文秘项目3.ppt

（二）有效沟通的技巧 1.使用简单的和重复的语言 2.运用移情作用 3.调整沟通的环节 4.说服和建议的技巧 沟通箴言 　　 　　 沟通，是一门生存的技巧，要学会它，掌握它，运用它…… 沟通的70% 是倾听。如果希望成为一个善于谈话的人，那就先要做一个好听众。 推心置腹的谈话就是心灵的展示。 如果你是对的，就要试着温和地、有技巧地让对方同意你；如果你错了，就要迅速而诚恳地承认，这要比为自己争辩有效和有趣得多。 有许多隐藏在心中的秘密都是通过眼睛被泄漏出来的，而不是嘴巴。 谈话，和作文一样，有主题，有腹稿，有层次，有头尾，不可语无伦次。 与人交谈一次，往往比多年闭门造车更能启发心智。思想必定在与人的交往中产生，而在孤独中进行加工和表达。 一个人必须知道该说什么，一个人必须知道什么时候该说，一个人必须知道对谁说和怎么说。如果你要使别人喜欢你，如果你想他人对你产生兴趣，你需要注意的一点就是谈论别人最为愉悦的事情。 当你劝告别人时，若不顾及别人的自尊心，那么再好的言语都是没有用的。 任务二 协调工作 一、各类协调的含义、范围与方法 （一）协调的含义 秘书的协调工作是指秘书人员在职责范围内，根据领导授权，调整和改善部门之间、工作之间、人与人之间的关系，建立和谐的、相互促进的环境，形成统一的有机整体，避免和减少管理过程中的功能损耗，使工作得以顺利进行，并达到预期的目标。 秘书部门处在整个组织的枢纽地位，负有辅助领导进行管理的职责，需要处理和协调上下、左右、内外许多的关系，因而要求秘书人员具备较强的能力，充当协调者的角色，按照一定的原则，利用一定技巧进行协商和处理。秘书的协调工作具体包括上下关系的协调、与领导关系的协调、对外关系的协调以及对领导成员之间的关系协调。 （二）协调的范围和方法 1.上下关系的协调 上下关系协调是指本部门的上级与本部门的下级进行协调。其目标是理顺上下关系，使得上下思想、行动保持一致。 秘书人员进行上下关系的协调主要有以下几种方法： （1）文字协调法。即通过征求意见稿、会签文件、会议备忘录、会议纪要等形式，拟订工作计划、规章制度，制定活动部署，以此来统一认识，协调行动。这种文字协调能保持较长时间的关系稳定，具有规范性、稳定性的特点。适用于组织内部上下各相关方面的工作协调运转和协调组织与外部各方面的关系。 （2）信息沟通法。针对由于缺乏了解、主观臆断、偏听偏信而造成的误解和矛盾，秘书人员应将有关部门、单位和人员召集起来，通过如实介绍情况、沟通信息来解除误会，消除隔阂。 （3）政策对照法。对于同一项工作，众说纷纭，有的部门认为该办，有的部门认为不该办，这种难度较大的矛盾和失调，秘书人员可以通过对照党和国家的方针政策、法律、法规，用政策来统一思想，指导协调行动，最终达成共识。 2.与领导关系的协调 秘书是领导工作的助手，其主要服务对象是领导，其工作性质决定了他/ 她在与领导关系协调时必须注意以下方面： （1）尊重领导，服从领导 尊重是秘书协调与领导关系的基础。 各商务组织的领导一般都具有较高的威望、资历和能力，有很强的自尊心。作为秘书，无论何时何地，都要切记自己是领导的助手，应随时维护领导的威望和自尊。 对上司的工作不能求全责备，而应多出主意，协助上司干好工作；提出问题的解决方案、补救办法以及防范措施。 （2）维护领导形象和威信 （3）多出主意，委婉提醒 秘书在与上司沟通工作时，一定要讲究方式方法，特别是给上司提建议时，一定要考虑场合，注意维护上司的威信。 （4）讲究沟通技巧 4.领导成员之间的关系协调 秘书应该怎样维护管理群体之间的团结，使本单位的领导成员之间在相互沟通协调方面更具影响力呢？在协调领导之间的关系时又应掌握哪些技巧和原则？ （1）职权划分，单向请示。秘书要严格按照领导人的职责分工，请示或汇报工作应找直接主管领导，实行单向请示，不越级请示，也不多头汇报。遇到综合性的、涉及多方面工作的事项，应请示主持全面工作的领导人，并向各有关领导人通报情况。 （2）不分亲疏，一视同仁。首先，在工作上要做到同等协助，对每位领导交办的事项都愉快地接收，以同等的努力去完成；其次，在生活上做到同等地对待，如一时办不到让所有领导成员都应得到的待遇，那么宁可缓办，等条件具备了再办；再次，在感情上做到同等尊重，切忌从个人的好恶出发，亲近与自己关系深的领导，疏远与自己交往浅的领导；最后，在职责分工上做到同等对待，对一把手和其他成员要一视同仁，不能“权重持寸，权轻距丈”。 （3）通报情况，维护领导层的团结一致。能否维护领导层的团结一致，事关本单位的内部稳定和有效运转，这是每一