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浅议档案管理工作中如何发挥人作用[摘要]一个具有法人资格的单位,在职能设置上,都会或大或小地设置档案管理机构。作为园林绿化单位,它所保存的各种档案资料和行政机关保存的档案同样具有保存期限长、查找利用频繁、数据性强、保密程度高、对工作有借鉴指导意义的特点。在这种条件下,如何发挥档案管理人员的积极性,如何保护、发挥和利用档案资料为现实工作服务就显得极为重要。 [关键词]档案管理 人的作用 [中图分类号]G271[文献标识码]A[文章编号]1009-5349(2010)08-0033-01 一、要做好园林绿化的档案管理,必须提高其工作重要性的认识 毋容置疑,档案资料因其具有较强的历史价值和现实参阅功能,历来都被各机关、事业单位和有眼光的企业家所重视。但是,由于档案管理工作的特殊性,也决定了档案管理人员工作的相对封闭性,不具有各级领导、行政管理人员、社交公关等人员的管理权威和社会荣誉,处于一种相对寂寞的工作状态。因此,加强和提高档案管理人员对此项工作的认识,保持人员的相对稳定,将是一个十分值得重视和解决的问题,这对于提高人员素质,提高档案资料的使用效率将大有裨益,做得好将会取得一举多得的效果。 (一)保证档案资料的有效性和法律效力 一般而言,档案管理人员的思想状况和工作态度决定其工作成果和效率,只有档案管理人员尽职尽责,才会让档案发挥其应有的作用。因此,在其位谋其政,必须在资料搜集、分析、筛选、整理、归档、管理等环节上一丝不苟地工作,真正体现出全面的要求,才能保证资料的有效性、可利用性和法律效力。 (二)使档案资料更好地为实际工作服务 档案资料既具有记录一个单位历史的属性,更具有为现实工作服务的功能。如果不能按照规章制度、法律法规进行搜集和整理档案,就不会做到快速、准确、系统地为单位的实际工作提供各种服务,既起不到档案资料应有的作用,又浪费了人、物力资源。所以,必须在工作中树立坚定的信念,通过档案人员的辛勤劳作,让档案资料成为一个单位必不可少的“老师”。 (三)使管理人员在工作中获得快乐,体现人生价值 档案管理是一个人人可为而又不是人人能为的一个岗位,除有事业心和工作韧性之外,树立一个甘于清贫、勇于奉献、默默无闻的工作态度是其必居的风格之一。因此,必须在这默默无闻的工作战线上,埋下头、苦钻研、守住位,不受浮躁社会风气的影响,一心一意地把纸质资料、胶片、磁带、光盘、软件等诸多档案资料认认真真地整理归档,把每一件小事都做到位,成为可以接受历史检验的物证,以此体现人生的价值,并在无尽的工作中享受快乐的人生。 二、园林绿化档案管理工作的重点和方向 时代在进步,档案管理也必须与时俱进。因此,加强这方面的研究,势必对此项工作有指导意义。 (一)立足档案管理的规范要求,确保档案资料产生的原始性 作为园林事业单位,受档案管理工作原则的限制,只能对内部资料进行整理,不必要泛泛地搜集其他单位的资料。但必须把握住只要是对工作有借鉴的、有使用价值的、有史料作用的资料都应该作为重点。以史为鉴,指导未来,是档案应起的作用和存在的价值。所以必须坚持一个原则,就是坚持资料的原始性、真实性,从而体现本单位的工作历程,进而达到通过资料的归档、延续,反映本单位各个历史阶段的工作状态,为以后的工作提供借鉴依据。 (二)注重档案管理的细节,充分体现档案资料形成的准确性 档案资料存在的价值除了在于其原始性外,一个重要的因素是其准确性的不可或缺。因此,工作中必须十分关注资料形成的每个细节,对存“活”档案具有十分重要意义,真正做到保证档案资料的真实性和准确性,确保档案资料不走样、不篡改、不按某人意愿形成。随着档案载体材料的宽泛,通过u盘、磁带、录像带等形成的档案资料必须体现其准确性,这样才能让管理者心安,让形成的档案经得起时间的检验。 (三)全面准确梳理采集信息,提高档案资料的系统性 社会的进步,数字化进程的加快,也要求档案管理人员必须尽快适应社会发展的形式,不能停留在原始资料收集的手段上,在加强自身素质锻炼,努力掌握新学科、新技术的基础上,加大对信息资料的采集、梳理、辨析,使之形成的资料具有准确性和实效性,形成一个系统的管理模式,以适应时代的发展要求。 三、档案管理人员应当加强的素质 随着社会的进步,社会分工越来越细化,工作乐趣和工作报酬也千差万别,如何在档案资料管理这种枯燥无味的工作中体现人生价值,实现人生追求,是每个管理者要面对的问题。首先,要立足本职工作,放眼未来,从心里加深对这项工作的热爱,以科学严谨的工作态度,把每项资料的形成过程当作一次成功的尝试,在平凡的岗位上,创造出不平凡的业绩。坚决放弃追逐名利地位的思想,不与社会上一切向“钱”看的人比高低,不与