XXXX项目定义阶段信息与文档管理计划.docVIP

XXXX项目 项目定义阶段 信息管理计划 文件编号： 编制： 审核： 审批： XXXX项目 2015年11月18日 1目的 本文件旨在规范XXXX项目联合管理团队及其他各参建单位在项目定义阶段期间信息和文档（文档/数据传递）信息管理各方面的特定需求本适用所构建的系统。 下列文件中的条款通过本的引用而成为本的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单或修订版均不适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本文件。/T 28《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 GB/T 50328《建设工程文件归档整理规范》 GB/T 11822《科学技术档案案卷构成的一般要求》 GB/T 18894《电子文件归档与管理规范》 GB/T 10609.3《技术制图复制图的折叠方法》 GB/T 11821《照片档案管理规范》 4定义 下列术语和定义适用于本文件。 4.1参建单位 参建单位是指并负责实施完成合同任务的当事人。 42信息技术 ： EPC：工程设计、采购和施工 DCC：文档控制中心4.3项目文档管理 项目定义阶段过程文件、档案的管理。 4.4项目定义阶段文档 指项目定义阶段在立项、审批、招投标、勘察、设计及工程准备过程中形成的文档。 4.5项目档案 通过对项目定义阶段产生的各类文档进行鉴定、整理，将属于归档范围的文档按照档案管理要求进行组卷、组册、编目即形成了项目档案。项目档案体现了项目建设的合法性，反映了项目建设过程的真实状况，记录了项目建设过程的管理轨迹，为项目竣工验收提供依据，为今后的生产、维护、改扩建提供有力支持。 5职责 5.1负责贯彻、执行有关项目文档管理工作的规范、规定、程序等文件，确保项目文档质量管理符合标准规范要求。 5.2负责按照标准规范要求编制符合、适用于本项目的文档管理程序、制度。 5.3负责编制适用于每个受控合同的文档编制要求、交付要求，并按合同要求检查文件交付的符合性。 5.4协调好项目文档管理工作进度与项目建设进度相对应，确保项目文档管理不影响项目建设的进展。 5.5负责按照项目文档管理程序对项目内部产生的正式文件进行收集、处理。 5.6负责按照项目文档管理程序对项目外部产生的需向业主提交的正式文件进行检查、接收、处理。 5.7负责对各文档提交单位交付资料的编制工作进行指导、督促、检查，发现不合格项立即要求整改，并及时解答在资料编制过程中产生的问题。 5.8制定涉密文件的访问规则，并做好相应的保密管理工作。 5.9负责制定适用项目的、统一的项目文档格式（即各类模板）和编码。 5.10根据项目文档管理的需求，合理配置软件、硬件设施。 6工作要求和程序 6.1项目文档管理目标 制定科学、规范、有效的管理手段，实现项目文档的标准化、规范化、科学化管理； 建立完善的项目文档管理体系，实现各类文档的有效运行； 通过项目文档管理工作，记录项目建设的全过程，并在项目结束后整理出一套完整、准确、系统、安全的项目档案。 6.2组织设置 信息和文档管理机构的组成包括：技术部（副）经理、技术部文档负责人、技术部助理，其中技术部（副）经理负责项目文档的所有管理与协调工作，文档负责人负责项目文档的检査与指导，管理产生和接收的文档，以及文档的整编、归档工作。技术部助理负责信息和文档的收发、汇总等相关工作。 文档管理机构设置采用矩阵组织结构，兼顾文档管理的统一性和专业性。 文档管理人员应具备一定的档案管理专业知识，并能熟练操作Office、Auto CAD等计算机软件。 文档管理机构根据项目的管理模式和建设特点，编制项目文档管理程序，建立健全项目文档管理的各项管理制度、工作程序和业务流程。 6.3宣贯与培训 6.4管理手段6.4.1检查 内部检查主要内容有： 检查各信息和文档提交单位提交的资料是否按流程进行管理； 纸质版资料与电子版资料是否一致； 各类台帐是否及时更新； 文档操作人员是否能及时、正确找出所需资料。 是否有专职文档人员； 资料存放环境是否安全； 资料管理是否有序； 是否建立完整的资料管理台帐； 是否按文档管理程序规范操作各类文档的提交与反馈流程； 是否有文档提交计划和完成情况统计表； 是否按合同规定要求按时、按量、保质提交各类信息和文档。 6.4.2督促 在项目管理过程中，若发现各信息和文档提交单位未能按照合同条款要求提交资料的，文档管理人员需即时向技术部（副）经理反映情况，由技术部（副）经理以口头、书面等方式督促各信息和文档提交单位按合同要求提交资料。在口头、书面督促无效的情况下，可由技术部（副）经理牵头，召开项目文档对接会，对不能按合同要求提交资料的情况进行调查，查明原因后要找出解决办法，落实具体责任人和完成时间，并形成会议纪要。对接会后，文档负责人需对会议决议进行跟踪和落实，并将落实