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时间管理 有效主管的锦囊法宝 工作时间管理的目的 四象限工作性质分析 * * 上帝很公平！ 每一个人每天只有24小时 能否有效地运用有限的时间， 决定我们一生的成就 ！ 管理者的最大挑战之一 要求自己有效运用 自己的时间 同事的时间 上司的时间 有效运用时间的重要性 如果你能妥善的管理自己的时间， 也必能提高部属对你的信心 人们乐于承接一系列经过良好规划的工作， 而不喜欢面对突发的紧急事件 任何人心理与生理上都需要休息，你应该 适度调整自己与部属的工作步调 每个人在生理上 清醒与睡眠的 运行节奏 云雀型 适合于早上工作 不要在一开始上班就处理例行工作 夜猫子型 适合于夜晚工作 避免一大早召开重要或困难的会议 了解自己、部属、同事与上司的生理时钟 云雀与夜猫子 改善工作习惯，帮助自己和团队每天赚 一些时间充分利用，让工作更有效率 成为时间的主人，可以掌握时间做想做的事情 1. 帕金森定律 每项工作都可以无限期的霸占你的时间（心理时间）， 所以一定要给自己设下时限！ 时间分配原则 2. 谨慎原则 规划60%的工作时间 保留40%的缓冲时间 60%给预定计划（日计划表） 20%给预定计划外的事物（干扰/时间窃贼） 20%给突发事件与社交活动（创造性时间） 时间分配 上司占用时间 。用于完成上司要求的工作 。你若不完成这些工作，很快就会直接受到批评或处分 组织占用时间 。用于处理其他主管要求支援的任务 。忽略这些要求，也会受到处分，但不见得较前者那么直接或迅速 自己占用时间 。用于处理自己提出或同意做的工作 。其中一部分属于部属占用时间， 其他时间才属于主管自己的（自由支配时间） 三种时间管理 主管要应付上述各种关系人的要求，就须 控制好工作的时机和内容。 控制好工作的时机和内容，提高时间运用效率： 1. 排除部属占用时间，增加自由支配时间； 2. 利用这些新增加的自由支配时间, 监督每位部属是否确实拥有主动权,也知道如何采取主动； 3. 把新增加的另一部分自由支配时间,用于 上司占用时间和组织占用时间,并决定 这类工作的时机和内容。 时间管理艺术：让时间价值倍增 第一步 将各项工作按其价值分为 重要及不重要 第二步 根据各项工作的完工期限远近分为： 急迫的及不急迫的 重要 重要，不紧急 重要，紧急 不紧急 紧急 不重要，不紧急 不重要，紧急 不重要 时间管理的进行步骤 IV 造成干扰的事、电话 信件、报告 会议 许多迫在眉睫的急事 符合别人期望的事 III 忙碌琐碎的事 广告函件 电话 浪费时间 逃避性活动 I 紧急状况 迫切的问题 限期完成的会议/报告/ 报表或工作 II 准备工作计划 预防措施 价值观的澄清（宣导/教导） 人际关系的建立 增强自己的能力 重 要 性 急迫性 抓紧做，返回第二象限 重点做，按计划的步骤做， 为明天准备 不花时间，少花时间， 授权部下做 平衡好被支配的事情，争取自由 返回一/二 象限 时间管理要诀 1.定目标 2.判别优先次序 3.定完成期限 4.善用日记簿（日计划表） 5.写清单（工作项目/行动清单） 6.每半天，重复检查当天事项以免遗漏 7.把握时机 ?将每天工作内容列入此表 ?分析每项工作的性质，排出优先次序 ?拟定处理对策 有效运用工作日程管理表 2009 - 8 - 27 工作时间计划/日程管理表 打算今天完成的工作 (1) (2) (3) (4) (5) (6) 0930-1100 0830-0945 0800-0830 时间 工作 关系人 优先 顺序 处理方法 活 动 占用率 % 优先顺序： 1：重要+紧急 2：重要+不紧急 3：不重要+紧急 4：日常事务 优先顺序3，4的处理