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基建工程档案管理思路及方法探究基建工程档案管理是对基建工程建设档案资料进行收集、整理、组卷、移交、编目、保管、检索、利用和信息开发的工作,是一项管理性工作。一个优秀的基建工程档案管理者,对基建工程的档案管理应做到管理水平专业化、文件材料规范化、归档程序制度化、数据管理现代化、服务利用人性化。只有这样才能使基建工程档案信息得到充分利用,才能真正体现档案的价值,实现档案为现实服务的根本目的。 1科学系统地分类,使基建企业工程档案管理专业化 基建档案正确地分类,是保证卷宗内档案系统整理、编目、利用及运用计算机管理的基础。高校档案管理的重点从过去的文书档案、教学档案、会计档案管理转移到以基建工程建设为主的科技档案管理。 根据国家档案局制订的《企业档案分类规则》及住建部制订的《城建档案分类大纲》,结合基建工程档案的自然形成规律和特点,在保持档案本身所固有的内在联系和系统性、便于保管和利用的原则下,将科技档案分成4大类:基础工程建设类、建筑类、设备类、科研类。根据高校基本建设发展的重点,将基础工程建设类作为其中第一大类。其档案资料属于所有档案中最重要的一部分。 2依据国标、行标,使归档基建工程文件材料规范化 结合国家颁布的《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)及住建部颁布的《城镇基建工程施工及验收规范》(CJJ33-2005)、《城镇基建室内工程施工与质量验收规范》(CJJ94-2009)的标准要求,制订《基建工程文件归档规定》,对基建工程建设竣工资料中归档文件材料的内容进行调整、补充,确定了基建工程文件的归档范围,并对归档的文件质量做出明确要求。在工程竣工验收时,力求做到归档的基础建设工程文件内容真实、齐全、系统,其归档的文件质量符合要求。只有这样,才能为日后档案利用提供准确、完整的原始资料。 3文件的内容要求 3.1 基建工程文件材料归档内容 (1)工程依据文件。 ①工程项目建议书、申请报告及审批文件、批准的设计任务书、初步设计、技术设计文件、施工图和其它建设文件;②工程项目建设合同文件、招投标文件、设计变更通告单、工程量清单等;③建设工程规划许可证、施工许可证、质量监督注册文件、报建审核书、报建图、竣工测量验收合格证、工程质量评估报告;④财务文件(预算书)。 (2)交工技术文件。 ①施工资质证书;②图纸会审记录、技术交底记录、工程变更单(图)、施工组织设计等;③开工报告、工程竣工报告、工程保修书等;④重大质量事故分析、处理报告;⑤材料、设备、仪表等的出厂的合格证明,材质书或检验报告;⑥施工记录:隐蔽工程记录、焊接记录、管道吹扫记录、强度和严密性试验记录、阀门试验记录、电气仪表工程的安装调试记录等;⑦竣工图纸:竣工图应反映隐蔽工程、实际安装定位、设计中未包含的项目、工程管道与其它市政设施特殊处理的位置等。 (3)验收合格记录。 ①测量记录;②隐蔽工程验收记录;③沟槽及回填记录;④防腐绝缘合格记录;⑤焊接外观检查记录和无损探伤检查记录;⑥管道吹扫合格记录;⑦强度和严密性试验合格记录;⑧设备安装合格记录;⑨储配与调压各项工程的验收及整本验收合格记录;⑩电气、仪表安装测试合格记录;在施工中受检的其它合格记录。 (4)竣工图。 竣工图有:①总平面图:比例为1∶2000或1∶5000;②平面(带状)图:比例为1∶500或以标准地形图绘制;③纵断面图:比例为横向X∶1∶500,纵向Y∶l∶50或l∶100;④工程及特殊部位(重要的隐蔽工程)施工图。 (5)工程竣工验收文件(各项工程的程序验收及整体验收记录)。 ①工程竣工总结;②竣工验收记录;③财务决算文件(决算文件及交付使用财产总表和财产明细表)。 (6)监理文件。 ①监理规划;②监理月报中的有关质量问题;③监理会议纪要中的有关质量问题;④进度控制;⑤质量控制;⑥造价控制;⑦分包资质;⑧监理通知;⑨监理工作总结。 3.2 基建工程文件材料归档内容 (1)设计文件及设计变更文件;(2)设备、管道组成件、主要材料的合格证、检定证书或质量证明书;(3)施工安装技术文件:焊工资格备案、阀门试验记录、射线探伤检验报告、超声波试验报告、隐蔽工程记录、基建管道安装工程检查记录;(4)质量事故处理记录;(5)城镇基建工程质量验收记录:基建分项工程质量验收记录、基建分部(子部分)工程质量验收记录、基建单位(子单位)工程竣工验收记录;(6)其它相关记录。 4文件的质量要求 (1)归档的工程文件应为原件。 (2)工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 (3)工程文件的内容必须真实、准确,与