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自动订货和补货的现场应用 -王 心 意 　　对于我们的零售企业来说，订货、补货是每天都要进行的业务，但是，知道什么时候该订什么货却不是一件容易的事情。还有，如今的零售企业都能够通过信息管理系统实现“自动”的订货和补货流程，是不是手工订单就可以被完全取代了？计算机系统自动生成的建议订单是否有足够的“建议”价值？或者说这些建议订单的生成依据和理论算法是否科学、是否对每一类商品都同样适用？这些细节问题都值得我们与广大的零售企业经营者一起探讨。　　订货与补货的概念区分我们这里所说的订货是指零售企业直接向供货商要货，或者简单说成是采购；补货是指零售企业的门店直接向自己的配送中心或总部要货，或者称为配送调拨。补货基本上属于企业内部的流程范畴；有的零售企业会把补货工作称为“向配送中心点菜”，这样的提法也非常形象。　　信息系统对手工订单的支持传统的订货和补货方式是以手工方式为主进行的，大量的信息在通过电子数据传输的过程中差错率高，而且效率低下。不过，现实当中很多时候零售企业的采购工作仍有一些是需要手工来完成的。部分原因是因为某些供货商的管理水平无法达到超市要求的标准；也有的时候是因为有突发性的需求，像偶然出现大宗批发销售业务时，也需要超市的采购主管或当值的采购员下达手工订单通知采购。有些同仁提出的急提订单或者紧急落订单，都可以说是手工订单的一些特殊形式。　　当然，即使在手工下订单的情况下，采购业务人员同样需要信息管理系统给予足够的参考数据支持；超市的管理内容也要求进行相应的限制，而决不可能完全脱离开系统。一般说来采用手工订单时需要参考的依据有：商品的历史进价、历史采购批量、当前库存以及在途商品量（在订单量）等，这些实际数据对采购人员的工作将起到直接的帮助。同样是手工订单，对于需要限量控制的商品（比如干货），应当对采购数量和价格等敏感数值给予严格的限制；而对于生鲜商品等则可以在这些方面适当放宽，实行不限量订单。　　从这里我们可以联系到日配商品的订货方式。一般超市针对生鲜、冷藏商品都要求勤进快销,提高此类商品的周转率，所以这些商品进销频繁；而且由于商品本身保质期短，不可能保持过多的库存量，因此像牛奶、面包一类的商品大多实行每天供货，即日配。零售企业可以采用永续订单的方式，自动设定系统每天生成当天的订单；而由于一个超市每天的收货量不可能完全相同（如遇到周末、假日等），系统还可以利用不限量订单的方式，通过一次性批量订购此类生鲜商品，并按天收货，使进销频繁的生鲜商品，其订货管理得以简化。　　自动订货和补货的基本内容自动订货和补货的主要内容包括：根据不同种类商品的特点配置不同的订货、补货规则；分别按照最小、最优或最大库存量订货、补货；根据手工订单的内容订货、补货；同时还应当支持库位的指定，以及应对零售企业可能遇到的其他特殊情况。　　自动订货和补货的功能在信息管理系统中直接体现在建议订单的内容上，因此建议订单的内容也是订单流程中的重要环节之一。　　目前我们的零售企业采用的建议订单依据，有很多内容是从国外先进的超市管理思想中借鉴来的,分析起来无外乎两个方面：即库存方面与销售方面的参考依据。　　经营中常用的基本算法自动订货和补货的核心内容其实就是零售企业在经营中采用的基本算法，通过计算机系统来实现这些算法并不困难，但是用什么样的逻辑值计算自动订货量最合理，什么样的算法适合什么种类的商品，都需要细致推敲。　　1.库存警戒线法库存警戒线以商品的最小、合理或最大库存数作为标准生成订单，有人把这种方法称作固定库存法，或者库存上下限法，无论提法如何，其算法核心都是一致的。比如根据采购人员的经验，某种需冷藏的香肠其库存警戒线是20（包）。当然保鲜食品一般都码放在卖场冷柜中，因此也可以说是卖场的存货警戒线。当某一天库存低于警戒线的时候，在销售记账工作的同时系统就会生成建议订单。当工作人员第二天上班的时候可以从系统中直接看到这张系统提示的建议订单，并开始进行订货工作。　　不过这种按“经验系数”为依据的库存提示方法仍然没有脱离人为因素的影响；单纯使用手工设定库存的合理数，严格讲也并不科学。其实这只能叫做“半自动”订单。因为它仍然是通过业务人员的经验和直觉来进行采购决策的，并没有体现出计算机信息管理的真正价值。　　有些系统可以挖掘和利用系统的数据（比如在一个订货周期里的综合销售数据），对库存警戒线进行动态的调整，这种算法比简单的经验系数法要更有说服力。　　拿一个单品来举例，比如某种速冻饺子，我们可以以它在过去一个季度中的平均销量作为参考，让系统自动调整库存警戒线。如果这个单品的平均销量在这三个月中逐月递增，就会带动它相应的库存警戒线也随之提高，从而形成了动态设定的库存警戒系数。因此系统针对该商品的自动订单采购量也会相应增加。　　同样的原理，我们还可