高校科研档案管理创新服务.docVIP

高校科研档案管理创新服务摘要： 随着信息技术的发展，新时期高校档案创新工作成为档案工作面临的新的问题。顺应知识经济时代的潮流，促进党和国家全面建设小康社会，我们要充分的利用档案信息资源，提高档案服务质量，积极有效的发展各地区的经济建设。 关键词： 高校；科研档案；管理创新 中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）23-0314-03 0 引言 高校是教学、科研和培养人才的重要基地，高校科研档案集教学、科研、管理于一体，是高校完成历史使命，为社会发展提供人才、智力支持的丰富的信息资源。做好新时期高校档案创新服务工作，进而为促进教育事业及经济社会的协调发展服务。 1 规范档案管理，建立科研档案服务机制 档案服务机制是指档案部门为社会服务的内在工作方式和方法。高校档案管理部门应在不断完善传统的管理服务的同时有针对性的进行一些特色服务；改变使得档案信息管理滞后的服务方式，采取网上服务和主动服务相结合的方式使得档案信息获得超前服务；使得管理的文档资源得到充分的利用，需要采取各种各样的宣传方式，比如内部或公开的出版物、公开的新闻报道等；为了促进文档资源更好的服务学生和教职员工，需要实行相关的服务措施比如：代查代检、代复制、文献传递等；使得信息成果得到高效的利用，需要更深层次的研究和分析成果；为提高服务的效率需要充分利用现代信息技术；为档案管理积累资金需要适当采取有偿服务；适当进入市场,积极参与科研成果的转让。 1.1 建立档案馆(室)网页，开展网上利用服务。目前，国内许多档案馆（室）采用便利的因特网进行网上服务，这样的方式对于可以更加方便的搜集和共享社会和单位提供档案资源。 档案工作者为了达到信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，需要基于互联网快速的建设更加的完整和系统档案信息资源数据库；为了实现档案工作的自动化管理，档案信息的法制化管理。就要在建立健全电子文件全文数据库的同时，在因特网上按时监管处理好电子文件以备利用。 1.2 “电子文件(档案)数据管理中心”具备广阔的覆盖面积，丰富多彩的内容，很高的实用性等相关的优点。因为它的建立能够使得电子文档数据管理中心统一监管和处理授权给网站的各单位的归档电子文件，与此同时，各单位可以共同分享该网站上发布加密的或者是有限制的电子文件，使得电子文件的查询、利用服务变得更加的便利，促进了资源共享。 1.3 电子文件的自动上传收集。当前档案管理部门工作的不可小看的一个关键环节就是如何收集整理在单机上形成的电子文档。相比较于传统纸质档案的收集整理，他们的最大区别在于，目前档案部门早已摒弃了浩海如烟的纸质文档收集整理，而是在互联网上设置电子文件自动上传的工作窗口，采取下载和上传的方式完成文件的电子文件形式的传输，这样的方式能以最快的速度收集实时的文档，并快速的归档于档案馆(室)的服务器, 1.4 开展在线服务。当下是现代信息技术应用飞速发展的时代，它在各个领域都不断地改变着人们工作、学习和生活的环境。现在各种各样的信息系统和信息网络能够及时滚动的转达准确、有效、全面的信息使得人们获得实时的信息。因此手工式的档案收集管理、利用服务方式完全落后于现代化的档案服务方式。档案部门仅仅是利用电脑，在网页上汇编好专题，设置好相关的数据库查询窗口和提供相关服务的电子邮箱就可以使得利用者与档案馆（室）以电子邮件的通讯方式交流信息，实时对文档资料的真实性和价值性提供咨询，提供查询和资信服务。 2 创新高校科研档案管理模式，提高科研档案服务水平 模式创新是高校科研档案管理创新的手段和重要途径。长期以来受计划运行和行政模式等特点的影响，高校科研档案管理模式存在着较为严重的传统性的倾向，其管理方式或手段是手工的，这对高校科研所带来的影响，已越来越多地为人们所认识。加强这一行为的转变，应成为高校科研档案管理改革的重点。 2.1 建立高校科研档案集中统一的管理模式 《高等学校档案工作规范》明确规定：科研档案必须实行集中统—管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发和利用。科研档案集中统一管理是档案工作发展的必然趋势，也是最基本的要求。不能也不允许将一类完整、系统的科研档案人为地割裂分散，把一个项目的科研档案分成几部分，分为几个部门管理，否则，将严重制约高校科研档案的开发利用。为了做到集中统一管理，必须按照分级负责的原则，制定和完善行之有效的科研档案积累和归档的各种规章制度。理顺高校档案部门、科研管理部门、科研档案形成部门之间的工作关系，共同构成一个相互联系、相互制约、相互渗透的联合体。明确各级各类人员在高校科研档案工作中的职责对高校科研档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁和移交等做出具体的规定并加强检查、监督、评估与验收工作