行政职责流程.pptVIP

姓名 ： 岗 位 ： 服务范围： 关系协调： 办公用品及名片采购流程 签单礼品采购、领取流程 周末糕点、活动礼品采购流程 目 录 CONTENTS 周末租车流程 各种表格的使用 日常注意事项、物品领取收回流程 吸烟管理及办公环境 1、会议室实行提前预约制度。为避免会议发生冲突，相关人员(部门)使用会议室，须提前1天通知人力行政部进行预约，以便统一安排。临时召开的紧急会议需用会议室时，要及时向人力行政部提出申请。各部门紧急会议每月不得超过三次，会议室使用时领取会议室钥匙。 　　2、各部门预约使用会议室时，需明确使用时间、参加会议人数等，如有需人力行政部协办的事项请提前注明，人力行政部可根据实际情况做好相关工作的准备工作。如需使用会议室的设备，应提前向人力行政部说明，以便提前准备，确保会议顺利进行。 　　3、如遇会议之间发生冲突，要坚持局部服从整体的原则，公司会议优先于部门会议，部门会议之间本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。 　　4、使用会议室的部门，必须爱护会议室的设施，保持会议室清洁。用后应及时整理:检查安全(电源)，关好窗、空调，锁好门，将钥匙交还人力行政部。 　　5、开会期间，请爱惜会议室的设备及物品，自觉保持卫生，禁止吸烟，禁止乱扔纸屑，尽量保持室内清洁。 　　6、会议结束后，使用人应进行必要的检查，关闭会议室内各种电器设备的电源，特别注意必须等待投影仪散热，指示灯变红后方可切断电源，关好门窗。相关人员及时整理会议场地，如发现设备故障或公务损坏及时报至人力行政部，及时维修，确保其他会议的准时进行。安全责任人为申请者所属部门负责人。 　　7、开会人员要爱护会议室内的公共设施，损坏赔偿，任何部门和个人未经人力行政部同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用。 　　8、平时卫生由人力行政部保洁每天早晨负责打扫。会议室活动结束后，由使用部门对会议室进行清扫和整理，将移动的桌椅及时放回原位(必要时请相关部门协助帮忙)，以方便其他部门使用。 9、当组织活动或培训时，由活动的组织者临时负责会议室卫生及设备安全。 10、会议期间使用电脑需提前预约。电脑、联网需求、翻页笔等使用时也需要在人力行政部登记。会议期间突发情况紧急联系人： 会议室 使用流程 会议室由人力行政部负责管理、使用登记与调度、设备维护等相关事宜，未经允许不得擅自使用、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。本管理办法所指的会议室包括:多功能厅、1号会议室： 1、每月月底25-28日各部门提报次月办公用品和名片需求，根据公司规定筛选可以采购的物品，（非购买标准的办公用品走非标流程），每月28日最后一天，行政专员（王珊）汇总统计，与供应商和网商价格对比之后，根据实际库存数量订货，按部门需求报表采购，价格对比、采购、制作需要5天时间，每月1-5日办公用品和名片到货，各部门均可领取。 2、物资重复申购原则： 固定资产、低值易耗（含办公用品）均为以旧换新 办公用品采购 每周四提前报备所需糕点，打申请单让部门经理签字，行政经理签字，总经理签字，最后把申请单交给行政采购。 每周四提前报备所需活动礼品，打申请单让部门经理签字，行政经理签字，总经理签字，最后把申请单交给行政采购。 租车 流程 1 2 3 4 填写申请表：部门负责人填写租车申请表，写清具体时间、详细地点、出发日期、返程时间； 拿着申请表到行政部，行政人员联系租车公司，进行价格对比，把费用最低的租车金额填到申请表预计费用中； 租车申请拿到副总经理审批价格，价格合理，行政部均可订车； 车辆确定后，由租车部门负责人与租车司机对接具体行程。 签单品 礼品 1 2 3 4 各种签单礼品（如电视、空调等），需要提前报备到人行王珊处，不报备不予采购发放。 报备流程：1.拿着客户签单优惠协议或者特殊申请，和补尾款收据。 2.需要填写纸质版报备礼品单，需要填写完客户详细信息和合同编号。详情见附加表格。 领取礼品流程：1.提前已经报备2.已经采购3.所要的优惠协议或特殊申请和尾款收据齐全。通过本人或负责人签字领取，同时索要出门条（签字、盖章） 每月采购1-2两次，5-15号，25-5号，其他时间不单独采购。 2、管环境 吸烟 行政篇 办公室打印纸张及文件袋使用管理 为了更好地提倡节约用纸，营造节能环保的办公环境，特制定本办法。 一、纸张管理 （1）、纸张统一由人行部统一管理及发放。 （2）、纸张实行领用登记备案。 二、纸张的使用 1、纸张领用 （1）、纸张领用必须填写办公用品领用登记表。 （2）、前端部门每二十五万业绩方可领取一包纸（业绩不达标不可领取），以周为单位领取。 （3）、人行部监督纸张的使用