网络环境下的档案信息综述.docVIP

网络环境下的档案信息综述( File information under the Network Environment Review Abstract: In the network environment, many files of information has been (or is developing) into a digital information. This paper will talk about the definition, characteristics, management of the information under the network environment, and analysis its security problems and preventive measures. Key words: network environment; Information; digitization; Digital Information Security 关键词: 网络环境；档案信息；数字化；数字信息安全 摘 要：在信息网络环境下， 进入90 年代，尤其是近几年，信息技术（T, Information Technology）迅速发展，引发了一场众所周知的新的社会革命。这个新的社会革命有两个明显的特点：一是知识经济环境的产生，二是信息网络环境的形成20世纪档案管理工作模式得到跨越式的深化和发展。当然，也给网络化下的档案组织与管理活动带来了新的压力与挑战。例如，原来的档案管理是重管理、轻利用，等人上门查阅等，在新的形式下，档案的收集、整理、查询都将会在远程实现，任何人在任何时间和任何地点，都可以通过网络查阅到他所想知道的法律规定范围内的档案信息，此时档案信息的上下载、档案信息的组织都不再是面对面的，而是虚拟化的。原来的档案管理是部门条块分割的，今后不同部门、不同单位甚至于是不同国家的各类档案都需要相互联系，为用户提供统一服务。因此在信息网络环境下，档案部门如何面对突如其来的变化、如何充分利用信息网络技术发展档案事业、档案建设和管理该如何做才能满足这种需求呢等等，这些问题成为了新时期档案管理发展必须解决的问题。 网络环境下档案信息的特点 要想做好网络环境下档案信息的现代化管理和开发工作,就必须研究和了解网络环境下档案信息的结构和特点。在档案计算机管理由单机环境上升到网络环境后,档案管理的范围明显扩大,深度明显增加,档案信息结构也发生了明显变化,具体说来有以下几点。 　　(1) 档案信息由过去主要是目录级二次信息为主变为全文级一次信息为主。在网络环境下办公文件管理和档案管理一体化。办公自动化系统产生大量的电子文件,通过网络系统可以直接转变为电子档案全文信息。没有形成电子文件的档案库存纸质文献,也可以通过电子扫描和汉字识别系统由纸质文献转变为电子文件的全文信息,这就为管理全文级一次档案信息提供了有利条件。从对档案计算机管理系统的功能来说,目录级二次信息只能起档案检索工具的作用,要想查看档案文献原文还要到库房去索取案卷。而全文级一次信息则可以直接为用户检索查阅。从目录级到全文级对档案信息计算机管理来说是一个进步。 　　(2) 网络环境下档案信息不再是单纯的文字信息,而是由文字、图像和声音等多媒体组成的综合信息。长期以来,人类的历史只是文字记录的历史,文字是记录历史的唯一工具,文字描写具体、细腻,但在描述间遗漏了太多的细节,留下了广阔的想像空间,这是文字的奥妙,也是文字的无奈。随着摄影和录音技术的出现,人们开始用图像、声音和文字一起记录历史。图像、声音比文字能更直接、更具体和更生动地描绘事物,它以直接方式对事物清晰无遗的展示,满足了人们最大限度地了解事物的愿望。摄影术对对象的捕捉与定格突破了时间和空间的限制。在一个文字和图像并列进而竞争的时代,图像显然占据更多的优势。最近几年,各级各类档案馆保存的音像档案数量迅速增长[1 ] 。计算机网络技术的普及,图像信息处理技术的进步和发展,为人们通过计算机网络存储和处理图像信息开辟了新的途经。图像的上网,使得网络信息图文并茂,丰富多彩。 　　(3) 在网络环境下,档案信息数据库不再只是单机环境下的关系型数据库,而开始出现面向对象的数据库。关系型数据库只用来存储数据,处理数据则由另外的程序完成。而面向对象数据库不仅存储数据,同时也存储处理数据的程序。另外,随着计算机信息网络的发展和档案科学管理的进步,档案信息数据库也会逐步产生分布式数据库。在物理上为分布于网络中各计算机接点上的数据库集合,如果在逻辑上能把它们作为一个统一的数据库对待,则称之为分布式数据库。分布式数据库有两大特点:一是数据的分布性,数据不是存放在单一结点上,即不是集中存放在一个档案管理部门。