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试析职业院校档案资源体系建设（河南推拿职业学院，河南 洛阳471023） 摘要：职业院校档案资源体系建设必须以科学发展观为指导，从国家和职业教育发展的高度看待和探究职业院校档案资源体系建设，从前端控制、全程管理、后续管理、档案安全、档案资源整合、其他资源整合等方面入手，全面提升职业院校档案资源的价值和服务合力。 关键词：职业院校；档案资源体系；档案资源整合 职业院校档案资源体系，从狭义讲，即指由包含职业院校各项工作信息的档案载体及其衍生体共同形成的档案资源体系；从广义讲，还应包括职业院校档案工作所拥有的人力资源、经费资源、环境资源、物质资源、管理资源等。职业院校档案资源体系建设可分三个层次，微观的是个体职业院校的档案资源体系建设；中观的是个体职业院校档案资源融入的地域性档案资源体系建设和地域性院校档案资源体系建设；宏观的是全国档案资源体系建设、全国职业院校档案资源体系建设等。笔者认为，职业院校档案资源体系建设必须在科学发展观的指导下，以发展和大格局的眼光全面推进，即在建设好每个职业院校的档案资源体系的基础上，融入到更高、更广范畴的档案资源体系建设中，最终形成为国家和地区政治、经济、教育、文化发展服务的档案价值合力。 一、从前端控制看职业院校档案资源体系建设 根据文件生命周期理论，中外档案学家提出了“前端控制”的理念，要求档案部门及其人员应对文件从形成源头进行控制，以保证文件管理的质量，并使文件管理阶段的成果为后续档案管理所利用，对文件/档案实施一体化管理。［1］ 从国家档案管理和职业教育管理的角度出发，职业院校档案资源体系建设前端控制工作可具体化为：制定职业院校资源有关的国家标准、法规和规范；安排稳定的档案资源体系建设的资金来源及其制度；制定档案资源体系建设的备份方案和应急预案制度体系；督促职业院校档案馆（室）深入贯彻《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和国家有关部门制定的专业专门档案管理规范，健全档案归档制度，完善归档范围，落实档案集中统一管理原则，确保职业院校档案资源在分类、载体上的完整齐备；建立、完善、监督、执行国家职业院校档案工作奖励体系；建立健全国家职业档案工作评价体系。 二、从全程管理看职业院校档案资源体系建设 职业院校档案资源体系建设的全程管理是指伴随着文件/档案生命周期开展的一切档案资源保障管理活动，即将文件/档案形成、流转、收集、整理、保管、备份、销毁等各个工作环节有机地联系起来，按照国际和国家及地方和专业的统一标准和规范进行持续的业务流程重组，并将保障文件/档案本质的需求融入到业务流程中，使其融合生成。在业务流程结束后，及时将文件归档并及时呈转更高层次保管机构，参与国家档案资源共享体系。具体工作包括有：对档案资源载体的物理保护和信息保护及其方案的制定与调整；档案资源接收、征集、编研、整合、信息检索等方面的制度及执行；档案资源维护人员、设备设施、技术培训等方面的制度与执行等。 从国家档案管理和职业教育管理的角度看，全程管理就是：制定档案资源体系建设的有关法规和制度并监督执行；开展馆员培训教材的编订和培训活动的实施；编制执行国家职业院校档案资源体系建设的计划、制度、管理办法并监督完善等。 三、从后续管理看职业院校档案资源体系建设 职业院校档案资源体系建设的后续管理，从职业院校档案馆（室）视角看，就是指职业院校各业务部门和文书部门将现行业务办理完毕，将具有保存价值的文件按照档案管理的需求进行整理、鉴定和编目，移交给职业院校的档案馆（室）进行集中保管，由档案馆（室）对归档后文件实施的管理。具体的工作包括档案的补充管理、后续鉴定和检索体系的完善等工作。 从国家档案管理和职业教育管理的角度看，职业院校档案资源体系建设的后续管理包括以下内容：特定档案资源的呈缴、备份管理；电子文件中心的建设与管理；地域性档案资源体系的建设管理等。 四、从后期监督看职业院校档案资源体系建设 不论从个体的职业院校，还是从国家档案管理和职业教育管理的角度看，职业院校档案资源体系建设都需要进行后期监督，具体包括：档案资源体系建设活动的评估；馆员技术水平的评估；经费财政结算；档案资源体系建设活动的总结、报告；制度、标准、规范的完善；档案资源体系建设先进经验、方法、模式的参考性提供等。 五、从档案安全看职业院校档案资源体系建设 馆藏建设是档案馆事业发展的永恒主题，没有丰富的馆藏资源，档案馆的公共服务功能也就无从说起。［2］职业院校档案资源体系建设在社会信息化和信息社会化的发展进程中，由于受到法规和制度不健全、档案实体保管环境跟不上时代发展，以及信息技术的自身弱点等影响，其真实性、完整性、可靠性及长期可续性受到严重挑战。［3］更不用说职业院校档案馆