第10项目采购管理.pptVIP

10.5.4 结束采购输出 1．结束的采购 买方(通常由其授权的采购管理员)向卖方发出关于合同已经完成的正式书面通知。对正式采购收尾的要求，通常已在合同条款和条件中定义，并包括在采购管理计划中。 2．组织过程资产(更新) 可能需要更新的组织过程资产包括(但不限于)： 采购文档。一套完整的、带索引的合同文档(包括已结束的合同)。采购档案应该纳入最终的项目档案中。 可交付成果验收。买方(通常由其授权的采购管理员)向卖方发出关于可交付成果已通过验收或未通过验收的正式书面通知。合同中通常都会规定对可交付成果的正式验收要求，以及如何处理不符合要求的可交付成果。 经验教训文档。应该编制经验教训文件、工作体会和过程改进建议，作为项目档案的一部分，用来改进未来的采购。 Add your company slogan 如何在每个合同中规定合同可交付成果的进度日期，以便与进度计划编制和进度控制过程相协调； 如何识别对履约担保或保险合同的需求，以减轻某些项目风险； 如何指导卖方编制和维护工作分解结构(WBS)； 如何确定采购／合同工作说明书的形式和格式； 如何识别预审合格的卖方(如有)； 用于管理合同和评价卖方的采购测量指标。 根据每个项目的需要，采购管理计划可以是正式或非正式的，非常详细或高度概括的。 采购工作说明书 依据项目范围基准，为每次采购编制工作说明书（SOW），对将要包含在相关合周中的那一部分项目范围进行定义。 采购SOW应该详细描述拟采购的产品、服务或成果，以便潜在卖方确定他们是否有能力提供这些产品、服务或成果。至于应该详细到何种程度，会因采购品的性质、买方的需要或拟用的合同形式而异。工作说明书中可包括规格、数量、质量、性能参数、履约期限、工作地点和其他内容。 采购SOW应力求清晰、完整和简练。它也应该说明任何所需的附带服务，如绩效报告或项目后的运营支持等。某些应用领域对采购SOW有特定的内容和格式要求。每次进行采购，都需要编制SOW。不过，可以把多个产品或服务组合成一个采购包，由一个SOW全部覆盖。 在采购过程中，应根据需要对采购SOW进行修订和改进，直到合同签订、SOW成为合同的一部分。 自制或外购决策 自制或外购决策记录了关于哪些产品、服务或成果需要从项目组织外部采购的决定，或者哪些产品、服务或成果应该由项目团队自行提供的决定。 它也可能包括为应对某些已识别风险而购买保险或履约担保的决定。 自制或外购决策文件可以比较简单，只包括一份清单和简要的决策理由。如果后续的采购活动表明需要采用不同的方法，则可以修改自制或外购决策。 采购文件 采购文件用于征求潜在卖方的建议书。如果主要依据价格来选择卖方(如购买商业或标准产品时)，通常就使用标书、投标或报价等术语。如果主要依据其他考虑(如技术能力或技术方法)来选择卖方，通常就使用诸如建议书的术语。不同类型的采购文件有不同的常用名称，可能包括信息邀请书(RN)、投标邀标书(IFB)、建议邀请书(RFP)、报价邀请书(RFQ)、投标通知、谈判邀请书以及卖方初始应答邀请书。具体的采购术语可能因行业或采购地点而异。 买方拟定的采购文件应便于潜在卖方做出准确、完整的应答，还要便于对卖方应答进行评价。采购文件中应该包括应答格式要求、相关的采购工作说明书(SOW)以及所需的合同条款。对于政府采购，法规可能规定了采购文件的部分甚至全部内容和结构。 采购文件的复杂和详细程度应与采购的价值和风险水平相适应。采购文件既要足以保证卖方做出一致且适当的应答，又要具有足够的灵活性，允许卖方为满足既定要求而提出更好的建议。 买方通常应该按照所在组织的相关政策，邀请潜在卖方提交建议书或投标书。可通过公开发行的报纸、商业期刊、公共登记机关或因特网来发布邀请。 供方选择标准 供方选择标准通常是采购文件的一部分。制定这些标准是为了对卖方建议书进行评级或打分。标准可以是客观或主观的。 如果很容易从许多合格卖方获得采购品，则选择标准可局限于购买价格。这种情况下，购买价格既包括采购品本身的成本，也包括所有附加费用，如运输费用。 对于比较复杂的产品、服务或成果，还需要确定和记录其他的选择标准。例如： 对需求的理解。卖方的建议书对采购工作说明书的响应情况如何? 总成本或生命周期成本。如果选择某个卖方，是否能导致总成本(采购成本加运营成本)最低? 技术能力。卖方是否拥有或能合理获得所需的技能与知识? 风险。工作说明书中包含多少风险?卖方将承担多少风险?卖方如何减轻风险? 管理方法。卖方是否拥有或能合理获得相关的管理流程和程序，确保项目成功? 技术方案。卖方建议的技术方法、技术、解决方案和服务是否满足采购文件的要求? 或者，他们的技术方案将导致比预期更好或更差的结果? 担保。卖方承诺在多长时间内为最终产品提供何种担保?