议事规则开一场有效的会议.pdf

議事規則：開一場有效的會議 一、會議主席應有的認知 在一場有效的會議當中，主席扮演著一個重要的角色，這個角色扮演著讓這 場會議或討論能夠成功有效的進行，並且扮演好其職權。因此，就一場成功的會 議而言，必須希望能夠達到以下的目的： 1.具體的結論 2.議程的效率 3.全體的參與 4.和諧的氣氛 5.團隊的學習 而在主席部分，更應該扮演好以下的角色： 1.引導議程 2.掌控時間 3.鼓勵參與 4.協助討論 5.維持秩序 6.促成決議 因此，在開會前，主席必須要注意以下的事情： 1.遵守時間 2.確認設備與資料 3.瞭解議程及待決議事項 二、會議主持的相關技巧 （以下譯自：A GUIDE FOR TRAINING STUDY CIRCLE FACILITATORS ） （一） 建立一個輕鬆且開放的基調 （二） 建立清楚的基本規則 （三） 協助討論流程： ‧時時注意參與情形—哪些人已經說過話了？哪些人還沒說話？哪觀點 還沒有被談過？ ‧不必對每次說話都予以回應，不必親自回答每個問題；讓所有的參與者 之間能夠直接對話。 ‧允許暫停與沈默的時間；思考與回應是需要時間的。 ‧不要讓任何人支配發言，試著讓每個人參與進來。 ‧記得，討論不是辯論，而是一種小組對話。如果大家忘了這一點，請勿 猶豫，立刻請大家協助以重新建立基本規則。 （四） 幫助小組掌握討論內容： ‧考量廣泛的多種觀點。請大家思考對於議題的不同看法與不同解決方法 的優點與缺點。 ‧請大家思考在他們自己的信念以及在別人的選擇背後的關懷與價值觀。 ‧運用澄清、重述、歸納等方法來協助討論進行。 ‧協助參與者辨認「共同點」，但是不要試著強要達成共識。 使用探索性的評論或不會導向「是」與「否」答案的開放式問題，使討論更 有生產力。一些有用的問題包括： ‧這裡的重點大概是什麼？ ‧您不同意的主要原因是什麼？ ‧你有什麼能夠支持這個觀點的理由？還是有什麼想要挑戰這個觀點的 看法？ ‧你能不能幫我們更加瞭解在你這個觀點背後的理由？ ‧有沒有哪些可能的情形，會對你剛剛的說法構成很強的挑戰？ ‧你認為這個觀點最有說服力的地方在哪裡？ ‧還有哪些我們應該討論但還沒有討論的想法？ ‧有哪些資訊可以支持這個觀點？ （五） 保留足夠時間以結束討論： ‧請大家對這個主題提出最後的評論與想法。 ‧感謝大家的貢獻。 自信的領導人「自信，就是不要跟自己過不去」 黑幼龍：「自信，就是不要跟自己過不去。」 沒自信的人常覺得別人看不起他。有些公司的高階主管，如果知道員工把公文先 送給別人看再呈給他，就會拒絕批示，理由是：「這太看不起我了，應該先送來 給我批示。」 這是很可惜的事，特別是對主管或領導人來說，缺乏自信的影響更大，因為他可 能因而用不到最好的人才。 辜濂淞曾說：「領導人不見得比別人聰明，可是他會用比他聰明的人。」這句話 背後所展現的，就是自信。為什麼呢？因為，領導人若能聽從旁人的建議，就不 怕大權旁落或被別人騎到頭上，當然會 有很多人才願意幫他工作。如果領導人 自信心不夠，只敢用跟他一樣能幹甚至能力差一點的人，那麼這家公司一定越來 越糟糕。 【自信很強的人，有四種特質】 一、了解自己 每個人都認為很了解自己，但是自信心比較強的時候，你會清楚看見以前疏忽的 一面，怎麼說呢？以前多半只注意自己的缺點，一旦多了自信，自己的毛病似乎 不見了，其實毛病不是憑空消失，而是因為 你開始了解自己的