实行建设工程电子归档实践及思索.docVIP

实行建设工程电子归档实践及思索随着档案信息数字化处理技术和计算机网络技术的广泛应用，建设工程档案工作从初期的手工操作、查询、保管到目前的电脑查询、信息下载、智能监控保管，把人们从繁重的、单调的劳作中解放出来；同时，也让所保存的档案原件(包括文件材料，图片，光盘、磁盘等众多载体形式)得到了更好的保护，减少了人为的损伤和破坏，保持了档案资料的完整、完好，在建设工程档案的查询利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。当前，各城建档案馆都在努力推行数字化管理，一方面对馆藏档案进行扫描，建立信息管理系统；另一方面，对新进馆档案实行电子报送，直接将电子档案信息录入已建立的信息管理系统。从实现城建档案管理数字化、建立数字城建档案馆的长远目标来看，对建设工程实行电子归档是其中最为关键的环节。 实行建设工程电子归档的优势 一是解决了数字化城建档案馆建设信息源的问题。在数字化城建档案馆建设中，我们往往投入大量人力物力对原纸质文件材料、图纸、磁带、磁盘等进行扫描或者信息转换录入，还可能出现信息错误或者信息丢失。事实上，目前建设工程文件材料的形成绝大多数是先有电子版然后输出成纸质、磁质或者光盘介质，编制整理后再向市城建档案馆报送。如果改成电子归档，就简化了数字化流程，既节约了成本，又提高了信息的准确度。 二是提高了建设工程档案编制规范化水平。我们实行建设工程电子归档是通过标准化的软件和规范格式的电子表格来实现的，对建设工程档案管理、对工程资料员的管理、对建设工程档案编制流程都是一个规范，杜绝了人为因素的随意性，也避免了建设工程差异产生的归档标准的不一致。同时，由于自动化程度的提高，方便了工作人员迅速查询缺漏，节约了人力，降低了成本，提高了工作绩效。 三是有利于城建档案业务指导和行业管理。实行建设工程电子归档，加强了城建档案管理人员和基层档案人员的双向交流沟通，管理人员不用下基层就可以及时实现在线业务指导，特别是在工程建设过程中，可以通过远程调看电子档案，把握档案编制进度和编制质量，更好地保证建设工程档案的原始性、真实性、完整性，提高了城建档案工作行业精细化管理的水平。 实行建设工程电子归档的内容及要求 实行建设工程电子归档是对建设工程传统归档方式的技术革新，总体上讲和传统归档方式在内容及要求上是一致的，但也有其自身的特色和特点。首先，综合性文件材料，工程竣工图及检测报告等，建设单位有可能是购买制式表格填写形成的，也有可能是由第三方移交的，如果没有电子版本的，则需要自己扫描形成电子档案。但其他主体性材料都已经包含进归档软件之中，只要按要求在相应的电子表格中录入相关信息，由归档软件自动生成报送的电子档案。由此可以看出，建设工程电子档案的形成并不是很复杂的事，但要求各建设工程资料人员细心、认真、熟练地操作应用软件，仔细核对相关信息，确保输入信息的完整性、台法性，避免错误信息的录入，以免造成不必要的浪费。其具体内容及要求参见附表： 实行建设工程电子归档的操作思路 从怀化市城建档案馆的实践来看，我们已经要求2010年5月1日后开工的房建工程和2010年7月1日后开工的市政工程必须报送电子档案。对房建工程和市政工程做出不同时段的要求，主要是考虑到工程的复杂程度，有利于电子归档按计划有序推进。此外，我们还实行了两个利于建设工程电子归档推进的规定：一是建设工程电子档案制作软件免费提供给建设单位和施工单位，凭单位介绍信和建设工程资料员上岗证领取；二是建设工程电子档案制作软件与电子钥匙(Key)配合使用，“一把钥匙开一把锁”，解决了电子档案签名和签章的难题。我们要求建设工程开工前，建设、施工、监理、勘察、设计单位相关责任人员在白纸上签名、在白纸上盖章，确认后向怀化市城乡建设档案馆提供授权委托书，由本馆专门采集并制作电子钥匙。电子钥匙可以长期使用，经授权后，怀化市城乡建设档案馆可以帮助对其中的部分签名、签章信息进行更新和置换。同样，这一些服务性的工作也是免费提供给建设和施工单位的。 一般地讲，实行建设工程电子归档主要由以下5个步骤组成： (1)新建工程项目。在软件操作界面点击“新建”-“导入工程编号和名称”。这一步实际上是生成建设工程基本档案信息。注意在工程信息与单体工程信息的著录中，数字部分请录入半角数字。 (2)工程项目电子档案编制。根据建设工程进度，选择“新建”-“表格”，按规范要求填写和编辑各种制式电子表格；然后选择“转换表格”，生成GDF文件；在GDF文件上通过电子钥匙(Key)加盖电子签名和签章；如果是补充文件材料(软件中没有制式电子表格的)，可选择“添加”，将其他格式(doc、jpeg等)的文件材料通过扫描或者直接拷贝的方式加入电子档案软件系统，然后再选择“转换表格”，生成GDF文件并在G