1、指挥作用 2、枢纽作用 3、窗口作用 二、办公室的日常工作 （一） 值班工作 1、值班工作组织形式 办公室值班工作的组织形式，依据其工作性质和规模大小有所不同： (1)专职性值班 (2)轮流性值班 (3)领导电话值班 2、值班工作内容 (1)通信联络 (2)公务接待和咨询 (3)处理紧急问题和突发事件 (4)承办领导临时交办的工作 3、值班工作制度 值班室是展示机关形象的窗口，是对外联系、传递信息的枢纽，值班人员的精神状态，一言一行都关系到本机关的威信与形象，所以必须把值班工作纳入规范化管理的范畴，制定值班制度，对值班人员提出相应要求。 (1)岗位责任制度 (2)值班记录制度 (3)交接班制度 (4)请示报告制度 (5)安全保密制度 4、值班室的建设 值班室的建设包括软件建设和硬件建设两方面的内容。一方面是建立一支高素质的值班队伍，建立严格的工作制度，提高值班人员的业务水平；另一方面是搞好值班室的设备、资料建设。 (二)印信管理 印信管理就是对印章和介绍信的管理。印章和介绍信是各级各类组织对外联系的标志以及行使职权的凭证。 1、印章的使用和管理 (1)印章的作用：标志作用；法律作用；辨伪作用 (2)印章的种类：按质料分，印章有铜印、钢印、木印、塑料印、胶皮印、万次印等。 按性质分，印章有单位印章、部门印章、领导人印章(含签名章)和业务专用章，如密封章、收发文章、财务专用章、资料专用章以及一些业务人员的工作用章等。 (3)印章的启用。印章的刻制必须经本机关、本部门申请，经上级主管机关批准到公安部门办理手续后，再到指定的刻字单位刻制。 (4)印章的保管和使用。 2、介绍信的使用和管理 介绍信是机关、团体、企事业单位介绍向有关单位介绍被派遣人的情况与任务的专用信件。它具有介绍和证明两种作用。 (1)介绍信的形式 常见介绍信有两种形式：一种是带存根的普通介绍信，它用铅字印成，有两联，一联填写后供外出公干人员使用，另一联当作存根保存，并有骑线的编号和盖章。另一种是根据需要临时书写的介绍信，纸张一般用带有单位名称的信笺，落款处加盖机关公章。 (2)介绍信的种类。根据用途分为三类： 第一类，行政介绍信。当机关工作人员调动工作时，需出具这类介绍信，介绍被调动人员的姓名、职务、级别、被调往何单位、任何职务。 第二类，组织介绍信。这是机关工作人员调动工作时，接转组织关系的书信。 第三类，专用介绍信。这是外出联系接洽工作或办理有关事物的书信。 (3)介绍信的管理 像印章一样，介绍信也有秘书人员负责管理、填写和撰写。 (三)办公室活动安排 1、拟订工作计划 秘书人员是领导活动的辅助者，所以，秘书人员对领导的会议、出差、约会、访问等活动都应该进行计划、推行、变更和调整。