电力企业如何加强工程建设档案管理.docVIP

电力企业如何加强工程建设档案管理企业档案是企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。电力企业工程建设项目档案工作是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作，是实现电力建设科学管理不可缺少的技术性基础工作。它随电力建设项目的开始而建立，又随电力建设项目的竣工投产、交付使用而告终。因此，如何将项目档案管理工作纳入到工程建设管理流程中去及时完整地收集归档工程项目建设过程中的各门类文件材料以及严格控制工程项目档案的齐全完整性和提高系统的准确性，成为了我们电力企业档案管理部门工作的重中之重。 在国家电力体制不断改革的形势下，记录电力工程建设的档案在其形成、管理、利用等方面也日益复杂。其特点是牵涉面广、专业性强，而实际工作中存在的很多不合理的地方，直接或间接地导致电力工程档案的管理混乱，使档案收集常常缺乏完整性和准确性。因此，必须加强对电力企业建设工程档案管理的深入分析，把其对工程建设的影响降到最小。及时完整地收集归档工程项目建设过程中的各门类文件材料以及严格控制工程项目档案的齐全完整性和提高系统的准确性，成为了我们电力企业档案管理部门工作的重中之重。因此，要做到档案管理工作的全面性和完整性，必须做好以下几点： 一、建章立制，确保工程档案建设的规范有序 由于电力工程档案管理工作面广量大，电力建设项目的参建单位多，有建设单位、施工单位、监理单位、设计单位等等，各参建单位归档工作的要求和做法不尽相同，因而规范化是工程档案管理的本质要求。要使档案工作有序地进行，必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的工程项目档案管理制度。从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件的编制、交接验收等都必须提出具体要求。因此要在工程建设之初，就要让各参建单位根据《电力企业档案管理分类目录》，在收集和编制竣工资料时有章可循、有据可依、标准明确、职责分明，从而使后续的档案资料管理工作在原有基础上能迅速达到规范管理和科学利用的要求。 二、提前介入，全程参与，确保完整与准确 首先，要确保工程项目档案的完整与准确，平时对档案的收集和积累很重要。要把事后控制变为事前介入，要“日记式”不要“回忆式”，将档案工作从一而终。要从过去的一个工作环节扩展为贯穿绐终的全程记录。将工程项目档案和建设项目工程一样纳入重要议事日程，从工程项目的前期规划、立项、初步设计、审查、开工直到工程竣工验收投产的全程档案介入，形成首尾相接、互为因果、全程控制的完整体系。其次，要定专人负责项目各阶段文件的收集整理，按合同条款对项目建设的各参建单位要求移交全套整理过的档案，严把资料收集关。在施工现场，工作人员要加大档案管理宣传力度，增强员工档案管理意识，在员工中树立起档案是企业资产的理念。第三，要加强档案人员的培训，并建设起从部室到班组的档案网络体系。 三、提升人员素质，适应时代发展需要 在国家电力体制不断改革的形势下，企业档案管理工作也随之发生了显著变化，档案工作的领域不断拓宽，档案服务的范围不断扩大，档案工作的手段更加趋于现代化，对档案工作者的政治素养、文化知识、专业水平和操作技能等方面都提出了新的要求。为适应新的形势，档案人员首先要热爱档案事业，应自觉学习、理解工程档案相关的业务规范和工作流程。一是要要善于与各参建单位，如设计、施工、监理等部门进行沟通，另一方面在做好档案室内部工作的同时，做到提前介入工程建设活动，时时了解工程建设动态，参与工程建设项目的单项工程验收、评审活动，按档案管理的要求，对工程建设过程中所形成的资料把好质量关，及时发现问题并提出整改要求，积极主动，有计划、有步骤地开展工程档案收集工作。作为工程建设档案管理人员，要做到“嘴勤、手勤、脚勤”，要真正融入企业管理中，主动关心企业发展，才能使档案工作与企业同步发展，档案人员的素质才能得到全面的提高。 四、狠抓“三同步”，力求形成精品档案 完成一套高质量的工程建设档案，首先应该由各专业工程技术人员负责检验档案的真实性和准确性，然后由档案管理员负责检验档案的标准化、规范化。为了能保证设计、施工、监理等部门工程档案的顺利移交，要狠抓工程档案管理“三同步”，即工程建设一开始就要开展档案工作同步进行；二是工程建设过程中，要与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行；三是工程竣工验收时，要与一整套合格的竣工档案的验收同步进行。只有做到“三同步”，从工程一开始，档案管理就通过开会、到施工单位现场指导等方式与各参建单位加强沟通，就文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理组卷及竣工图编制和交接验收等具体问题向各专职资料员提出明确具体要求，组织学习工程项目档案资料管理相关规范，统一思