(周恩良新课件)《秘书理论与实务》.pptVIP

作者说明：本课程课件共19集，这是第4集。其他各集将陆续上传。 请各位同行多多批评指教！ 周恩良的QQ：522842900 《秘书理论与实务》项目2 办会 学习目标：掌握小、中、大型会议及商务活动的筹备组织全过程中各项秘书工作 本教学项目4大模块 §2-1 会议的功能、构成要素和会议筹备组织的主要任务 §2-2 会前筹备 §2-3 会中服务 §2-4 会后落实 §2-1-1 会议的功能、构成要素和会议筹备组织的主要任务 会议构成18项要素 会议环境对于开好会议是一很重要因素——中日《马关条约》谈判签约案例 割让辽东半岛、台湾、澎湖列岛给日本 赔偿军费白银2亿两 开放沙市、重庆、苏州、杭州为商埠 允许日本在通商口岸设立工厂 会议的环境对于开好会议是很重要的——中日《马关条约》谈判签约案例 中国政府首席代表李鸿章 日本国内阁总理大臣伊藤博文 日本蓄意营造施压环境迫使李鸿章就范 安排李鸿章等面窗而坐，清楚看见下关海峡冒着黑烟可随时驶出的日本战舰 在休战期突占澎湖，形成威胁台湾之势 在日本浪人刺杀李鸿章之时避免第三国干预 最终迫使李于1895年4月17日（光绪21年3月23日）签约 会议筹备组织的任务与原则 会议筹备组织（也称“会议管理”、“会议工作”、“会务工作”）——秘书机构对会议筹备、组织和保障进行的管理工作。它是秘书工作的重要内容之一。 筹备组织包括 从会议的设计 筹备直到会议 结束善后工作 的全过程。 会议筹备组织(会务工作)的总体任务与内容 会议的前期工作(6项) 1、制定会议计划，报请批准。 2、拟定会议程序和日程安排。 3、确定与会人员（出席与列席）及人员编组。 4、选定和布置会场，安排座次。 5、会议通知、报到签到、人数统计工作。 6、安排会议工作人员的分工与联络。 会议的文书工作(7项) 1、印发会议证件。 2、协助领导撰写会议主题报告。 3、准备会议其他材料(发言、参考资料；影视资料等)。 4、编写印发会议简报。 5、会议中的文书的传递和处理工作。 6、会议记录、决议、纪要。 7、会议文书的初步整理。 会议的生活服务工作(6项) 1、会场各项服务。 2、会议食宿安排。 3、会议财务管理。 4、交通工具的提供与管理。 5、文化生活安排与必要的商品服务。 6、医疗保健服务。 会议的保密保卫工作(4项) 1、会议文件的保密。 2、会场和代表住地的安全与防火、防盗等措施的落实。 3、交通的绝对安全。 4、警卫、治安工作。 会后工作(5项) 1、整理记录、录音、录像等。 2、会议文件的清理和清退处理。 3、送别与会人员。 4、做好会议筹备组织的总结和表扬奖励工作。 5、文书立卷归档工作。 此外，会议进行中的调度工作，记者招待会工作、会后的督促检查工作，也是很重要的。 会议工作的原则 a.充分准备：会议预案、筹备机构、会议文件、会场布置、会议用品、食宿安排、参观点准备、联系用车及娱乐活动等。 b.严密组织：“科学预案、统一指挥、有效协调”。 c.周到服务。 d.节俭办会。 e.安全保密。 f.精简高效。 会议筹备组织工作任务总揽1——不同的小型会议 一次班会的办会 一次班级专题演讲会的办会 一次总经理办公会议的办会 会议筹备组织工作任务总揽2——中型会议 公司年终总结表彰大会 市县人民代表大会 会议筹备组织工作任务总揽3——大型会议 周年庆祝大会 (千人大会) 全国人民代表大会 分阶段的会务工作 2-2 会前筹备 (10项工作) 一、制定会议计划，报请批准。 二、拟订会议议程、日程 三、提供会议地点的备选方案 四、布置会场安排座次 五、发布会议信息 六、安排会议食宿 七、邀请会议嘉宾 八、准备会议资料、会议用品 九、安排会议礼仪服务 十、检查会议常用视听设备是否正常 第一节 会前筹备 (10项工作) 一、拟订会议计划并报请批准 二、拟订会议议程、日程 三、提供会议地点的备选方案 四、布置会场和安排座次 五、发布会议信息 六、安排会议食宿 七、邀请会议嘉宾 八、准备会议资料、会议用品 九、安排会议礼仪服务 十、检查会议常用视听设备是否正常 一、拟订会议计划并报请批准 1，往往是根据领导授意或领导班子的决定来提出会议计划 2，会议计划应包括的主要内容 ——会议名称、任务及要达到的目的； ——会议规模、参加会议人员及会期； ——会议主要准备工作及分工； ——会议经费预算。 二、拟订会议议程、日程 （一）相关知识 1，会议议题 2，会议议程 3，会议日程 4，会议议题、议程、日程的作用 （二）示例分析 1，英豪公司销售团队会议 2，霓裳公司店长销售培训会 （三