发挥人事档案在人力资源开发中作用.doc

发挥人事档案在人力资源开发中作用随着经济全球化的趋势和知识经济日新月异的发展，人力资源的开发成为提高企业核心竞争力的迫切需要。如何做到人尽其才，提高企业竞争力，是现代企业急需探索和实践的重要课题。而人事档案工作的完善与人力资源深度开发及提高企业竞争力有着密切关系。 人事档案是记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位收集、整理后集中保存起来，以备查考的文件材料。人事档案是合理用人、选人的重要基础。人事档案的管理是人力资源管理的重要组成部分，要合理配置人力资源、最大限度地实现人力资源的价值、提高员工工作效率和企业经济效益、降低人力资源成本，就必须完善人事档案管理。 人事档案管理对人力资源开发的促进作用 现代管理理论认为管理的基本问题就是如何在变动的环境中激发人的潜力，将组织有限的资源进行有效配置，以达到既定的目标。这里所指的资源包含人力资源、金融资源、物资资源、信息资源、关系资源。 现代管理理论强调，管理的核心是人的管理，人既是管理的主体，也是管理的客体，人必须具备一定的能力才可能完成管理过程。人事档案是“人的管理”的基本信息的主要依据，它既存储了组织人力资源信息，又是管理的核心“人”的历史和现状的一个真实反映。人事档案由确凿的原始材料和历史证件构成，真实地记述了档案人的个人经历、德才表现及发展过程，是历史地、全面地考察人的重要依据。人事档案管理对人力资源开发的促进作用主要表现在以下方面。 1．有助于最大限度地发挥组织内人力资源的效力。利用人事档案有助于动态分析员工的人生轨迹，从而预测其发展潜力，及时发现新人，避免压制人才、埋没人才；任何人才都是人才系统的组成部分，凡有利于系统功能发挥的都是有用人才，只是类型不同，作用各异。依据人事档案提供的信息，可以使各类人才扬其长、避其短、司其职、用其智，最大限度地发挥人才效力。 2．促进人力资源的合理配置。利用人事档案能够进一步了解员工的相关信息，从而对其进行科学管理。根据不同人才的能力和各类人才的不同特点，在企业内进行合理的配置，因事而择人、用人以治事，把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位，充分发挥人才的作用。促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理有序地流动，避免人才积压和用非所学的现象产生，为组织的发展迅速地配置人力资源。 3．有利于人力资源需求预测的科学化与规范化。影响人力资源需求的因素主要来自组织内部，有效的人事档案管理对分析组织内人力资源状况是否适应组织的变革与发展的要求，是否有利于制定人才资源计划方面发挥着重要作用；脱离人事档案管理而作的人力资源需求预测一定是不科学、不规范和片面的。 管理欠缺对人力资源开发的负面作用 目前人事档案管理中存在的问题，主要表现在档案材料、管理方法及管理人员等方面，如档案虚假、政治色彩浓、才能评价空、定性理论多、定量描述少、档案材料的收集归档不及时、管理手段落后、检索效率不高等。具体体现在以下方面： 1．虚假现象阻碍了人力资源的合理配置。真实性是人事档案最基本的特性，没有真实性，人事档案的其他特征就失去了意义，也就失去了人事档案的利用价值。现在，档案的失真现象削弱了人事档案的严肃性，例如，有的将工作时间提前了，有的把学历变高了，有的材料甚至出现涂改痕迹。这些情况的出现，使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性。由于人事档案的失真，使得人力资源计划中的配备计划、退休解聘计划、补充计划、使用计划不能正确制定和正常执行，对当前配置以及未来人力资源的供求造成负面的影响，从而有可能使组织错过发展的机遇。 2．简单雷同化，降低了人事档案对人力资源开发的参考价值。人事档案材料是一个人在社会实践活动中成长的真实写照，是考虑人、使用人的参考材料和依据。应该全面、历史、客观地反映一个人的真实面貌，使考察者在翻阅档案时能够一目了然，如见其人，然而，目前，人事档案中“厚古薄今”“千人一面”的现象日趋严重，内容抽象，鉴定往往是千篇一律的套话，体现不出个性特色，失去了真正意义上的参考价值。简单雷同化使人力资源的区分度降低，不能为选人、用人提供参考，进而影响到人员的正常晋升与轮换，挫伤了员工的创新热情，导致组织承担不必要的损失。 3．个人材料分散，破坏了人事档案的有机整体，降低了人力资源的效力。人事档案材料的归档过程应是一个前后衔接、有机统一的整体，但长期以来，人事档案管理、利用形成一种分散局面。人事组织部门主要掌握个人履历、政治面貌、学历、职务评聘、工资等方面的材料。而反映员工工作业绩的材料在档案中却没有收集，使人事档案在使用中缺少员工工作能力评估这方面的相关信息。这种状况不但造成管理成本增加，人力资源效力降低，而且破坏了人事档案内容的完整统一，使之不能全方位地反映员工的真实面貌。 发挥人事档案