外贸跟单员职责.docVIP

岗位工作项目及指引表 岗位名称 外贸跟单员 所属部门 海外营销部 分管领导 销售总监 序号 工作项目 工 作 指 引 1 产品销售订单输出 业务员将该订单的《业务员保存联》《生产联》和与订单配套的《出口产品内部销售单》《销售产品配置单》《客户PO》全部由跟单员保存在客户的文件夹中。跟单员将销售订单的《生产联》递交给生产计划部经理进行订单评审。产品进仓后由外贸跟单员开出《装柜申请单》交财务经理审核. 2 《产品销售订单》交货日期评审及评审单输出 生产计划部每周定期召开《销售订单评审会议》对订单的各项交货条件和交货日期进行评审后，输出《销售订单评审确认单》由各评审人会签。业务员安排跟单员参加订单评审并代表业务员确认订单的交货日期。订单产品的交货日期按《销售订单评审确认单》中的日期为准，在签署了《销售订单评审确认单》的交货日期后，跟单员应将此订单的准确交货日期知会业务员及客户并将系统中的就此订单的“交货日期”更改到与《销售订单评审确认单》中的交货日期相同。 3 订单产品包装设计资料的提供 跟单员负责向客户索取包装资料设计标准，并跟进包装平面设计员对包装资料的设计进度。保证按《销售订单》中列出的“包装资料提供日期”之前，向采购科提供订单使用的包装设计资料。凡是延时才能提供“包装设计资料”的订单，将重新评审交货日期进行交货。 4 订单产品生产跟进 跟单员在保证已按时向采购科提供了“订单的包装资料”后，应与生产计划部经理了解订单产品是否按时生产、验货、交货。如订单产品的生产出现变更时，需要及时知会业务员和客人，将客人是否接受订单改变交货日期的决定通过系统的信息发回生产计划部经理 5 订单产品客户验货预约 凡是需要客户验货的订单，跟单员在与生产计划部经理确认订单产品的完成生产日期后，与验货公司预约验货日期后，通过系统的信息发回给生产计划部经理和品管部经理。在订单产品完成生产日期验货的前一天下午16：00前，跟单员必须再次向生产计划部经理了解明天需验货的订单是否全部按时完成可准时进行验货。当生产出现异常时，应及时与验货公司取得联系更改验货日期，以免做成验货公司人员到厂时因订单产品未能完成生产不能验货，因此而产生的重验费用。更改了验货后要通过系统发信息给生产计划部经理。如因此造成不能按时交货时，应及时知会业务员和客户。 6 订单产品报关 正常报关，当订单产品生产完成时，跟单员应在系统的《产品销售报关单》中开出需报关发货订单的“报关单”经订单业务员签名，上报给总经理审批并在系统中审核报关单后，跟单员将此单交给报关员办理产品报关工作。 2. 产品调价报关，因任何原因造成产品不能按原订单单价报关和收款的订单，当订单产品生产完毕时，跟单员应在系统的《产品销售报关单》中，选择《调价报关》键，开出需报关发货订单的“报关单”经订单业务员签名，上报给总经理审批并在系统中审核报关单后，跟单员将此单交给报关员办理产品报关工作。 7 订单产品商检登记 当订单产品生产完毕时，跟单员应在系统的《产品销售商检登记》中开出需商检后发货订单的“商检单”经单中指定人员签名后交给报关员办理产品商检工作。 8 订单产品订仓、订柜，开产品装柜报批单，安排装货 当订单产品生产完毕并检验合格，与仓库确认该单的成品实际已进仓数量，并已办理好商检、报关工作后。跟单员应与此订单客户指定的货代联系确定此产品发货的订仓和订货柜工作，确定货柜到公司的装货日期。后在系统的《产品装柜提货单》中开出需装柜发货订单产品的《产品装柜提货单》。明确装柜日期和装货数量（装货数量必须与此订单的报关单中的数量相同）将《产品装柜提货单》打印出经单中业务员签名后，将此《产品装柜提货单》与业务员保存的“产品销售订单”及订单已收款依据“银行收款单”一齐交给财务经理对《产品装柜提货单》中订单的收款条件是否满足了订单收款方式中的规定进行核对，满足了收款规定后由财务经理在《产品装柜提货单提货联》中签名，并在此《产品装柜提货单》的“产品销售订单”中盖上“已开装柜提货单”印章。后将《产品装柜提货单提货联》交给跟单员作为提货凭证，《产品装柜提货单业务联》交回给跟单员交给业务员作为跟收货款依据。“产品销售订单”也交回给跟单员。跟单员在《产品装柜提货单财务联》中签名确认提取了此订单的产品。《产品装柜提货单财务联》交财务部经理负责保存。跟单员将有财务经理签名的《产品装柜提货单业务联》和《产品装柜提货单业务联》作为提货凭证安排装柜监督员安排装货后，再交给业务员跟收货款。 9 发货后提货单处置和收款跟进 订单产品装柜发货后，跟单员将已发货的《产品装柜提货单业务联》交给下达订单的业务员，由业务员负责按订单收款方式的规定，将向客人收款的单证作出相应的处理。 10 《样机发货单》输出 跟单员跟进样机生产好进仓后，在系统