杭州万向职业技术学院会议室使用管理规定为加强学院会议室、报告厅.docVIP

杭州万向职业技术学院会议室使用管理规定 为加强院会议室管理，确保会议室的规范、有效使用，特制定本管理方法。具体内容如下： ??? 1．会议室是院专门用于召开学术报告、会议、组织活动和接待客人的场所，未经允许不得擅自使用。本管理办法所指的会议室包括：?2．会议室统一调度使用设备维护未经院办公室允许，任何部门和个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。 ??3．会议室实行提前预约制度。相关人员（部门）使用会议室，需填写相应的申请表，包括会议主要内容、参会人数、使用时间、申请人及联系电话、安全负责人等信息，经登记批准后方可使用。 ??4．使用人应爱护会议室设施，并保持会议室清洁。活动期间，要爱惜会议室的设备及物品，特别是多媒体设备等。 ??5．会议室活动结束后，使用人应进行必要的检查，关闭会议室内各种电器设备的电源，特别注意必须等待投影仪散热，指示灯变红后方可切断电源，关好门窗，对会议室进行清扫和整理，如有损坏照价赔偿。经劝说后，仍未自觉遵守各项规定，将停止其继续借用会议室。 ??6．严禁涉及商业的各类活动。 ??7．本暂行办法自201年月日起实行。具体流程： 9.说明： 一般性会议需提前天填写《会议使用申请表》至登记，以便总体协调，审核通过后即可使用对应会议室；固定的组会等，只需每学期初发送《例会使用申请表》登记备案一次，不必重复申请。届时请申请者提前10分钟到登记领用钥匙，需晚上使用的请于当天下午1:30分之前到登记，遇法定节假日请提早于上班时间与联系。若在预定时间不能按时使用时，申请人应及时会议室使用需遵循领导优先，先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；如遇特殊情况、紧急会议可先通知院办公室负责人，立即开启会议室先行使用，事后补办有关登记。 年 月 日 星期 申请时间段 选择会议室 出席人数 申请人 联系电话 安全责任人 (请填写项目负责人或部门领导，必须为教师) 使用说明 会议主要内容 主要出席人员 需求说明： 备 注 一、填写发送《会议室例会使用申请表》到院办秘书登记备案，审核通过后即可使用对应会议室。 二、届时请申请人或安全责任人提前到6302登记并与后勤处物业管理员联系使用，需晚上使用的请于当天下午15:30分之前到6302登记使用，遇法定节假日请提早于上班时间与后勤物业管理员联系，并对会议室设备进行必要调试，如有问题可及时联系管理员。 三、参会人员应自觉维护会议室卫生和爱护会议室设施，保持环境卫生，严禁乱用会议室有关设施或配置的公物。 四、使用人员要爱惜会议室中的设备、设施，人为损坏的，将由安全负责人全权负责。 五、会后应及时与管理员联系并做好会后整理工作。确定卫生，门窗，设备、电源（特别注意必须等投影仪散热指示灯变红后方可切断电源 检查情况 检查人： 检查时间： 附件2 本学期例会使用申请表 申请说明 使用时间段 会议室 会议主要内容 人数 需求说明 申请人 联系方式 安全责任人 (请填写项目负责人或部门领导，必须为教师) 备 注 一、填写发送《会议室例会使用申请表》到院办秘书登记备案，审核通过后即可使用对应会议室。 二、届时请申请人或安全责任人提前到6302登记并与后勤处物业管理员联系使用，需晚上使用的请于当天下午15:30分之前到6302登记使用，遇法定节假日请提早于上班时间与后勤物业管理员联系，并对会议室设备进行必要调试，如有问题可及时联系管理员。 三、参会人员应自觉维护会议室卫生和爱护会议室设施，保持环境卫生，严禁乱用会议室有关设施或配置的公物。 四、使用人员要爱惜会议室中的设备、设施，人为损坏的，将由安全负责人全权负责。 五、会后应及时与管理员联系并做好会后整理工作。确定卫生，门窗，设备、电源（特别注意必须等投影仪散热指示灯变红后方可切断电源